Как составить смету затрат: формула, структура, расчет и методика составления. Пример

Содержание

Смета расходов - как правильно составить

Сметы  |   | 

Перед тем, как осуществить какие-либо затраты, практически всегда происходит их планирование. По сути, определение примерных сумм, направляемых на те или иные статьи затрат и является составлением сметы предстоящих расходов. Причем это может касаться как решения повседневных вопросов в жизни человека, так и, в еще большей степени, деятельности предприятий и организаций. Планированием затрат в той или иной форме занимаются практически все.

Определение сметы расходов

Под сметой расходов обычно понимается расчет всех затрат, необходимых для выполнения запланированных работ, выпуска изделия, реализации мероприятий, связанных с достижением намеченных целей организации и других подобных ситуациях. Иногда составление документа выполняется на добровольной основе. Однако, достаточно часто разработка сметы расходов, а также последующее ее утверждение и согласование являются требованием российского законодательства. Например, составление баланса расходов и доходов (являющегося разновидностью сметы расходов) – одно из обязательных условий работы любой некоммерческой организации. Учитывая, что их число достаточно велико, становится понятным, почему вопросу, как составить смету расходов грамотно и максимально точно, уделяется столько внимания.

К числу некоммерческих организаций (НКО) относятся:

  • образовательные (университет, детский сад или школа), культурные (музей, национальный парк или выставка) медицинские (поликлиника, стоматологический центр и т.д.) государственные и частные учреждения;
  • ТСЖ, жилищно-строительные и потребительские кооперативы;
  • организации по защите прав граждан;
  • органы местного и государственного управления;
  • благотворительные фонды и организации;
  • религиозные объединения;
  • подразделения министерства обороны, МЧС и МВД.

Для всех вышеперечисленных организаций необходимо ежегодное составление сметы расходов и доходов, а также итогового документа, содержащего информацию об ее исполнении. Особо строгие требования предъявляются к государственным казенным учреждениям, которые частично или в полной мере финансируются из бюджета. В этом случае четко прописывается вся процедура составления, начиная от сроков разработки рассматриваемого документа и заканчивая требованиями по его утверждению и согласованию.

Область применения сметы расходов

Учитывая большое количество некоммерческих организаций, примеры которых были приведены выше, становится понятным актуальность вопроса грамотного составления смет расходов и последующего их исполнения. Во многом качеством этих процессов определяется уровень и степень контроля над распределением значительной части государственного бюджета. Неудивительно, что наиболее подробно регламентируются и контролируются именно те некоммерческие организации, в финансировании которых присутствуют в той или иной степени бюджетные средства.

Вместе с тем, не следует забывать и о том, что сметы расходов составляются не только там, где присутствует государственное финансирование. В качестве примера можно привести ситуацию, сталкиваться с которой в реальной жизни приходилось практически каждому. Уровень затрат на коммунальные платежи в домах, которых находятся под управлением ТСЖ, определяется, в том числе, и путем составления сметы расходов на будущий год, а также анализа исполнения документа, разработанного в прошедшем календарном периоде.

В этом случае смета расходов должна быть не только максимально точной, что важно для жильцов дома, не желающих переплачивать, но и доступной и легкой для проверки. Не секрет, что некоторые представители коммунальных служб предпочитают умышленно усложнить выполняемые расчеты – так гораздо проще запутать плательщиков и предъявить им большие, чем необходимо, суммы к оплате.

Не менее важной областью применения сметы расходов является их составление в коммерческих организациях, в частности, на промышленных предприятиях любой формы собственности. В этом случае целью оформления документа обычно выступает расчет себестоимости выпускаемой продукции, необходимый для определения цены реализации. Очевидно, что в современных рыночных условиях важность грамотного выполнения этого процесса сложно переоценить.

Пример составления сметы расходов

Как уже отмечалось выше, наиболее высокие требования по составлению сметы расходов предъявляются к бюджетным учреждениям. Поэтому вполне логичным будет рассмотреть конкретный пример именного такого расчета, так как выполнение других вариантов в большинстве случаев значительно проще.

В качестве подобного простого примера можно привести вариант заполненной сметы расходов и доходов некоммерческой организации.

Документ состоит из двух основных частей. В первой из них указаны источники формирования доходов, а во второй – направления их расходования с четким указанием сумм по статьям затрат и реализуемым программ и распределения по кварталам. В результате после изучения сметы создается четкое представление как об основных параметрах деятельности организации на планируемый календарный период.

Как видно из приведенного примера, оформление, согласование и утверждение рассматриваемого документа выполняется в произвольной форме. Гораздо выше требования, предъявляемые при составлении сметы расходов и доходов бюджетным учреждением, бланк и пример заполнения которой приведены ниже.

Нормативными актами четко прописывается форма документа, его структура, а также то, как составить смету расходов таким образом, чтобы это соответствовало действующему российскому законодательству. При этом шапка документа выглядит следующим образом.

Расчетная часть документа состоит из четырех разделов: в первых трех содержатся данные об основных расходах организации, которые суммируются в итоговом четвертом.

В рассматриваемом примере нет затрат по второму и третьему разделу, поэтому итоговый практически повторяет данные первого разделв в несколько измененном формате. Смета расходов подписывается тем, кто ее составлял, проверял и руководителем бюджетного учреждения.

Поможем составить смету

Образец сметы расходов на проведение мероприятия 2021 года

Каждое предприятие время от времени сталкивается с необходимостью провести какое-либо мероприятие. Это может быть семинар, конференция, презентация, соревнование, конкурс, проведение переговоров, какого-либо государственного или внутрикорпоративного праздника.

Перед тем как перейти к подготовке мероприятия, ответственные за его проведение лица составляют список расходов. Документ, в который они вносятся, называется сметой.

ФАЙЛЫ

Скачать пустой бланк сметы расходов на проведение мероприятия .docСкачать образец сметы расходов на проведение мероприятия .doc

Для чего нужен документ

Смета по своей сути — предварительная верстка величины предстоящих расходов. Этот документ нужен для того, чтобы руководство предприятия имело четкое представление о том, какие затраты ему предстоят.
В смету включается:

  • цена аренды помещений;
  • стоимость презентационных материалов, сувениров, подарков, продуктов питания;
  • транспортные расходы;
  • оплата труда привлеченного персонала;
  • сюда же вносится количество человек, задействованных в мероприятии и дата его проведения.

Таким образом, грамотно, по всем правилам оформленная и завизированная смета позволяет не только предусмотреть все расходы, но и вычесть затраты, без которых вполне можно обойтись.

Кроме того, уже после проведения мероприятия, она дает возможность найти несоответствия в планируемых тратах и произведенных расходах, а также разобраться в их причинах.

Следует отметить, что смета не относится к первичной бухгалтерской документации, поскольку она только лишь включает в себя план расходов, который в дальнейшем еще понадобится утвердить приказом по организации. А вот подтверждением произведенных затрат по смете служат соответствующая «первичка»: квитанции, счета-фактуры, накладные, акт выполненных работ и т.п.

Варианты формирования документа

Смета может быть составлена разными способами:

  1. Индексный метод, при котором в расчет берутся нормативные показатели, корректируемые на индекс текущих цен.
  2. Аналоговый, когда средний размер затрат черпается из расценок по сметам на такие же мероприятия.
  3. Ресурсный метод основывается на планировании трат по фактической стоимости каждой позиции сметы и их суммирования.

Последний способ, в силу своего удобства, и пользуется наибольшим распространением.

Кто составляет смету

Смета всегда составляется заранее, как минимум за месяц до мероприятия.

Это обусловлено тем, что обычно, перед тем как попасть к директору для окончательного одобрения, документ проходит еще ряд структурных подразделений.

Обычно непосредственная обязанность по формированию сметы лежит на сотруднике или руководителе того отдела, который напрямую занимается проведением мероприятий:

  • специалист по внутрикорпоративному развитию
  • маркетолог
  • работник отдела кадров
  • секретарь и т.д.

В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с политикой предприятия в плане проведения различного рода «корпоративов» и имеющий навыки по составлению подобного рода документов.

После формирования смета передается на подпись в бухгалтерию, в профсоюзную организацию (если, конечно, она на предприятии имеется), а также в структурные подразделения, представители которых должны ее одобрить. Только после этого она попадает на стол директора, который и ставит на ней свою резолюцию.

При необходимости к смете можно приложить сравнительные отчеты, которые удостоверят то, что цифры, в ней представленные имеют актуальный и конкурентный характер.

Допустимо ли нарушать указанные в смете цифры

Особенностью любой сметы является то, что она не гарантирует того, что указанные в ней цены останутся неизменными.

Поскольку смета всегда носит предварительный характер, в период фактического ее исполнения, некоторые цены могут претерпевать изменения.

Этот нюанс обязательно должен быть отмечен в самой смете (например, то, что цены могут быть увеличены на некоторый процент и т.д.)

Как составить бланк

На сегодня унифицированного бланка расходов на проведение мероприятия не существует, поэтому представители предприятий и организаций могут составлять его в произвольном виде или, если у компании есть разработанный и утвержденный типовой шаблон, – по этому образцу. При этом вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, необходимо, чтобы по своей структуре документ соответствовал некоторым стандартам делопроизводства, а по тексту включал в себя ряд определенных сведений.

Вверху документа (справа или слева) следует оставить место для резолюции директора фирмы. Затем, в «шапку» вносится:

  • номер, место, дата составления бланка;
  • информация об организации, в которой проводится мероприятии;
  • название мероприятия и его дата.

Далее, в основной части документа формируется таблица, состоящая из нескольких столбцов и строк. В нее включаются:

  • порядковый номер
  • цель расходов
  • количество человек
  • цена расходов в расчете на одного человека
  • общая стоимость.

При необходимости можно добавить и дополнительные столбцы. Длина таблицы зависит от того, в каком формате и объеме планируется проведение мероприятия (чем оно значительнее, тем больше позиций в бланке). Для удобства таблицу можно разделить на разделы.

Под таблицей следует сделать отметку о том, являются ли цены окончательными или в процессе проведения работ могут быть откорректированы.

Как оформить смету

Как к содержанию документа, так и к его оформлению никаких четких критериев не предъявляется – смета может быть сформирована в рукописном виде или напечатана на компьютере, на обыкновенном листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании.

Важно соблюсти лишь одно условие: она должна быть подписана директором предприятия (или лицом, уполномоченным действовать от его имени), а также ответственными сотрудниками, при этом подписи должны быть только «живыми» — использование факсимильных автографов не допускается.

Смету можно удостоверить при помощи печати компании, но только при том условии, что использование штемпельных изделий зарегистрировано в ее внутренних локально-нормативных актах.

Бумага делается в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно сделать ее копии.

Смета затрат

Определение сметы затрат

Определение 1

Смета затрат – это совокупность расходов на осуществление определенного производственного процесса.

Производство лежит в основе любой экономической системы и процесса. Оно включает в себя этапы создания благ, необходимых обществу и способных удовлетворить его потребности. Распределение благ происходит в зависимости от спроса на них. Сбытовая деятельность помогает довести произведенный товар или услугу до потребителя, где происходит полное поглощение готовой продукции.

Предприятия представляют собой основное место производства благ. Цель их существования сводится к максимизации собственных доходов. Прибыль предприятия получают за счет продажи созданной ими продукции. При этом часть доходов идет на закупку ресурсов и факторов производства, на основе которых осуществляется производство товаров и услуг. В производстве наиболее часто используются:

  1. Сырье и материалы.
  2. Полуфабрикаты и покупные изделия.
  3. Вспомогательные материалы.
  4. Топливо.
  5. Энергия.

Кроме того, производитель расходует средства на оплату труда наемной рабочей силы, отчисления социальных выплат в бюджет, амортизационные выплаты, а также уплату обязательных налоговых отчислений в государственную казну. К специфическим видам расходов можно отнести отчисления на научно-технические разработки, формирование финансового резерва компании, платежи, направленные на страхование имущества и другое.

Смета затрат представляет собой описание всех расходов, которое несет предприятия. Она влияет на план себестоимости и ее структуру. Смета затрат на производство включает в себя весь перечень расходов, связанный с созданием и реализацией благ, оказываемыми услугами, инвестиции в капитальное строительство, ремонт и реконструкцию. В смету не включается стоимость отходов, а также внутрипроизводственный оборот.

Замечание 1

Составление сметы затрат позволяет рассчитать валовую себестоимость продукции, производственную и полную себестоимость, себестоимость реализуемых товаров и услуг.

Готовые работы на аналогичную тему

Способы составления сметы затрат

Каждое предприятие обладает своими особенностями и характеристиками производственного процесса. Использование того или иного метода зависит от задач, которые стоят перед управляющим звеном, а также условий самого производственного процесса.

Наиболее широко применяется сметный метод. Смета представляет собой перечень расходов, рассчитываемый в целом по предприятию, на основе экономических элементов. То есть, данные о расходах на материальное обеспечение берутся из плана материально-технического обеспечения, расходы на оплату труда и социальные выплаты оцениваются с помощью плана по кадрам и так далее. Для специфических расходов так же составляется план, который позволяет рассчитать примерный объем затрат.

Сметный метод помогает собрать информацию об отдельных участках предприятия, но не дает максимально достоверной информации, которую можно применять для аналитической работы и планирования деятельности предприятия в целом. Чтобы конкретизировать размер расходов применяются сводные сметы. Они описывают затраты по цехам, как правило, закладываются еще до открытия предприятия. Сводные сметы помогают распределить финансовые и капитальные затраты предприятия еще до начала его функционирования.

Замечание 2

Таким образом, сметный метод предполагает планирование и расчет затрат сначала по отдельным участкам, начиная с вспомогательного производства, а затем, проводится оценка всей основной деятельности компании.

Достаточно часто в практической деятельности применяется калькуляционный метод составления сметы затрат. Он основан на калькуляции себестоимости готовой к продаже продукции. Здесь так же применяется планирование общих расходов, включающих в себя затраты по отдельным экономическим элементам. При этом однотипные элементы суммируются, а затем, вносятся в общий перечень расходов. Документом, где описываются все расходы предприятия является «Свод затрат на производство». Важно соблюдать правило равенства между общим итогом по экономическим элементам и статьям расходов. Полученный результат корректируется на размер остатков незавершенного производства, а также на количество расходов, возникших при проведении работ и оказании услуг.

Укрупненный метод составления сметы затрат

Укрупненный метод планирования затрат применяется в самом начале функционирования предприятия. Он позволяет составить смету, в которую можно своевременно вносить коррективы. Все показатели в этой смете связаны, поэтому внесение корректировок повлияет на другие показатели. Кроме того, смета дает возможность отслеживать результаты в случае изменения одного из параметров. Последовательность проведения укрупненного составления сметы выглядит следующим образом:

  1. На основе экономических показателей за прошедший год производится расчет расходов на каждый рубль валовой продукции. Расчет осуществляется для каждой группы экономических элементов.
  2. Производится планирование ведущих показателей на год. Любое предприятие стремится к минимизации затрат и увеличению дохода, поэтому в плане прописываются данные по расходу материалов и топлива, а также закладываются параметры расходов на оплату труда, выплаты по кредитам, размер затрат на увеличение объема выпуска, производительности труда.
  3. Оценивается себестоимость и размер ее изменений по отношению к базисному периоду. Анализ ведется по каждой статье затрат, при этом учитываются технико-экономические показатели.
  4. Далее осуществляется расчет расходов на каждый валовый рубль с учетом изменения в статьях затрат.
  5. Определяется объем затрат по каждому элементу. Для этого плановый объем выпуска умножается на запланированный объем расходов.

В итоге из полученной при расчетах суммы вычитаются расходы, не связанные с производством, а также производится корректировка на планируемый рост прибыли.

Автоматизированное производство практически исключает снижение затрат за счет переменных расходов. Для такого типа производства очень важно четко разделять постоянные и переменные издержки.

Наиболее оптимальное определение себестоимости должно давать возможность сгруппировать расходы в зависимости от вида производства, структурного подразделения, видов и групп продукции, экономическим элементам затрат и так далее.

Таким образом, смета затрат представляет собой свод расходов, которые несет предприятие в ходе своей производственной деятельности. При этом она помогает выявить те резервы, которые помогут снизить величину затрат.

как составить смету затрат на производство?

Управление затратами и грамотное планирование стартовых расходов при составлении инвестиционного проекта – это фактически главные составляющие успеха любого дела, особенно связанного с производством. К сожалению, ошибки этого раздела инвестиционного плана, впоследствии приводят к тому, что дело свертывается, толком еще не начавшись, или инвестор несет не оправданные финансовые потери. Даже если инвестор планирует поручить составление бизнес-плана профессионалам, он все равно должен ориентироваться в вопросах управления расходами, чтобы на организационном этапе и потом в ходе функционирования производственного предприятия мог контролировать эти аспекты своего бизнеса.

Для того, чтобы знать, как составить смету затрат на производство, инвестор должен хорошо понимать, что являет собой понятие «сметы».

Смета – это собственно консолидированный план всех возможных затрат предприятия на последующий период производственной и финансовой деятельности. В смете обозначена вся сумма расходов на производство согласно видам используемых ресурсов, этапам производственной деятельности, уровнями управления предприятиями и других направлений расходов.

Что включается в смету?

Как правило, в смету включаются абсолютно все затраты производства, которые связаны с изготовлением, продажей товаров, а также затраты на содержание администрации, на различные работы, в том числе и те, которые не входят в технологический процесс производства.

Виды затрат вносятся в план в денежном эквиваленте на предполагаемые в проекте производственные программы, задания, экономические ресурсы и технологические способы их реализации. Смета затрат составляется в виде плана, ожидаемых расходов по видам работ и используемого сырья. Смета потенциальных доходов устанавливает плановые денежные прибыли и затраты на планируемый период. Производственная смета расходов указывает плановые показатели материальных запасов, объемы продукции и стоимость разных видов ресурсов и сырья. Консолидированная смета демонстрирует все расходы и результаты по ключевым разделам годового плана.

Методы разработки смет

В основном на практике при планировании расходов производственного предприятия используется три метода разработки сметы расходов. Первый метод – сметный, на основе подсчета расходов всего предприятия по информации, взятой из разделов всего плана. Второй метод называется сводным. Суть этого метода заключается в суммировании производственных смет каждого цеха, без учета оборотов между ними. Третий метод – калькуляционный – на основе подсчетов по каждому наименованию продукции с подробным разбором общих статей на простые составляющие затрат.

На промышленных предприятиях России наиболее популярен сметный метод. Его применение обеспечивает тесные взаимосвязи и приведение к единому показателю всей системы расчетов консолидированного плана. Готовая смета затрат должна отвечать запланированному объему реализации продукции.

Сводный способ написания производственной сметы расходов предполагает предварительную разработку и сведение в единую схему всех затрат по цехам основного и дополнительного производства. Разработку смет расходов цехов на производство продукции обычно начинают с заготовительных отделов предприятия, потом вспомогательных цехов, а потом уже переходят на производственные цеха.

Калькуляционный метод составления сметы производственных расходов основан на использовании сделанных расчетов себестоимости всех видов изделий, которые включены в годовую программу производства, а также расходов следующих периодов. Исходя из сделанных расчетов чистой стоимости конкретных наименований продукции, с учетом годового количества изделий разрабатывается ведомость «шахматка», в которой представлены все статьи расходов.

После сведения «шахматки» затрат, разрабатывается скорректированная консолидированная смета затрат, запланированных предприятием на следующий период. Для расчета точной себестоимости готовой продукции в сводной смете не учитываются затраты на операции, не связанные с выпуском валовой продукции, а также плюсуются непроизводственные издержки и учитываются изменения затрат следующих периодов.

Таким образом, вопрос, как составить смету затрат на производство занимает очень важное место в планировании производственного процесса. Даже если инвестор поручает составление сметы затрат, он все равно должен ориентироваться в этих вопросах, для того, чтобы лучше представлять себе процесс работы производственного предприятия.

Другие статьи на нашем сайте

Составление сметы затрат на производство

По мнению 545 организаций рейтинг: 4.9

Поддержка стран: Все
Операционная система: Windows
Семейство: Универсальная Система Учета
Назначение: Автоматизация бизнеса

На других языках:

Основные возможности программы:

  • Вы можете изготавливать любую продукцию, используя при этом любые материалы или полуфабрикаты

    Учет продукции

  • По каждой продукции можно составить калькуляцию, чтобы программа автоматически рассчитывала количество необходимого сырья

    Калькуляция

  • Есть возможность посмотреть себестоимость каждой выпускаемой продукции

    Себестоимость

  • Отдел снабжения может приходовать сырье, передавать в производственный отдел и списывать

    Снабжение

  • Программа может работать с любым количеством складов и подразделений

    Склады

  • У Вас сформируется единая база клиентов со всеми необходимыми контактными данными

    База клиентов

  • Все заказы будут храниться в базе данных, по их количеству можно будет планировать объем производства

    Заказы

  • Заказы можно компоновать по маршрутам следования, которые будут распечатываться водителям

    Маршруты

  • Каждый день можно приходовать произведенную продукцию на склад готовой продукции, сравнивая планируемое потребление сырья с фактическим

    Производство

  • Договора, бланки, спецификации заказов и многое другое может формироваться автоматически

    Заполнение бланков

  • К каждому заказу можно прикреплять любые файлы, например, с макетом заказа

    Вложенные файлы

  • Каждую услугу можно разделить на определенные работы и этапы и легко их контролировать

    Этапы производства

  • Вы сможете отслеживать исполнение работ по вашим сотрудникам и контролировать их эффективность

    Контроль работ

  • Все отделы будут взаимодействовать между собой как единый успешный механизм

    Связь отделов

  • Программа умеет по средним производственным показателям показывать на сколько дней беспрерывной работы хватит имеющегося на складе сырья

    Прогнозирование

  • Вы сможете вести полноценный финансовый учет: проводить доходы, любые расходы, видеть прибыль и смотреть различные аналитические отчеты

    Учет финансов

  • Можно открыть на своем сайте интернет-магазин, который из программы учета будет брать товары, их изображения и остатки

    Интернет-магазин

  • Ультра-современная функция связи с АТС позволит видеть данные звонящего, эпатировать клиента, сразу обращаясь к нему по имени, не тратить ни секунды на поиск информации

    Телефония

  • Нужные данные могут загружаться на ваш сайт для контроля статуса заказа, отображения стоимости продукции - возможностей множество!

    Интеграция с сайтом

  • Используйте телеграм-робота, чтобы ваши клиенты могли самостоятельно оставлять заявки или получать информацию по своим заказам из вашей программы

    Телеграм-бот

  • Вы можете заказать, чтобы на отдельном большом экране отображались сводки со всех ваших торговых точек. Чтобы Вы в режиме реального времени контролировали: свои доходы, исполнение заданий сотрудниками или процесс производства

    Вывод
    на экран

  • Связь с платежными терминалами, чтобы клиенты могли оплачивать свои заказы в ближайшем терминале. Такие оплаты автоматически будут отображаться в программе

    Платежные
    терминалы

  • Если у Вас заполняются договора и прочие документы, мы можем настроить их автоматическое заполнение, чтобы один ваш сотрудник с помощью программы выполнял такой же объем работы, как несколько других сотрудников вручную

    Заполнение
    документов

  • Система планирования позволяет настроить расписание резервного копирования, получения важных отчетов строго в определенное время и задать любые другие действия программы

    Планировщик

  • Специальная программа сохранит по расписанию копию всех ваших данных в программе без необходимости останавливать работу в системе, автоматически заархивирует и уведомит о готовности

    Копирование

  • Наша организация, заботясь о своих клиентах, разработала официальное приложение для мобильных, которое ускорит и упростит ведение бизнеса.

    Приложение
    для сотрудников

  • Мобильным приложением удобно пользоваться клиентам, регулярно взаимодействующим с предприятием по поводу его услуг и/или продукции, в которых клиенты постоянно заинтересованы.

    Приложение
    для клиентов

  • Библия современного руководителя - дополнение к программе для директоров, которые считают себя профи, либо хотят таковыми стать.

    БСР

  • Вы сможете быстро внести первоначальные данные, необходимые для работы программы. Для этого используется удобный ручной ввод или импорт данных

    Быстрый старт

  • Мы добавили множество красивейших шаблонов, чтобы работа в нашей программе приносила еще большее удовольствие

    Красивый дизайн

  • Интерфейс программы настолько легок, что в ней может быстро разобраться даже ребенок

    Легкая программа


Автоматизация бизнеса нами выполнена для множества организаций:

  Язык базовой версии программы: РУССКИЙ   Также Вы можете заказать международную версию программы, в которую сможете вносить информацию на ЛЮБОМ ЯЗЫКЕ мира. Даже интерфейс сможете легко перевести самостоятельно, так как все названия будут вынесены в отдельный текстовый файл.

В современной производственной сфере распространены тенденции по автоматизации, где оперативный учет отходит под контроль специализированной программы. Она также призвана привести в порядок документацию, закрыть позиции планирования и взаиморасчетов. Входит в реестр возможностей продукта и составление сметы затрат на производство. Пользователи легко смогут составить любой график, документ, акт или ведомость. Продукция удобно размещена в цифровом каталоге, информативность и детализация которого находится на довольно высоком уровне.

В перечне отраслевых решений "Универсальной Системы Учета" (УСУ) находится достаточно разнообразные программы, которые могут составить смету затрат на производство, снизить издержки, в малейших деталях организовать работу отдела снабжения или бухгалтерии. Над составлением работает исключительно программный алгоритм, что исключит саму вероятность ошибки. При этом конфигурацию нельзя назвать сложной. Распоряжаться продукцией, анализировать отчетность, печатать документы и выполнять набор штатных операций сможет и совершенно неопытный юзер.

Категория составление сметы затрат производство продукции считается одной из ключевых учетных операций, от которых во многом зависит доходность предприятия. Если сотрудники некорректно составят документацию, то не исключены финансовые потери. Поэтому приложение призвано поднять качество составления документов согласно регламентированным стандартам и нормативам отрасли. Не стоит забывать, что правами доступа можно ограничить ответственность пользователей. В этом случае администраторы предпочитают ролевой принцип.

Составить смету затрат производство продукции можно в автоматическом режиме, чтобы не тратить времени штата сотрудников и направить их усилия на решение других профессиональных задач. Также юзеру доступен ручной ввод информации и смешанный режим. Если ведомость составим некорректно, то всегда можно отследить историю изменений, внести коррективы, задать документу стандарты шаблона по заполнению. Все необходимые бланки прописаны в реестре приложения. Их поиск займет считанные секунды.

Автоматическое составление также не займет много времени. Смета находится в цифровом каталоге. Система корректно подсчитает затраты и выдаст исчерпывающий объем данных в текущий момент времени. Информация динамически обновляется. Если в составление отчетов о движении продукции закралась ошибка, нет должного материального обеспечения или заканчивается сырье, то программный интеллект вовремя предупредит об этом. Составить нужный порядок и информационную составляющую оповещений можно в настройках программы.

Составление пакетов данных, в том числе сметы, путевых листов, ведомостей, отчетов, часто возлагается на человеческий фактор, что может существенно снизить производительность. Трудовыми затратами можно распоряжаться более эффективно при использовании приложения. Стоит отдать составление сметы и прочие уровни хозяйствования под контроль компьютерного алгоритма, не допускающего ошибок. Критерии составления легко настроить самостоятельно. Отдельного изучения заслуживает список интеграционных возможностей продукта. Он опубликован на нашем сайте.

Программой могут пользоваться:

  • Производственная
    компания

  • Торгово-промышленная
    компания

  • Производственно-
    промышленные
    комплексы

  • Торговая организация

  • Любая
    промышленность

  • Любая другая
    организация

Скачать программное обеспечение для учета на производстве

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

Есть вопросы по демо-версии?
Наша служба технической поддержки Вам поможет!
Напишите или позвоните нам. Контакты здесь.

Скачать программное обеспечение для учета на производстве

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

Есть вопросы по демо-версии?
Наша служба технической поддержки Вам поможет!
Напишите или позвоните нам. Контакты здесь.

Скачать программное обеспечение для учета на производстве

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

Есть вопросы по демо-версии?
Наша служба технической поддержки Вам поможет!
Напишите или позвоните нам. Контакты здесь.

Скачать программное обеспечение для учета на производстве

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

Есть вопросы по демо-версии?
Наша служба технической поддержки Вам поможет!
Напишите или позвоните нам. Контакты здесь.

Возможности контроля и управления программы составления сметы затрат на производство

Далее представлен краткий перечень возможностей программы Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список возможностей может меняться.

  • Конфигурация поможет составить смету, подсчитать производственные расходы, оформить налоговую отчетность, а также позволит эффективно распоряжаться трудовыми ресурсами;
  • Над составлением и заполнением бланков работает специальный алгоритм, который не допускает ошибок. Организация документооборота перейдет на совершенно другой уровень;
  • Затрату можно посчитать автоматически, что не тратит ни лишних ресурсов компании, ни времени персонала;
  • Распоряжаться производством и ключевыми операциями сможет и рядовой пользователь, лишенный профессиональных навыков работы за компьютером и не обладающий большим опытом;
  • Каталог реализован весьма детально, чтобы внести перечень продукции, загрузить изображение товара, сделать дополнительное файловое вложение, оставить для специалистов своеобразные "заметки на полях";
  • Смета, акты, регламентированные формуляры представлены в базе шаблонов, которую легко обновить и пополнить новыми формами;
  • При необходимости программа будет работать над составлением штатного расписания. При этом конфигурация учитывает занятость штата сотрудников, проверяет наличие необходимых ресурсов и т.д.;
  • Выявить точное количество затрат поможет определение себестоимости товара и опция калькуляции. Обе операции можно производить в автоматическом режиме;
  • Малейшее изменение графика моментально отразится в системе. Пользователю отправят текстовое уведомление;
  • Софт демонстрирует выдающиеся аналитические способности. Приложение трудится над составлением специализированной отчетности, с которой достаточно удобно и комфортно работать;
  • Показатели сметы легко вывести на экран, внести коррективы и отредактировать, отправить на пакетную печать, переслать посредством встроенного почтового агента;
  • Затраты определяются за считанные секунды, что автоматически повышает скорость управленческих решений;
  • Программное решение можно задействовать непосредственно на производстве, но также установить в отделах продаж, логистики, складах временного хранения и т.д.;
  • Достоин отдельного упоминания список интеграционных возможностей продукта, в котором есть место для функционального планировщика, синхронизации с сайтом, опции резервного копирования данных;
  • Не стоит тянуть с пробной эксплуатацией. Демо-версия сметы затрат доступна бесплатно.

Презентация программы составления сметы затрат на производство

Заказать автоматизацию составления сметы затрат на производство

Чтобы приобрести данную программу, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам или скайпу, либо просто написать письмо. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора Вносите предоплату Вам устанавливают программу Наслаждаетесь результатом

Смотрите также:

Сметы затрат - Справочник химика 21

    Основными этапами работ по составлению сметы затрат 11а производство являются 1) определение всех затрат на весь валовой оборот, включая затраты иа работы промышленного характера иа сторону (на основе составления плана затрат на производство), 2) выявление величины внутризаводского оборота, 3) определение производственной себестоимости валовой продукции, [c.257]
    XIV. 7. СОСТАВЛЕНИЕ СМЕТЫ ЗАТРАТ НА ПРОИЗВОДСТВО И РЕАЛИЗАЦИЮ ПРОДУКЦИИ [c.256]

    ТАБЛИЦА XIV. 7. Смета затрат на производство на. .. г. [c.259]

    Сущность составления сметы затрат как метода планирования себестоимости сводится к определению общей плановой суммы затрат по элементам, независимо от места и объекта их приложения иа предприятии. [c.239]

    Удобнее и проще составлять смету первым методом. Составлению сметы затрат предприятия предшествует составление смет по цехам в поэлементном разрезе, затем эти затраты включают совместно в сводную смету. [c.257]

    В первую очередь составляют сметы затрат по вспомогательным цехам, так как их услуги подлежат распределению между основными цехами и включению в сметы затрат этих цехов. Сметы затрат цехов удобно составлять на основе шахматной ведомости, включающей затраты но экономическим элементам и по калькуляционным статьям расхода. Поэлементное разлолстатей затрат в сметах производства цехов, комплексных статьях расхода позволяет подойти к составлению сводной сметы. [c.257]

    Подготовка производства требует эксплуатационных расходов н капитальных вложений. К первым относятся затраты на технологическую, конструкторскую, материальную и документальную подготовку производства. Предварительно составляются сметы расходов на проектирование новой продукции, разработку процесса ее изготовления, проектирование технологической оснастки, расчет и оформление расходных нормативов, составление калькуляций себестоимости продукции на приобретение или перепланировку и наладку оборудования на командировки, связанные с проектированием и освоением новой продукции на разницу между плановой и фактической себестоимостями продукции, выпущенной в период освоения смета затрат на чертежные, канцелярские п типографские работы. [c.36]

    План себестоимости работ и услуг ремонтного цеха при наличии па предприятии подготовленной нормативной базы включает калькуляции по видам услуг, себестоимость 1 нормо-часа (по цехам) смету цеховых расходов, смету на содержание и эксплуатацию оборудования затраты на 1000 р. стоимости основных фондов предприятия (для анализа). При отсутствии на предприятии соответствующей нормативной базы план по себестоимости устанавливается по следующим плановым документам и показателям смете затрат, смете цеховых расходов и смете расходов па содержание и эксплуатацию оборудования, а также затратам на 1000 р. стоимости основных фондов предприятия (для анализа). [c.297]


    ТАБЛИЦА 12. СМЕТА ЗАТРАТ НА ПРОИЗВОДСТВО В НЕФТЕПЕРЕРАБАТЫВАЮЩЕЙ И НЕФТЕХИМИЧЕСКОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ (В %) [c.53]

    Методически это можно сформулировать следующим образом при исчислении чистой продукции из товарной продукции в действующих оптовых ценах предприятий исключают материальные затраты и амортизационные отчисления в смете затрат на производство по элементам (без внутризаводского оборота) без уменьшения (увеличения) их в связи с изменением остатков незавершенного производства, расходов будущих периодов, предстоящих расходов и без учета списания сумм на непроизводственные счета. [c.55]

    Расчетные показатели — товарная продукция, смета затрат на производство (работ и услуг), чистая продукция, прибыль, производительность труда (рассчитанная по чистой продукции). [c.119]

    Расчет плана основных показателей производственно-хозяйственной деятельности РП (на год, квартал, по месяцам) Расчет сметы затрат на производство ремонтных работ и изготовление продукции (год, квартал) [c.552]

    Полную себестоимость товарной продукции (эксплуатационные расходы) рассчитывают, составляя так называемую смету затрат на производство. В смету затрат включают все расходы основного и вспомогательного производства. Расходы в смете затрат группируются по следующим элементам 1) сырье и основные материалы 2) вспомогательные материалы 3) топливо со стороны  [c.235]

    Раздел Энергия всех видов учитывает стоимость всех видов покупной энергии (электроэнергии, пара, воды, сжатого воздуха, холода и др.), расходуемой на производственные и хозяйственные нужды. Стоимость рассчитывается по действующим в данном районе отпускным ценам. Если предприятие получает энергию со стороны и отпускает ее затем непромышленным цехам или сторонним организациям, то стоимость этой энергии в смету затрат не включается. [c.235]

    Группировка затрат по экономическим элементам, часто называемая бюджетной классификацией, предназначена для выявления всех расходов на производство по видам, а также для составлеиия сметы затрат на производство. [c.235]

    При определении результата использования смет на содержание и эксплуатацию оборудования, а также цеховых расходов первоначально установленные в указанных сметах затраты корректируются в зависимости от степени выполнения плана по тем статьям, которые зависят от объема производства цеха (условно-переменные расходы)... [c.180]

    План по себестоимости состоит из следующих подразделов 1) снижение себестоимости продукции за счет влияния на нее технико-экономических факторов и отдельно материальные затраты Б денежном выражении 2) калькулирование себестоимости видов продукции 3) смета затрат на производство 4) план по прибыли 5) план по рентабельности производства. [c.293]

    Для определения всей суммы затрат иа весь объем валовой и товарной продукции, планируемой к выпуску, составляется смета затрат на производство по элементам затрат. [c.297]

    Принятая форма смет дает возможность составлять плановые калькуляции и смету затрат на производство по заводу. [c.305]

    При составлении сметы затрат на производство для определения заводской себестоимости валовой и товарной продукции необходимо из итога затрат на производство (за вычетом затрат, относящихся к внутризаводскому обороту) исключить также те расходы, которые не связаны с выработкой промышленной продукции в пла-иовом периоде. [c.311]

    План по себестоимости, прибыли и рентабельности содержит расчеты сметы цеховых расходов, расходов по содержанию н экеилуатацин оборудования, общезаводских и внепроизводетвеч-ных расходов. В этом же разделе приводится смета затрат на производство, калькуляции себестоимости единицы готовой продукции, показатели снижения себестоимости, а также расчет прибыли и рентабельности. [c.85]

    В плане по капитальному ремонту основных фондов и модернизации оборудования предусматриваются объемы и сроки проведения ремонта раздельно по промышленно-производственным основным фондам, фондам социально-культурных учреждений и по жилому фонду. При составлении плана основываются на принятых в отрасли периодичности ремонта и нормативах ремонтноэксплуатационных затрат, а также на ведомостях дефектов и сметах затрат. Модернизацию оборудования следует планировать одновременно с капитальным ремонтом. При этом весьма важно предусмотреть модернизацию действующего оборудования в соответствии с новыми направлениями конструирования и новыми повышенными техническими и экономическими требованиями к его конструкции. [c.131]

    Для отражения экономической эффективности мероприятий в других разделах плана важно исшслить плановую экономию, т. с. реальную экономию, которую получит предирпятие с момента внедрения до конца года. Эта экономия учитывается при составлении сметы затрат иа производство планового года и отражается в показателях текуи1его плана. Естественно, если меро- [c.136]

    Для определения всей суммы расходов предприятия в плановом периоде составляется сводная смета затрат иа производство и реализацию иродукции, в которой затраты группир уются по первичным экономическим элементам. Смета составлястся на год с поквартальной разбивкой. [c.256]


    Смета затрат на производство включает все расхсды как по основному, так и по вспомогательному производству. Затраты на производство рассчитываются без учета внутризавсдского (внутреннего) оборота. [c.256]

    Исходными данными для составления сметы затр ат служат, во-первых, расчет затрат на сырье, материалы, топливо и энергию по всему основному производству (по основным цехам) но-вто-рых, расчет фонда основной и дополнительной заработной платы производственных рабочих и отчислений на социальное страхование в-третьих, сметы затрат вспомогательных цехов (калькуляции себестоимости продукции) и, наконец, сметы затрат по всем комплексным статьям расхода (iia подготовку и освоение производства новых изделий, цехов, агрегатов, на содер кание и эксплуатацию оборудоваиия, цеховых н общезаводских расходов, транспортно-заготовительных и прочих производственных расходов, а также внепроизводственных расходов). Как видно из этого перечни, прн составлении сметы затрат используются реззльтаты расчетов, выполненных в других разделах плана. [c.256]

    В связи с тем, что общий план затрат содержит ряд расходов, ие относящихся к производственной деятельности предприятия по выпуску валовой и товарной продукции, при составлении сметы затрат из общей суммы затрат необходимо исключить не только сумму внутризаводского оборота, но и расходы, ие связанные с выпуском валовой н товарной продукции. Для определения полной себестоимости товарной продукции к сумме производственных затрат на выпуск товарной продукции надо прибавить внепроизвод-стр.еииые расходы. Для того, чтобы определить полную себестои-9 234 2 57 [c.257]

    Кроме калькуляций себестоимости тепловой и электрической энергии, а также воды, сжатого воздуха и других энергоносителей в энергохозяйстве химического предприятия рекомендуется составлять по экономическим элементам смету затрат на эиергопро-изводство. Эта смета позволяет определить общую сумму всех плановых затрат энергохозяйства, взаимно увязать ее с другими разделами плаиа. [c.317]

    Теоретически в чистую продукцию нельзя включать никакие виды материальных затрат. Они должны быть исключены из различных калькуляционных статей, но это значительно усложняет всю методику и расчет и не позволяет оценить достоверность расчета чистой продукции. Возможный выход из этого положения — вычитание материальных затрат и амортизационных отчислений из товарной продукции не по калькуляционным статьям, а по элементам затрат. Однако элементы затрат не приведены,-к объему товарной продукции и включают затраты на всю валовую продукцию, в том числе незавершенное производство. Они включают и затраты на освоение новой техники, расходы будущих периодов, назавершенное производство и затраты, относимые на непроизводственные счета. Следовательно, если из стоимости товарной продукции вычеб/ь все эти расходы, определяющие в основном материальные затраты, то объем чистой продукции будет значительно занижен. Смета затрат на производство в отрасли приведена в табл. 12. [c.52]

    На предприятиях, внедривших нормативный метод учета материальных затрат, при соответствии норм расхода сырья, материалов, топлива и энергии плановой себестоимости для более точного определения расчетной чистой продукции ее рекомендуется увеличить (уменьщить) на экономию (перерасход) материальных ресурсов, рассчитанную по нормативному учету документированных отклонений от норм расхода материальных ресурсов, и отклонений фактических амортизационных отчислений от предусмотренных по смете затрат на отчеткый месяц. [c.57]

    К Прочим денежным расходам , включаемым в смету затрат, относятся расходы на содержание охраны, транспорт для перевозки рабочих, отчисления в фонд освоения новой техники и в фонд премирования за создание и освоение новой техники, расходы на командировки цехового и административно-управленческого персонала, канцелярские и почтово-телеграфные расходы, отчисления профсоюзной организации на культурно-массовую и профсоюзную работу, расходы на спецпитание и содержание хозпитьевого водопровода. [c.236]

    ХУГГ.б. Составление сметы затрат на производство продукции [c.311]

    Смета затрат на производство продук и1п представляет с(х 5ой общую сумму затрат предприятия на планируемый год. Целью составления этой сметы является определение затрат иа производство валовой и товарной продукции в целом и по отдельным элементам. Смета нро1гзводства определяет структуру себестоимости по первичным элементам затрат и позволяет сопоставить размеры затрат по каждому элементу с установлетп ши лимитами. [c.311]

    Данные сметы затрат на производство используются прн составлении финансового плана (для определения нормативов оборотных средств и расходной части баланса доходов и расходов), В смету затрат иа производство должны включаться затраты только промытленно-нроизводственных цехов и хозяйств завода, которые имеют иеносредственное отношение к изготовлению промышленной продукции. [c.311]

    Смету затрат на производство составляют в такой иоследова-тольностн определяют затраты, приходящиеся на весь валовой оборот, включая работы промышленного характера на сторону, с одновременным выявлением затрат, относящихся к внутризаводскому обороту заводскую себестоимость валовой продукции заводскую себестоимость товарной продукции полную заводскую себестоимость товарной продукции (табл. 17.6). [c.311]


Составление сметы – составление ресурсной сметы на строительные работы

При поездке на курорт или обычном походе в магазин, каждый человек составляет своеобразную смету, которая позволяет рассчитывать свой бюджет, чтобы не «вылететь в трубу». Список расходов особенно важен в сфере строительства. Без него стройка попросту не начнется, ведь неизвестно, сколько понадобится материалов для возведения здания и сколько для этого необходимо финансов.

Составление бюджетной сметы является сложным процессом, который понятен далеко не каждому. В готовой смете новичок вряд ли поймет и половину из написанного. Именно поэтому составление и ведение бюджетных смет желательно доверять специалистам в данной области. Такие профессионалы работают в нашей компании.

Как составляется смета на строительство

Бюджет любого строительства основывается на трех пунктах: проект, строительные стандарты, срок сдачи объекта. При этом в проект включается смета, в которой отражены все требуемые работы, количество строительных материалов и цены. Смета является важным финансовым документом на любом строительстве.

С ее помощью даже не разбирающийся человек сможет понять, какой вид работ, сколько стоит и какая сумма денег необходима для строительства в целом

К составлению сметы на строительные работы предъявляются серьезные требования и даже в некотором смысле придирчивые. Это можно объяснить тем, что любой заказчик желает, чтобы поставленные задачи решались качественно и без лишних переплат.

Смета на строительство является самой сложной из всех типов смет. В ней находится множество статей расходов, которые требуют тщательных подсчетов и проверок. Стандартная смета расходов на строительство включает в себя следующие пункты:

  • Определение расходов – зависит от направления строительства. Эта статья дает представление о том, какие потребуются затраты;
  • Подсчет необходимых финансов – в этом пункте делается подробных подсчет всех намеченных статей расходов из первого пункта;
  • Заработная плата – является весьма сложной статьей расходов. Оплата труда может быть сдельная либо почасовая. В первом случае предполагается, что бригада или отдельный работник получит деньги после выполнения конкретного вида работ. Во втором случае работники получают свои деньги за количество отработанных часов;
  • Расходы на ресурсы – подсчитывается количество требуемых материалов и их стоимость;
  • Корректировка – в данный пункт вносятся определенные коррективы с их стоимость до начала строительных мероприятий.

Составление сметы расходов на строительство

Составление ресурсной сметы предполагает подсчет требуемых материалов на конкретный вид работы с ценами за каждый материал. Подсчет всей ресурсной сметы — это общая сумма, которая понадобится на приобретение материалов для выполнения всего строительства.

Порядок составления бюджетной сметы предоставлен выше, однако, он для каждого типа строительства индивидуальный. В смету всегда вносятся определенные коррективы, ведь это главный финансовый документ на строительстве. Изменения, начиная от марки бетона и заканчивая цветом линолеума, обязательно согласовываются с заказчиком. Недобросовестные компании могут предлагать составить смету расходов ориентировочную.

Соглашаться на такой документ не следует, так как это может в дальнейшем повлечь серьезные финансовые потери

Конечно, на 100 % предусмотреть все строительные моменты невозможно, однако специалисты нашей компании составят смету, которая не потребует от заказчика незапланированных расходов. Специалисты смогут составить наиболее точную смету, которая поможет заказчику сопоставить будущее строительство с имеющимися средствами.

ВАША ВЫГОДА

Выгодная цена за кв.м.

Полный пакет проектной документации

Разработка проекта «под ключ»

Сжатые сроки строительства

Долгосрочные партнерские отношения

Окончательное руководство по оценке стоимости проекта

Для создания точных оценок оценщики затрат используют комбинацию методов оценки, которые допускают различные уровни точности. Хотя оценщик затрат всегда стремится создать наиболее точную возможную оценку, им, возможно, придется начать с менее точных оценок и пересмотреть, как только объем проекта и результаты будут конкретизированы. Наиболее широко используемые методы оценки затрат:

Аналоговая оценка: Как и экспертная оценка, аналогичная оценка - также называемая нисходящей оценкой или исторической стоимостью - опирается на исторические данные проекта для формирования оценок для новых проектов.Аналогичная оценка основана на специально созданном архиве исторических данных проекта, часто специфичных для организации. Если организация неоднократно выполняет аналогичные проекты, становится легче провести параллели между результатами проекта и соответствующими затратами и скорректировать их в соответствии с масштабом и сложностью проекта.

Аналогичная оценка может быть довольно точной, если она используется для формирования оценок для аналогичных проектов и если эксперты могут точно оценить факторы, влияющие на затраты.Например, аналогичный проект, реализованный три года назад, может быть использован в качестве основы для оценки стоимости нового проекта. Скорректируйте оценку в сторону увеличения с учетом инфляции, уменьшения в соответствии с объемом требуемых ресурсов и снова в сторону увеличения с учетом уровня сложности проекта. Эти корректировки обычно выражаются в процентах: для нового проекта может потребоваться на 10 процентов больше времени на подготовку и на 15 процентов больше ресурсов. Тем не менее, профессионал по управлению проектами Рупен Шарма подчеркивает необходимость убедиться в том, что проекты действительно сопоставимы, поскольку проекты, которые кажутся похожими, такие как строительство дорог, на самом деле могут стоить значительно разную сумму в зависимости от других факторов, например, местных ландшафтов и климата.

Оценка снизу вверх: Также называемая аналитической оценкой, это наиболее точный метод оценки - если доступна полная структурная декомпозиция работ. Структурная декомпозиция работ разделяет результаты проекта на ряд рабочих пакетов (каждый рабочий пакет состоит из ряда задач). Команда проекта оценивает стоимость выполнения каждой задачи и, в конечном итоге, составляет смету для всего проекта, суммируя затраты на все составляющие его задачи и рабочие пакеты - отсюда и название - снизу вверх.Оценка снизу вверх может основываться на знаниях опытных проектных групп, которые лучше подготовлены для оценки стоимости задачи.

Хотя методы детерминированной оценки, такие как оценка снизу вверх, несомненно, являются наиболее точными, они также могут потребовать много времени, особенно в крупных и сложных проектах с многочисленными компонентами структурной декомпозиции работ. Для окончательных оценок нередко также используются такие методы, как стохастическая, параметрическая и оценка на основе экспертных оценок (если они оказались достаточно точными в ранних оценках).Тем не менее, оценка снизу вверх также является наиболее универсальным методом оценки, и вы можете использовать ее для многих типов проектов.

Параметрическая оценка: Для проектов, которые включают аналогичные задачи с высокой степенью повторяемости, используйте метод параметрической оценки для создания высокоточных оценок с использованием удельных затрат. Чтобы использовать параметрическую оценку, сначала разделите проект на единицы работы. Затем вы должны определить стоимость единицы, а затем умножить количество единиц на стоимость единицы, чтобы оценить общую стоимость.Эти единицы могут быть длиной в футах прокладываемого трубопровода или площадью в квадратных ярдах потолка, подлежащего окрашиванию. Пока стоимость единицы является точной, оценщики делают довольно точные и точные оценки.

Однако, как отмечает профессионал по управлению проектами Дик Биллоуз, главный исполнительный директор 4PM.com, предупреждает, что параметрическая оценка не работает с творческими проектами или проектами с низкой повторяемостью. Например, трудно определить точную стоимость каждой главы для редактирования книги, написанной 12 разными авторами, поскольку каждая глава, вероятно, потребует разного объема работы.Точно так же писатель, пишущий роман в жанре фэнтези по заказу, может столкнуться с трудностями при продвижении сюжета в одних моментах и ​​полностью погрузиться в его поток в других. Следовательно, параметрическая оценка - хороший выбор только для проектов, основанных на навыках, с единообразными, повторяемыми задачами.

Скачать шаблон параметрической оценки стоимости ниже

Excel | Слово | Smartsheet

Сравните сильные и слабые стороны аналогичной, восходящей и параметрической оценки стоимости

Стоимость качества: Стоимость качества - это концепция, используемая в управлении проектами - и в более широком смысле при производстве продукции - для измерения финансовых затрат на обеспечение соответствия продукции согласованным спецификациям.Обычно сюда входят расходы на предотвращение, выявление и устранение дефектов. В качестве аспекта управления качеством стоимость качества обычно является косвенной стоимостью проекта.

Оценка стоимости Delphi : Метод эмпирической оценки, основанный на консенсусе экспертов, оценка Delphi может помочь устранить расхождения между экспертными оценками. Координатор просит экспертов подготовить анонимную смету расходов с обоснованием; как только эти анонимные оценки представлены, координатор подготавливает и распространяет резюме ответов, а эксперты создают новый набор анонимных оценок.Это упражнение повторяется несколько раундов. Координатор может разрешить или запретить экспертам обсуждать оценки после каждого раунда. По мере продвижения оценки оценки должны сходиться (что указывает на растущий консенсус между оценками). После достижения консенсуса по оценке координатор завершает упражнение и готовит окончательную оценку на основе консенсуса.

Эмпирические методы калькуляции: Эмпирические методы калькуляции затрат основываются на опыте предыдущих проектов с использованием программных или бумажных систем.Эти методы хорошо подходят для похожих проектов, которые часто проводятся в определенных отраслях. Менеджер проекта, желающий получить эмпирическую смету затрат, заполняет форму с подробным описанием характеристик и параметров проекта, и система оценивает стоимость на основе вида проекта. Поскольку эмпирические методы калькуляции затрат основываются на существующих данных и становятся все более автоматизированными, они являются точным и экономичным выбором для менее сложных проектов. Служба информации о стоимости строительства Королевского института дипломированных геодезистов (BCIS), которая рассчитывает затраты на восстановление домов, является примером эмпирического метода расчета затрат.

Экспертная оценка: Экспертная оценка, наиболее часто используемая в порядке величины и промежуточных оценок, проводится специалистами, которые знают, сколько подобные проекты стоили в прошлом. Таким образом, он в основном полагается на проведение параллелей между прошлыми и будущими проектами для создания и корректировки оценок. Поскольку любые два проекта вряд ли будут идентичными, а работа над проектом обычно сложна, оценки экспертов представлены в виде диапазона. Хотя широкий диапазон обычно означает, что эти оценки имеют ограниченное применение, профессионал по управлению проектами Биллоуз указывает, что такие общие оценки предназначены только для указания осуществимости проекта и обеспечения приблизительной цифры, позволяющей привлечь к ответственности руководителей проектов.В этом отношении они «лучше, чем обязательства, которые вы не можете выполнить», - говорит Биллоуз.

Анализ резервов: Анализ запасов - это общий термин для ряда методов, используемых для определения размера резервов на случай непредвиденных обстоятельств, которые представляют собой бюджетные ассигнования на случай возникновения известных рисков. Одним из результатов анализа резервов является метод, называемый дополнением, который включает увеличение бюджетных затрат для каждого запланированного действия сверх фактических ожидаемых затрат на фиксированный процент. Действиям критического пути могут назначаться большие проценты как , заполнение .Институт управления проектами (PMI) также предлагает другие методы управления резервами на случай непредвиденных обстоятельств, включая использование операций нулевой продолжительности , которые выполняются в тандеме с запланированными мероприятиями, и использование буферных операций , которые содержат как временные, так и стоимостные резервы на случай непредвиденных обстоятельств.

Расчет затрат на ресурсы: Расчет затрат на ресурсы - это простой математический метод расчета затрат на наем ресурсов для проекта. Это легко сделать, умножив почасовые затраты на найм ресурса на количество запланированных рабочих часов.

Трехточечная оценка: Трехточечная оценка уходит корнями в статистический метод, называемый Методом анализа и анализа программ (PERT), который используется для анализа деятельности, затрат или продолжительности проекта путем определения оптимистичных, пессимистичных и наиболее вероятных оценки для каждого вида деятельности. Трехточечная оценка использует различные методы взвешенных формул для расчета ожидаемых затрат / продолжительности из оптимистичных, пессимистических и наиболее вероятных затрат / продолжительности. Одна из часто используемых формул для создания оценок:

Ожидаемое значение = [Оптимистическая оценка + Пессимистическая оценка + (4 x Наиболее вероятная оценка)] ÷ 6

Стандартное отклонение также рассчитывается для создания доверительных интервалов для оценок:

Стандартное отклонение = (Пессимистическая оценка - Оптимистическая оценка) ÷ 6

Трехточечная оценка позволяет строить вероятностные распределения оценок в ряде полей.При оценке стоимости проекта оценщики могут создать трехточечную оценку стоимости, используя оптимистические, пессимистические и наиболее вероятные затраты. В качестве альтернативы, для проектов, которые измеряют результаты в единицах времени с фиксированными затратами, оценщики могут использовать ожидаемую продолжительность в качестве количества единиц и определять затраты с помощью параметрических оценок. Однако помните, что трехточечные оценки хороши ровно настолько, насколько хороши их первоначальные оптимистические, пессимистические и наиболее вероятные оценки - если они не точны, ожидаемые значения бесполезны.

Скачать шаблон трехточечной оценки затрат - Excel

Счетная палата правительства США (GAO) 12-этапный процесс: GAO рекомендует 12-этапный процесс для создания высококачественной сметы расходов. По сути, метод детерминированной оценки, 12-этапный процесс представляет собой систематический подход, при котором оценщики выбирают соответствующий метод оценки для каждого компонента структурной декомпозиции работ, полностью определяют допущения, лежащие в основе оценок, и проводят анализ рисков и неопределенностей для оценок.

Использование программного обеспечения для оценки затрат: Программное обеспечение для управления проектами может упростить, ускорить и улучшить оценку затрат. Вы можете использовать различное программное обеспечение для управления проектами, чтобы создавать оценки затрат или определять уровни неопределенности, связанные с оценками затрат, с помощью вероятностного моделирования.

Метод Монте-Карло - один из примеров такого подхода к моделированию. Это относится к моделированию анализа рисков, выполненному исследователями, работающим над атомной бомбой и названному в честь игорного курорта в Монако.Метод Монте-Карло дает ряд потенциальных результатов и предлагает вероятности их появления на основе различных переменных.

Анализ предложений поставщика: Этот метод оценки используется для дополнения внутренних оценок. Это позволяет оценщикам сравнивать свои собственные оценки с теми, которые указаны в заявках, представленных поставщиками, и может предоставить полезную точку для сравнения и внешние взгляды на то, сколько должен стоить проект.

Как провести оценку стоимости проекта

Точная оценка стоимости проекта имеет решающее значение для успеха (и завершения) проекта.Тем не менее, оценка затрат и управление бюджетом - две из самых сложных задач для руководителей проектов сегодня.

По данным PMI, в 2016 году только 53% проектов были завершены в рамках первоначального бюджета. И на эти просроченные бюджеты и неудачные проекты приходилось до 122 миллионов долларов, потраченных впустую на каждый вложенный миллиард долларов.

Это много денег.

В этом году подсчитайте каждый доллар, проведя четкую и точную оценку стоимости проекта.

Что такое оценка стоимости проекта?

Оценка стоимости проекта позволяет прогнозировать ресурсы и финансовые вложения, необходимые для успешного выполнения проекта.Целью оценки является определение всех затрат, связанных с проектом, для создания точного бюджета и сроков.

Чем точнее оценка, тем лучше вы сможете составить карту своего проекта.

Оценка проекта обычно включает в себя разбивку задач, ресурсов, ставок выставления счетов и расписания для проекта. Затраты, связанные с каждым элементом, подсчитываются для создания исчерпывающей оценки всего проекта.

Оценка стоимости проекта помогает менеджерам проектов и клиентам:

  • Оценить, осуществим ли проект с финансовой точки зрения.
  • Создайте четкую дорожную карту проекта с точными сроками.
  • Определите подход к проекту на основе бюджета и ресурсов.

Оценка стоимости выполняется до запуска проекта (хотя они могут обновляться несколько раз до и во время проекта). Хотя они не являются гарантией окончательной цены, сметы дают клиентам диапазон, который помогает им утвердить бюджет и обеспечить необходимое финансирование для запуска проекта.

Задача любой оценки стоимости проекта - найти баланс между завышенной и недооценкой.Поскольку руководители проектов несут ответственность за реализацию проектов в срок и в рамках бюджета, может возникнуть соблазн перестраховаться и переоценить стоимость проекта. Таким образом, вы с большей вероятностью попадете в рамки бюджета и превзойдете ожидания.

Однако переоценка может стоить вашей команде всего проекта или отсрочить его запуск, если цена будет слишком высока. С другой стороны, если вы придете слишком мало, вы рискуете перерасходовать бюджет и в будущем управлять разочарованным клиентом.

Итак, как руководители проектов могут найти золотую середину?

Существует несколько типов оценки затрат в управлении проектами, а также инструменты и методы оценки затрат, которые помогают менеджерам точно прогнозировать.

Типы затрат для рассмотрения

В начале оценки в любом проекте необходимо учитывать два типа затрат: прямые затраты и косвенные затраты.

Прямые затраты

Прямые затраты довольно просты. Они включают любые необходимые затраты или ресурсы, которые напрямую связаны с проектом. Эти затраты могут включать в себя оплату труда, материалов и оборудования и даже дорожные расходы.

Рабочая сила: Заработная плата членов команды и подрядчиков, работающих над проектом.

Материалы: Любые материалы или оборудование, необходимые для получения результатов или выполнения целей проекта.

Путешествие: Любые дорожные расходы (например, бензин, авиабилеты, проживание в отеле), которые вы понесете для завершения проекта. Например, если вам нужно поехать на удаленную работу или провести исследование в разных местах, вы должны включить эти расходы в свою оценку затрат.

Косвенные затраты

Косвенные затраты подразделяются на любые ресурсы, которые не выделяются напрямую на проект, но необходимы для его успеха.

Эти расходы обычно относятся к накладным и административным расходам. Сюда могут входить зарплаты руководителей, юридические и бухгалтерские услуги, аренда офисных помещений, а также общее оборудование или материалы, которые обеспечивают бизнес в целом.

Методы оценки стоимости проекта

В управлении проектами существует несколько методов оценки стоимости. Рассмотрим эти четыре метода оценки стоимости проекта.

Аналог

Другой пример оценки стоимости проекта - это аналогичная (или нисходящая) оценка.Этот метод позволяет прогнозировать затраты на основе исторических затрат по аналогичным проектам. Другими словами, если ваша команда или организация повторяет аналогичные проекты (например, ремонт определенного оборудования или другие регулярные мероприятия), вы можете сравнить эти прошлые проекты и связанные с ними затраты со спецификациями вашего текущего проекта.

Этот метод наиболее эффективен для проектов, которые имеют высокую степень схожести результатов, объема и контекста. Чем больше вариаций или сложностей между проектами, тем труднее будет сделать точные оценки.

Аналитический

Аналитическая оценка (также называемая оценкой снизу вверх) является одним из наиболее точных методов оценки затрат, но также может требовать больших затрат времени.

Оценка снизу вверх разбивает проект на более мелкие части, а затем создает оценки затрат для этих переменных. Это включает в себя анализ как ресурсов, которые необходимо приобрести, так и конкретных задач, которые необходимо выполнить, а затем привлечение профильных экспертов для оценки затрат по каждому элементу и задаче.

Для этого при оценке снизу вверх обычно используется иерархическая структура работ (WBS), чтобы обрисовать и разделить проект на более мелкие части, называемые рабочими пакетами.

Параметрическая

Параметрическая оценка - это высокоточный метод оценки затрат для проектов с высокой степенью повторяемости. Оценщики разбивают проект на единицы работы, оценивают стоимость единицы, а затем складывают затраты на единицу.

Этот метод лучше всего подходит для проектов, основанных на навыках, с конкретными повторяемыми задачами или единицами работы.Напротив, творческие проекты труднее оценить с помощью этого метода, потому что единицы работы часто менее сопоставимы или повторяемы по своей природе.

Оценка по трем точкам

Оценка по трем точкам оценивает три уровня оценки на основе неопределенности и риска в данном проекте. Вы можете применить этот метод ко всему проекту или к его составным частям в WBS. Этот метод дает три прогнозируемых стоимости проекта:

  • Оптимистические затраты
  • Пессимистические затраты
  • Скорее всего затраты

Для проведения трехточечной оценки менеджер проекта разбивает проект на задачи или мероприятия, а затем работает с их команда, чтобы определить потенциальные риски, чтобы спроектировать три сметы расходов.Диаграмма PERT может помочь вам определить отношения между задачами и любыми зависимостями, которые могут повлиять на время и затраты, затрачиваемые на проект.

Ценность трехточечной оценки - более высокая точность прогнозирования затрат и лучшее управление рисками. Принимая во внимание риски (такие как задержки в расписании и другие препятствия), руководители проектов могут избежать значительного завышения стоимости проекта.

Характеристики хорошей сметы

Итак, как определить, правильна ли ваша оценка? Есть несколько факторов для оценки качества данной оценки.

Но суть в том, что оценка должна быть точной, надежной и хорошо задокументированной.

Чтобы ваша смета расходов соответствовала этим основным критериям, выберите методы оценки, которые лучше всего соответствуют спецификациям вашего проекта. Вы даже можете провести два или более типа оценок для сравнения прогнозов.

Кроме того, убедитесь, что все оценки тщательно задокументированы. Эта информация поможет удержать заинтересованные стороны на одной странице с самого начала и послужит ценным ориентиром, если вам потребуется скорректировать смету затрат в середине проекта или надежно оценить затраты для аналогичных проектов в будущем.

Оценка затрат сама по себе может быть сложной задачей. Lucidchart может помочь вам начать работу. Надежная платформа для построения диаграмм Lucidchart помогает руководителям проектов с легкостью планировать и выполнять проекты.

Используйте Lucidchart для создания четких структур декомпозиции работ, диаграмм PERT и диаграмм Ганта, чтобы наметить результаты проекта, оценить сроки и определить, сколько членов команды вам нужно привлечь.

Библиотека шаблонов Lucidchart упрощает ввод информации о проекте.Вы даже можете предоставить доступ другим членам команды для совместной работы над проектными документами и делиться своим прогрессом с заинтересованными сторонами в режиме реального времени. Благодаря тщательному планированию и надежным инструментам оценки затрат вы можете с уверенностью оценить затраты.

Полное руководство по бюджету проекта [с шаблоном и примерами]

5 Методы оценки бюджета проекта

Итак, каковы методы оценки проекта в управлении проектами? Есть несколько различных способов оценки проекта, и стоит с ними ознакомиться, чтобы знать, какой метод оценки использовать в своем проекте.В этом разделе мы собираемся рассмотреть пять методов оценки:

Оценка сверху вниз

Определите общую сумму, затем разделите ее на задачи или этапы

Оценка сверху вниз - отличный метод приблизительной оценки это включает в себя выделение бюджета проекта и его разбиение так, чтобы вы выделяли определенное количество часов на этапы или задачи проекта.

Затем вы решаете (да, догадываетесь), подходит ли сумма, выделенная для этапа или задачи, и пытаетесь скорректировать масштаб проекта в соответствии с выделенным бюджетом.

Как мы упоминали при обсуждении, «Наличие плана для проекта» - оценка сверху вниз - полезный метод для использования на ранних этапах проекта, когда вы пытаетесь проверить, достаточен ли бюджет клиента для его реализации. проект.

Недостаток оценки сверху вниз состоит в том, что она совершенно неточная и, возможно, вообще не дает оценки - она ​​выделяет куски бюджета для различных задач. Предполагается, что общий бюджет проекта определяется до начала проекта и не будет меняться.

Преимущества оценки сверху вниз в том, что она может быть очень быстрой , что может быть полезно, если вы пытаетесь помочь клиенту определить, является ли его бюджет жизнеспособным . Это также полезно в , чтобы помочь клиенту понять, какой объем его бюджета может позволить для .

Аналогичная оценка

Используйте данные из аналогичных проектов для определения аналогичной суммы

Еще один отличный метод приблизительной оценки - это аналогичная оценка.Аналогичная оценка может показаться причудливой, но это просто означает бюджет проекта, подобный тому, который вы делали раньше. Пример аналогичной оценки: «В прошлом году мы выполнили три проекта по дизайну веб-сайтов, каждый из которых обошелся нам в 100 тысяч долларов, так что вот бюджет в 100 тысяч долларов на дизайн вашего веб-сайта».

Просто, верно? Что ж, да, если у вас действительно есть соответствующие исторические данные, которые точно соответствуют текущему проекту, который вы пытаетесь оценить. Предполагается, что у вас есть данные из предыдущих проектов, которые достаточно похожи, чтобы обеспечить полезное сравнение.

Аналогичные оценки также могут быть получены из примеров, не связанных с вашим опытом или опытом вашей команды (например, вот обзор с приблизительными цифрами затрат на разработку мобильных приложений).

Будьте осторожны - внешние примеры могут быть хорошей отправной точкой, если вы никогда раньше не выполняли проект такого типа, но вам все равно придется провести изрядную должную осмотрительность при разбивке затрат для вашего конкретного случая. .

Недостаток аналогичной оценки в том, что она неточна. Хотя между проектами могут быть общие черты, проекты всегда уникальны - это часто похоже на попытку сравнить яблоки и апельсины. Более того, чтобы аналогичные оценки были жизнеспособными и полезными, они в значительной степени зависят от точных исторических данных .

Преимущество аналогичной оценки заключается в том, что она очень быстрая и простая , и ее можно использовать с ограниченной доступной информацией о проекте - аналогично оценке сверху вниз, это отличный метод оценки, который можно использовать, когда вам просто нужна приблизительная оценка. оценивать.

Параметрическая оценка

Использование данных и переменных для расчета итогов

Если у вас есть данные и у вас больше времени, потенциально более точным методом приблизительной оценки является параметрическая оценка. Параметрическая оценка берет переменные из похожих проектов и применяет их к текущему проекту.

Например, предположим, что у вас есть проект по разработке 2-минутной анимации. Скажем, стоимость предыдущего проекта, который включал разработку 30-секундной анимации, составляла 10 000 долларов.Затем вы можете экстраполировать стоимость текущего проекта, которая будет примерно в 4 раза больше, или около 40 000 долларов.

Преимущество этого процесса состоит в том, что он на более точен, чем , чем аналогичная оценка, потому что он использует более одного набора данных и использует статистическую взаимосвязь между историческими данными и переменными.

Недостаток заключается в том, что в цифровых проектах часто бывает трудно найти полезных данных.

Трехточечная оценка

Получите три различных оценки и возьмите среднее значение для расчета общей

Предполагая, что вы закончили приблизительную оценку и клиент запросил правильную оценку бюджета, вам нужно начать использовать более точные оценочные методы.Проще всего выполнить единовременную почасовую оценку для каждой задачи, но иногда полезно думать диапазонами и брать средневзвешенное значение.

Трехточечная оценка - это способ расчета реалистичной оценки стоимости с использованием оценки наилучшего случая, оценки наихудшего случая и оценки наиболее вероятного случая. Существуют разные способы использования этих чисел, в зависимости от того, как вы хотите взвесить результат, но простой способ использовать данные - использовать формулу:

(Лучшее + Худшее + Скорее всего) / 3 = Ожидаемая оценка

Как Например, после обсуждения с вашей командой вы оцениваете время разработки веб-страницы следующим образом:

  • Лучшее - 3 часа
  • Худшее - 9 часов
  • Скорее всего - 5 часов

(Лучшее + Худшее + Скорее всего) / 3 = Ожидаемая оценка

(3 + 9 + 5) / 3 = 5.7 часов

Преимущество трехточечной оценки состоит в том, что снижает риск - принимая во внимание лучший, худший случай и наиболее вероятные результаты, вы получаете оценку проекта, которая учитывает некоторую неопределенность и риск. в задаче.

Единственный реальный недостаток трехточечной оценки состоит в том, что для выполнения требуется немного больше времени, чем !

Оценка снизу вверх

Оцените все отдельные части и сложите их вместе, чтобы получить общую сумму

Когда вы находитесь на этапе создания технического задания, может быть полезно выполнить оценку снизу вверх .Восходящая оценка использует иерархическую структуру работ (WBS), которую вы можете взять из своего плана проекта, и разбивает проект на отдельные задачи, которые оцениваются отдельно, а затем суммируются для расчета общей стоимости проекта.

Преимущество метода восходящей оценки состоит в том, что он является наиболее точным и, будучи детализированным, позволяет надежно отслеживать прогресс проекта по сравнению с оценкой. Вы очень быстро узнаете, выходит ли проект за рамки бюджета, если задачи начинают занимать больше времени, чем предполагалось.

Недостатки восходящей оценки заключаются в том, что требует времени на создание , и действительно может быть использован только тогда, когда вы знаете все подробности о каждой задаче в проекте. Кроме того, став очень детализированным (и оценивая на уровне задачи), может иногда завышать стоимость оценки . По этой причине это отличный метод, который можно использовать наряду с аналогичной оценкой, когда вы пытаетесь проверить правильность своей оценки.

Какие методы оценки следует использовать?

Не существует правильного или неправильного метода оценки - вам просто нужно использовать подходящую технику оценки для бюджета, сроков и стадии, на которой находится проект.Очевидно, что чем точнее метод оценки стоимости, тем более дорогостоящим и трудоемким становится процесс его производства.

Таким образом, хотя оценка снизу вверх может показаться лучшим подходом, она не всегда рекомендуется, когда у вас мало времени или ресурсов, даже если она может быть наиболее точной.

Краткое руководство по оценке стоимости проекта

Оценка стоимости проекта - это процесс прогнозирования общей стоимости задач, времени и ресурсов, необходимых для выполнения объема работ по проекту.


Занимаетесь ли вы проектированием, разработкой, проектированием или другими профессиональными услугами, одна из важнейших составляющих успешной работы над проектом - это выполнение вовремя, в рамках объема и в рамках бюджета. Это требует точного прогнозирования, точного планирования и отслеживания прогресса. Оценка стоимости проекта - это процесс, применяемый менеджерами проекта для помощи в таких прогнозах.

Чтобы правильно планировать задачи и определять, кто их выполнит, вы должны определить, сколько будет стоить проект и соответствует ли цена бюджету вашего клиента.Чтобы завершить этот процесс, вам необходимо знать, за какие результаты отвечает ваша команда, и отслеживать затраты после того, как проект будет запущен и запущен.

К сожалению, большинство предприятий не очень хорошо оценивают стоимость своих проектов. Согласно отчету PMI Pulse of the Profession за 2018 год, 28% всех проектов сорваны из-за неточной оценки затрат.

Хорошая новость заключается в том, что точная оценка стоимости проекта - это не ракетостроение, если у вас есть хороший процесс.Перечисляя свои задачи, подсчитывая затраты и отслеживая ход выполнения проекта, вы можете создавать точные оценки и следить за тем, чтобы ваши бюджеты не вышли из-под контроля.

В этой части мы разберем, что такое оценка стоимости проекта, и три метода оценки, которые помогут сделать это правильно. 👌

Что такое оценка стоимости проекта?

Оценка стоимости проекта - это когда компания прогнозирует общую стоимость проекта, точно определяя объем работ.Это требует рассмотрения задач, продолжительности и ресурсов, необходимых для прогнозирования общей стоимости реализации проекта. Чем ближе оценка к фактической стоимости проекта, тем больше вероятность, что расходы останутся в плюсе после запуска проекта.

Хотя оценка стоимости проекта может быть не самой захватывающей частью вашей работы, правильное определение бюджета может означать разницу между успехом вашего проекта или его провалом. В связи с увеличением количества проектов, страдающих от постепенного увеличения объема работ, руководителям групп необходимо проявлять усердие на этапах планирования и прогнозирования, чтобы обеспечить точную оценку стоимости проекта и выполнение работы, которая действительно является жизнеспособной.

Источник: Success of Disruptive Times, PMI

Поскольку оценка стоимости проекта основана на привязке затрат к объему работ, процесс должен определять, сколько времени займут задачи и кто их выполнит, в дополнение к бдительности. отслеживание проекта. Оценка стоимости проекта не останавливается просто так, когда проект начинается - ее необходимо отслеживать и корректировать по мере ее выполнения.

Точная оценка стоимости проекта с помощью программного обеспечения для управления ресурсами

Занимая первое место в рейтинге G2 для управления ресурсами, Float помогает командам точно прогнозировать затраты на проект, предоставляя подробное представление об их мощности, доступности и расходах бюджета.

Попробовать бесплатно

Как точно оценить стоимость проекта

Для оценки стоимости проекта необходимо разбить его на отдельные задачи и выяснить, какие члены команды чем будут заниматься. Когда проект запущен и запущен, главная цель - убедиться, что вы не потратите слишком много средств и не сорвете свой бюджет!

Оценка стоимости проекта - это процесс, который можно разбить на пять этапов:

  1. Составить список задач и ресурсов, необходимых для их выполнения
  2. Определить и распределить ресурсы по задачам в зависимости от возможностей вашей команды
  3. Оценить задачу длина для создания расписания проекта (с некоторым буфером)
  4. Рассчитайте стоимость проекта на основе выбранного метода оценки
  5. Используйте инструменты оценки стоимости проекта для отслеживания бюджетов в реальном времени

Шаг 1: Составьте список задач и ресурсы, необходимые для их выполнения

Первым шагом оценки стоимости проекта является определение того, какие задачи и ресурсы вам необходимы.

Самый простой способ сделать это - разбить проект на более мелкие отдельные задачи. Например, если вашему агентству было предложено создать веб-сайт с нуля, вам необходимо перечислить задачи для каждого этапа проекта:

📋 Исследование / планирование
🎨 Дизайн
💻 Интерфейс / бэкэнд разработка
📝 Копирайтинг
🐛 Тестирование / исправление ошибок
🚀 Запуск

Очевидно, что список задач будет разным для каждого проекта. Но на первом этапе проект разбивается на отдельные задачи, поэтому, когда вы назначите их членам команды с почасовой оплатой, будет легче рассчитать, сколько будет стоить каждая из них.

Единственный способ сделать это - убедиться, что вы и ваш клиент находитесь на одной странице, и что ваш объем работы точно отражает то, чего они хотят от проекта. Как сообщает Shopify Труди Макнабб из Up at Five, на этом этапе также необходимо учитывать нетехнические части проекта.

«Это включает в себя электронную почту, личные встречи, телефонные звонки и общее управление клиентом - вы также хотите включить эти часы в свой бюджет. Не стоит недооценивать время, необходимое для эффективного управления проектом."Смещение объема работ происходит во всех областях проекта, а не только с технической точки зрения", - говорит МакНабб. Будем рады, чтобы ваша смета расходов была точной до момента выставления счета.

Шаг 2: Определите и распределите ресурсы по задачам в зависимости от возможностей вашей команды

Затем вам нужно убедиться, что у вас достаточно людей с нужными навыками наборы для выполнения задач.

Это сводится к численности команды. Одна из самых больших проблем, с которой сталкиваются руководители групп, - это определить, есть ли в их календарях место в их календарях для выполнения новых задач или нет. Скорее всего, это результат неадекватного планирования мощностей, которое помогает определить, достаточно ли людей для выполнения проекта, исходя из их доступности и навыков. Используя планирование мощностей, вы также можете узнать:

  • Если вам нужно будет отложить или отменить проект в вашем конвейере из-за нехватки людей или нужных навыков, все же вовремя завершите проект
  • Если вам нужно будет искать стороннюю помощь, например, подрядчиков или фрилансеров, чтобы заполнить пробел в навыках / доступности, чтобы поддерживать проект в рабочем состоянии

Вы чувствуете закономерность?

Жизненно важно, чтобы у вас было нужное количество людей и необходимое количество времени для выполнения проекта.Лаура Макферсон из DesignLi говорит, что успешные проекты успешны, потому что команды укомплектованы высококвалифицированными людьми, которые знают, как выполнять работу.

«Как говорит Джим Коллинз, вам нужно посадить« правильных людей в автобус, неправильных людей из автобуса и правильных людей на правильные места ». Когда вы выбираете членов своей команды, ищите людей которые являются специалистами в своем деле и имеют опыт выполнения работы вовремя и совместной работы с другими людьми для достижения общей цели.Люди, которых вы выберете, сделают ваш проект или сломают его. "

Шаг 3: Оцените длину задачи для создания графика проекта (с некоторым буфером)

Для руководителей групп естественно недооценивать, сколько времени займут задачи. Но когда дело доходит до оценки стоимости проекта, важно быть реалистичным - для вашего проекта и, что еще более важно, ради вашей команды.

Арт-директор Vintage Ольга Шевченко говорит, что очень важно ограничить предполагаемую продолжительность проекта на случай непредвиденных задержек и других ситуаций, например, отпуска по болезни.

«Чтобы защитить себя от подобных сценариев, лучше переоценить клиента, когда дело касается времени, и допустить погрешность. Например, в Vintage мы говорим клиентам, что это должно занять в 1,5 раза больше времени, чем то, что обычно требуется.Если мы закончим работу быстрее, то мы снова превзойдем ожидания клиентов.«Если возникнут трудности, мы все равно выполним проект вовремя», - говорит Шевченко .

Однако есть еще лучший способ точно определить продолжительность проекта - использовать отслеживание времени. До того, как Impression начали использовать отслеживания рабочего времени, у них не было возможности регистрировать ежедневные часы своей команды или сравнивать их оценки с фактическими. «Если проект имеет измененный масштаб или, возможно, обратная связь от клиентов длится дольше, чем ожидалось, это обычно имеет эффект домино на оставшееся время и запланированы этапы », - говорит управляющий директор Чарли Хартли.

«С Float просмотр календаря и возможность отображать время каждого человека стали для нас бесценными. Мы можем видеть всю деятельность команды на любой день или недели вперед, включая тех, кто находится в офисе и нет, кто занят на собраниях или уезжает в отпуск ».

Pro- совет: Работа вашей команды с коэффициентом использования 100% приведет к выгоранию.Идеальный коэффициент использования составляет 80%, что дает вашей команде немного свободного времени, чтобы наверстать упущенное по электронной почте или провести мозговой штурм с коллегами.Ознакомьтесь с нашим руководством и узнайте больше о том, как рассчитать использование ресурсов 📖

Шаг 4: Рассчитайте стоимость проекта на основе выбранного метода оценки

Вот где ваши данные вступают в игру.

Если у вас есть записи о подобных проектах, которые ваше агентство уже завершило, вы можете использовать их, чтобы проанализировать, сколько времени занимало выполнение каждой задачи и сколько это вам стоило. Без данных вам нужно будет сделать приблизительные оценки, поэтому обратитесь к своей команде и попросите их помочь вам решить, сколько времени должно занять каждая задача.

Помните, лучше честно оценивать свои оценки и то, сколько времени, по вашему мнению, займет выполнение каждой задачи из вашего списка. Если вы не уделяете достаточно времени каждой задаче, это может сказаться на рентабельности вашего проекта!

Прогнозирование и отслеживание затрат по проекту в режиме реального времени

Float - это программное обеспечение для управления ресурсами с мощными функциями прогнозирования затрат и отчетности. Более 3500 лучших команд мира нам доверяют планирование, планирование и отслеживание проектных работ.

Попробовать бесплатно

Шаг 5. Используйте инструменты оценки стоимости проекта для отслеживания бюджетов в реальном времени

Наконец, очень важно отслеживать проект после его запуска.

Это нормально, что проект сталкивается с "лежачими полицейскими", и если вы не будете следить за изменениями, когда они происходят, это может полностью сорвать проект и испортить ваш бюджет!

Используя инструмент управления ресурсами, вы можете автоматически отслеживать бюджет проекта - от начала до завершения. Например, Float помогает руководителям групп отслеживать затраты на проект в режиме реального времени при выделении часов проекту. Часы будут отображаться как «часы мощности», и каждый раз, когда член команды регистрирует часы, отработанные над проектом, они вычитаются из бюджета, чтобы дать вам точную оценку того, сколько времени еще доступно:

Хотите вместо этого использовать цифру в долларах? Без проблем! Float тоже может это сделать.Просто добавьте бюджет проекта, и он будет отслеживать расходы на основе часов, выставленных вашей командой, и индивидуальных почасовых ставок.

Это не только означает, что больше не нужно создавать электронные таблицы для отслеживания расходов (и нам это не грустно), Float также предупреждает вас, когда вы рискуете выйти за рамки бюджета.

До того, как Impression начала использовать инструмент управления ресурсами для планирования своих проектов, у них были проблемы с отслеживанием оплачиваемого и не оплачиваемого времени своей команды.

Основатель и управляющий директор Чарли Хартли говорит, что они были шокированы пробелами и отсутствием точности в их собственных данных, поэтому они решили, что нужно что-то делать.

«Мы полагаемся на наши отчеты в Float, чтобы сообщить нам, когда мы идем по графику с бюджетом проекта, или чтобы предупредить нас, если мы хотим выйти из-под контроля».

Чарли Хартли, Impression

20+ Йоркшир, Великобритания

Отслеживание бюджета также может помочь проверить прибыльность проекта после его завершения. VCFO делает это, когда ее команда тратит время на поиск талантов для специалистов в области финансов, управления персоналом, бухгалтерского учета или высшего звена. Директор по подбору персонала Вита Тревино-Гарсия говорит, что использование программного обеспечения для управления ресурсами помогает им рассчитать, была ли их общая сумма вознаграждения за проект прибыльной.

Например, если один из источников VCFO тратит 10 часов на поиск профессионала, а другой - 5 часов на тот же поиск, то компания потратила на проект в общей сложности 15 часов. Тревино-Гарсиа говорит, что после того, как компания их клиента разместила правильный найм, они оглядываются назад, чтобы увидеть, сколько времени было потрачено на поиск найма и получили ли они прибыль. Если они платят своим источникам 40 долларов в час, их общая стоимость проекта составляет 600 долларов. Затем они сравнивают эту цифру с той, которую они предъявили своему клиенту. «Это дает нам очень четкое представление о нашей« стоимости найма »для каждого места размещения», - говорит Трвино-Гарсия.

Три метода оценки стоимости проекта

Объем проекта должен определять его бюджет, а не наоборот. Вот три расчета, которые вы можете использовать для точной оценки стоимости проекта.

1. Ориентировочная оценка

Ориентировочная оценка даст вам приблизительную стоимость проекта, основанную на предположениях.

Ваш клиент знает свой бюджет? Если нет, приблизительный расчет даст вам приблизительную оценку, чтобы предложить вашему клиенту посмотреть, могут ли они позволить себе проект, прежде чем он начнется.Обычно этот расчет представляет собой комбинацию аналогичных проектов, которые вы выполняли в прошлом, а также любые расходы, уникальные для конкретного проекта.

Допустим, вашему клиенту нужен веб-сайт, и ваша команда уже выполняла аналогичные проекты в прошлом за 10 тысяч долларов. По приблизительной оценке стоимость может варьироваться от -25% до + 50% (7,5–15 тыс. Долларов).

Просто, правда? Ага. Хотя это не самый подробный способ оценить стоимость проекта.

2. Оценка параметров

Оценка параметров - это основанный на данных подход к оценке стоимости проекта.Он использует прошлые данные, чтобы дать вам более надежную оценку общей стоимости проекта.

Сначала подсчитайте, сколько времени будет потрачено на каждую задачу из вашего списка. Затем добавьте стоимость, умножив количество часов выполнения каждой задачи на почасовую ставку каждого члена команды.

Продолжительность задачи × Часовая ставка сотрудника = Стоимость задачи

После того, как вы рассчитали стоимость каждой задачи, сложите их все, чтобы получить приблизительную сумму.

Хотя этот метод требует больше времени, чем приблизительное вычисление, он также более точен.Он лучше всего подходит для проектов, у которых есть конкретные начальные и конечные точки для задач, таких как управление социальными сетями.

Расчет затрат на задачи с помощью программного обеспечения для планирования ресурсов

Программное обеспечение для планирования ресурсов - отличный способ надежно и эффективно рассчитать затраты на задачи. Установите оплачиваемую почасовую ставку для каждого члена вашей команды, чтобы вы могли быстро увидеть стоимость назначенных задач по отношению к общему бюджету вашего проекта. Это также устраняет риск любой человеческой ошибки при ручном вводе данных в электронную таблицу!

Попробовать бесплатно

3.Оценка по трем точкам

Оценка по трем точкам - это способ расчета стоимости проекта на основе вероятных, оптимистичных и пессимистических прогнозов затрат.

Преимущество трехточечной оценки заключается в том, что она связывает затраты на проект с неопределенностями и рисками, что позволяет вам планировать «наихудшие» сценарии.

Давайте возьмем наш предыдущий пример создания нового веб-сайта, который стоит около 10 тысяч долларов. Ваши затраты могут выглядеть так:

💰 Вероятная стоимость: 10 тысяч долларов
😃 Оптимистичные затраты: 7 долларов.5k
😟 Пессимистические затраты: $ 15k

Эти три цифры служат основой для построения средней оценки. Просто сложите их и разделите на три:

10 000 + 7 500 + 15 000 = 32 500

32 500 ÷ 3 = 10 833

В результате средняя смета проекта составляет 10 833 долл. США.

Убедитесь, что при использовании трехточечной оценки вы по-прежнему учитываете временные буферы и накладные расходы. Крис До из Futur повторяет важность учета накладных расходов при оценке стоимости проекта, говоря, что это ключ к получению прибыли.Он говорит, что очень важно увеличивать затраты и не недооценивать, сколько времени займет работа, не забывая при этом учитывать другие вещи, такие как затраты на программное обеспечение.

Готовы начать точную оценку стоимости ваших проектов? Float обеспечивает оперативное представление о возможностях вашей команды, оплачиваемых ставках и фактически отработанных часах, так что вы можете с уверенностью спрогнозировать стоимость работы над проектом. Начните бесплатную пробную версию здесь!

Как составить смету?

Процесс создания сметы включает в себя следующее:

Программное обеспечение для управления проектами может помочь в ускорении расчетов, необходимых для оценки затрат.Эти расчеты могут включать в себя прямые, косвенные, накладные расходы, расчеты фиксированных затрат для нескольких сотен видов деятельности.

Ресурсы могут быть, среди прочего, внутренними человеческими ресурсами, продавцами, консультантами, поставщиками, внешними техническими специалистами. Руководители проектов должны иметь представление о ставках, связанных с затратами ресурсов.

Анализ резервов включает выявление действий, сопряженных со значительными рисками, и определение общих усилий (времени и денег), необходимых для управления этими рисками, если они возникнут.Существует два типа рисков: известные и неизвестные. Резервы на случай непредвиденных обстоятельств относятся к известным рискам. Управленческие резервы связаны с неизвестными рисками. При проведении анализа запасов следует избегать заполнения.

Проект требует усилий по обеспечению качества. Сумма денег, добавленная в результате этих усилий, разделяется на стоимость качества.

Оценка затрат - это итеративный процесс. Стоимость, оцененная на ранних стадиях проекта, имеет меньшую точность. Расчет стоимости должен производиться менеджером проекта в виде диапазонов.Таким образом, точность оценок будет выше в начале проекта и будет сужаться по мере продвижения проекта. Существуют разные типы диапазонов для разных сценариев, то есть для предварительной оценки стоимости диапазон будет варьироваться, для оценки затрат на этапе концептуализации диапазон будет варьироваться, и аналогично для технико-экономического обоснования и окончательной оценки диапазоны будут варьироваться. Диапазоны сужаются от широкого уровня к более низким уровням.

Эта оценка обычно делается на этапе инициации проекта.Типичный диапазон оценок ROM составляет +/- 50%, однако этот процент будет варьироваться в зависимости от того, насколько много известно команде проекта при создании оценок.

Совершено на этапе планирования проекта. Диапазон варьируется от -10% до + 25%.

Это более точная смета проекта. Некоторые менеджеры проектов используют диапазон +/- 10%, а другие используют диапазон от -5% до + 10% от фактического. Когда процесс оценки стоимости завершен, он дает:

  1. Оценка затрат на деятельность с объяснением того, как были получены эти затраты

  2. Изменения или обновления в других документах по управлению проектами, таких как реестр рисков, реестр контроля изменений и другие.

В процессе менеджер проекта определяет сумму средств, необходимых организации для проекта, вычисляя общую стоимость проекта. Этот расчет приводит к созданию бюджета. Менеджер проекта должен выполнять действия по управлению рисками и учитывать резервы (на случай непредвиденных обстоятельств и управление) при оценке общей стоимости проекта. Бюджет затрат - это базовый план затрат плюс управленческие резервы. Смета расходов указывает общую сумму денег, которую организация должна была выделить на проект.

Для создания бюджета используется процесс агрегирования затрат. В этой концепции затраты на деятельность объединяются в стоимость пакета работ, затем затраты на пакет работ объединяются в затраты на контрольный счет, а затраты на контрольный счет, наконец, объединяются в затраты по проекту. Стоимость непредвиденных расходов добавляется к базовой стоимости. На заключительном этапе добавляются управленческие резервы.

Менеджер проекта сравнивает исходную стоимость и бюджет с параметрическими оценками, экспертным заключением или историческими записями для проверки работоспособности.Если есть значительные расхождения между справочными данными и оценками проекта, менеджеру проекта необходимо изучить и убедиться, что оценки верны.

Следующее, что нужно сделать - это проверить денежный поток. Могут возникнуть ситуации, когда финансирование недоступно, когда оно требуется по проекту. Следовательно, все действия должны планироваться поэтапно и могут быть показаны в виде S-образной кривой.

Следующим шагом является определение любых ограничений в уставе проекта.Менеджеру проекта необходимо согласовать базовый план затрат и бюджет с этими ограничениями. Согласование выполняется как часть процесса управления интеграцией. Если оценка проекта превышает ограничения, менеджер проекта должен встретиться с заинтересованными сторонами и объяснить причины превышения ограничений, а также поделиться вариантами сокращения затрат по проекту. В противном случае предоставляется нереальный бюджет, и это считается виной руководителя проекта.

Результатом процесса определения бюджета является базовый план затрат.Усилия, связанные с определением бюджетного процесса, могут привести к изменениям в других документах по управлению проектом.

Контрольные затраты

Процесс контроля затрат сосредоточен на контроле затрат проекта, как описано в любой другой области знаний в разделе контроля. Вот несколько действий, которые могут быть полезны для контроля затрат:

Использование плана управления затратами:

План управления затратами помогает руководителю проекта планировать контроль затрат по проекту.

Использование активов процесса организации:

Могут использоваться организационные политики, процедуры, инструменты или форматы отчетности, относящиеся к контролю затрат.

Предотвращение ненужных изменений:

Это важное мероприятие. Процесс предотвращения включает выявление первопричин, связанных с высокими затратами.

Стоимость измерения:

Еще один важный фактор, в котором руководитель проекта должен быть полностью вовлечен на протяжении всего жизненного цикла проекта, - это измерение стоимости проекта на предмет отклонения от базовой линии.Это вызывает либо корректирующие, либо предупреждающие действия.

Отчетность

Менеджер проекта должен избегать использования приблизительных оценок для отчета о ходе выполнения. Менеджер проекта может использовать один из следующих методов:

  1. Правило 50/50: действие считается завершенным на 50%, когда оно начинается, а остальные 50% засчитываются только тогда, когда оно завершено.

  2. 20/80 Правило: действие считается завершенным на 20%, когда оно начинается, а остальные 80% засчитываются только тогда, когда оно завершено.

  3. 0/100 Правило: действие считается завершенным на 0%, когда оно начинается, и получает зачет 100% только тогда, когда оно завершено.

Определение, методы и передовой опыт

«Нам нужно установить цену для этого нового проекта для клиента», - говорит ваш торговый представитель.

«Отлично! Давайте разберемся в этом проекте, выяснив, что нужно сделать», - говорите вы и начинаете подсчитывать смету. Но оценка стоимости проекта - это не чистая математика.Это сложный процесс, который включает в себя вклад клиента и объединение ваших голов с командой, а также идеальное понимание приоритетов функций, ценности для бизнеса, полезных вещей и т. Д.

В то же время организации во всем мире тратят в среднем 114 миллионов долларов на каждый потраченный миллиард долларов, причем плохой сбор требований и плохое управление являются одной из основных причин неудач проекта. Итак, как вы можете управлять всем этим последовательно? У нас есть руководство для всех, кто хочет лучше оценивать затраты на проект и решить проблему перерасхода бюджета.

Что такое оценка стоимости проекта?

Оценка стоимости, по определению, - это практика прогнозирования окончательной общей стоимости проекта, имеющего очерченный объем. Это фундаментальная часть управления стоимостью проекта (дисциплина, используемая менеджерами проектов с 1950 года для управления затратами). Оценка стоимости подтверждает бюджет проекта и позволяет отслеживать и контролировать затраты по проекту, когда проект находится в стадии реализации. Приблизительная стоимость проекта тогда называется сметой или плановой ценой.Он включает в себя все проектные расходы, и его довольно сложно спрогнозировать, поскольку масштаб проекта - явление постоянно меняющееся. Часто оценка стоимости проекта очень похожа на взгляд в хрустальный шар.

Почему важна оценка стоимости проекта

Есть много причин, по которым оценка стоимости является неотъемлемой частью управления проектом.

Смета расходов отражает финансовую жизнеспособность проекта. Прежде всего, точная смета важна для принятия решения о целесообразности проекта для компании в данный момент.В этом свете оценка затрат дает ответ на вопрос, может ли проект быть завершен с использованием имеющихся ресурсов в заданный период времени и по-прежнему приносить пользу организации.

Оценка стоимости помогает не отставать от графика. В конце концов, правильная оценка проекта важна для обеспечения того, чтобы фактические усилия после реализации проекта в максимально возможной степени соответствовали расчетным целям, установленным в начале проекта. Таким образом, оценки являются одним из основополагающих принципов защиты ожиданий клиентов и чистой прибыли вашей компании.

Важно отметить, что не имеет значения, используете ли вы PMI, PRINCE2 или что-то еще для управления проектом или Scrum, Waterfall и т. Д. Для выполнения проекта. Смета выполняемых работ всегда будет основой вашего проекта. Если, конечно, у вас нет клиента с неограниченным запасом наличных денег, и в этом случае вы, вероятно, самый удачливый (и единственный) поставщик в мире.

Факторы, влияющие на оценку стоимости проекта

Не повредит повторить, что оценка затрат должна охватывать каждый небольшой элемент, необходимый для проекта - труд, материалы, обучение и т. Д.А поскольку все учесть сложно, первоначальную смету расходов редко можно назвать достоверной и надежной. Обычно они пересматриваются и изменяются, когда объем проекта становится более ясным.

Во всех случаях, чтобы убедиться, что вы правильно оценили свой проект, необходимо, чтобы у вас были оценки, которые, по вашему мнению, выдержат критику. Когда клиент принял проект и он начинает работать со временем и бюджетом, это может очень быстро огорчить вашего клиента и других заинтересованных сторон.Так что давайте постараемся избежать этого как можно лучше.

При расчете стоимости проекта вам может быть полезно провести различие между прямыми и косвенными затратами, поскольку в конечном итоге цена вашего проекта должна будет учитывать оба фактора.

Прямые и косвенные затраты

Прямые затраты - это расходы, тесно связанные с вашим проектом. Они будут включать в себя рабочую силу, необходимую для завершения проекта, а также программное обеспечение, оборудование и сырье, в зависимости от отрасли, в которой вы работаете. Хотя рабочая сила (зарплата ваших сотрудников) менее колеблется, цены на оборудование, скорее всего, будут варьироваться.

В свою очередь, косвенные расходы, также известные как «накладные расходы» и «административные», влекут за собой расходы на поставки, которые подпитывают повседневную деятельность вашей компании в целом, а не на реализацию конкретного проекта или услуги. Офисное оборудование, аренда и коммунальные услуги можно считать косвенными расходами. Как и прямые, косвенные затраты могут быть фиксированными или переменными.

Оба типа затрат важны и должны приниматься во внимание при оценке проекта.

Предполагая, что вы работаете в компании, предоставляющей профессиональные услуги, типичные категории затрат включают, помимо прочего, человеческие ресурсы, командировочные расходы, плату за обучение, материальные ресурсы, расходы на исследования, резервы на случай непредвиденных обстоятельств и т. Д.

Общие методы оценки стоимости проекта

В зависимости от типа и размера вашего проекта, ожиданий заинтересованных сторон, потенциального метода выставления счетов и других факторов, связанных с проектом, могут применяться различные методы и инструменты, чтобы сделать обоснованное предположение о цене проекта. Мы собрали их в одну таблицу вместе с рекомендациями.

Методика оценки

Определение

Рекомендации

Оценка снизу вверх

Распределение затрат по отдельным элементам плана проекта, таким как задачи, вехи или фазы, и объединение денег

Лучше всего подходит для оценки проектов с определенными ожиданиями и конкретными требованиями в соответствии с заинтересованными сторонами, которые не ожидают серьезных изменений в объеме

Оценка сверху вниз

Расчет общей стоимости проекта и определение объема работ, которые могут быть выполнены

Обычно используется для оценки элементов в проектах с фиксированной ценой, когда цена изначально указана клиентом.

Аналогичная оценка

Опираясь на данные предыдущих аналогичных проектов для прогноза стоимости

Рекомендуется при ограниченной информации о проекте

Параметрическая оценка

Получение конкретных переменных стоимости и точек данных из других проектов для определения окончательной стоимости проекта

Обычно вызывается, когда данные предыдущего проекта масштабируются

Оценка по трем точкам

Получение среднего из оценок наилучшего, наихудшего и наиболее вероятного случая

Хороший совет при высоком риске превышения бюджета

Для получения дополнительной информации о каждом методе ознакомьтесь с этой статьей с подробным описанием каждого из них.

Основные причины неточной сметы проекта

Чаще всего смета проекта оказывается неактуальной. Основная причина заключается в сроках, когда они сделаны - на этапе предложения, когда вы меньше всего знаете о проекте, а также о многих других факторах, которые снижают качество сметы затрат. Распространенные ошибки, на которые следует обратить внимание, которые могут снизить точность и надежность ваших оценок:

  • Дальновидные прогнозы. Опытные руководители проектов знают, что любая оценка является преждевременной оценкой, если она сделана заранее, скажем, для прогноза бюджета на три года вперед. Это сразу превращается в предположительную оценку, которая тогда вряд ли будет актуальной.
  • Нехватка экспертизы по аналогичным проектам. Нельзя отрицать тот факт, что более точная смета затрат достигается с учетом опыта реализации сопоставимых инициатив. Аналогичные проекты используются в ваших следующих оценочных решениях, давая вам более четкое представление о том, как лучше охватить новый проект и какие этапы занимают больше времени, чем обычно.
  • Отсутствие требований. Недостаточно иметь представление о сути проекта. Чтобы получить точную оценку, каждый элемент в проекте должен быть указан по запросу клиента. Оставаясь на одной странице с клиентом, вы сможете разбить проект на управляемые части работы и гарантировать, что вы не упустите чьи-либо ожидания.
  • Разделение одной задачи на несколько ресурсов. Когда над задачей работает более одного человека, должны быть установлены четкие процессы, что, в свою очередь, требует дополнительного времени на планирование и управление, которое часто не принимается во внимание.Это не только продлевает срок выполнения задачи, но также увеличивает вероятность превышения сроков и оценок. В конце концов, одна задача, разделенная между несколькими членами команды, оказывается дороже, чем вы думали изначально.
  • Ожидается, что ресурсы будут работать при полной батарее. Полная эффективность на рабочем месте - это утопия, в которую мы все хотим верить. Всегда будет «мертвое время» или непредвиденная неоплачиваемая работа. Более разумным целевым числом было бы 70-80%. Не забудьте указать это при определении объема вашего следующего проекта.

Использование электронных таблиц для оценки затрат в управлении проектами

Таблицы

до сих пор широко используются для оценки затрат. Однако, прежде чем снова погрузиться в чудеса электронных таблиц Excel, мы предлагаем взвесить все его плюсы и минусы.

Плюсы использования электронной таблицы для оценки затрат
  • Почти отраслевой стандарт
  • Низкий входной барьер (большинство людей имеют к нему доступ и знают, как его использовать)
  • Очень легко приспосабливаемый и настраиваемый
  • Легко анализировать, представлять и сводить данные (как минимум для одного проекта)
  • Легко копировать и распространять
Минусы использования электронной таблицы для оценки затрат
  • Очень легко приспосабливаемый и настраиваемый
  • Подвержен ошибкам из-за ручного характера работы
  • Доступен только локально, а не нескольким людям одновременно
  • Легко копировать и распространять (Как легко объединить мнения 10 человек?)
  • Практически невозможно объединить ввод данных из-за его деликатного характера
  • Нет простого способа извлечь уроки из предыдущих проектов и воспользоваться историческими данными
  • Мусор при сравнении проектов и их данных без значительных ручных усилий
  • Отсутствие контроля версий (что всегда приводит к существенной переработке)
  • Очень сложно отслеживать ключевые показатели эффективности (KPI), чтобы своевременно на них реагировать

В приведенном выше списке показано, почему имеет смысл взять под рукой такой инструмент, как Excel, но это, с другой стороны, также является основным недостатком использования электронных таблиц, поскольку они очень быстро становятся очень сложными и хрупкими из-за этой «легкости». .'Природа таблиц делает их очень сложными, особенно когда нескольким людям приходится работать над одним листом без какого-либо контроля версий. И да, использование репозитория документов (с блокировкой файлов или без нее) по-прежнему не является хорошим решением.

Чтобы он заработал, нужно быстро выполнить много доработок вручную. Сбор данных по проектам - это также процесс, подверженный ошибкам и требующий значительных ручных усилий, если электронные таблицы являются предпочтительным оружием. Таким образом, по нашему опыту, простое использование преимуществ предыдущей истории проекта и послужного списка практически никогда не достигается, поскольку для этого требуется слишком много ручной работы.

Почему необходимо решение для замены электронных таблиц

Основываясь на нашем опыте работы с компаниями, использующими электронные таблицы Excel в крупных проектах (более 130 человек), электронные таблицы редко имеют счастливый конец. Смета расходов начинает изнашиваться в середине проекта, когда никто не может прийти к единому мнению о том, какова была исходная оценка. Конечно, эта проблема становится по-настоящему распространенной только тогда, когда проект начинает ускользать, и все борются за контракт.

В целом использование электронных таблиц для управления этим процессом очень похоже на то, чтобы начинать все сначала всякий раз, когда начинается новый проект, это также делает невозможным улучшение процесса и сокращение времени выполнения заказа от интереса клиента до фактического запуска проекта.

Почему бы не сделать это правильно с самого начала и со временем не начать улучшаться (даже без дополнительной работы). Ваша прибыль и ваши клиенты будут вам за это благодарны.

Как включить ИИ в смету проекта

Основная проблема оценки затрат заключается в том, что это делается как можно раньше при небольшом количестве информации о проекте. С другой стороны, мы знаем о проекте больше всего, только когда он завершен. Сложно, не правда ли? Включение искусственного интеллекта в процесс оценки стоимости проекта может помочь вам решить эту проблему путем информирования ваших решений с помощью скрытой информации о завершенных проектах.

Например, искусственный интеллект

Forecast позволяет каждому пользователю ежедневно использовать совокупные навыки и знания, полученные в сотнях тысяч проектов. Функция автоматического расписания автоматически оценивает задачи, распределяет и оптимизирует ресурсы и устанавливает крайние сроки, идеально подходящие для конкретных людей. Это помогает сократить время выполнения заказа и достичь точности 90% при определении объема работ и оценке стоимости проекта. Вот пример того, как это может выглядеть:

Для начала вы можете попробовать использовать страницу Scoping в Forecast в качестве шаблона оценки стоимости вашего проекта.Там легко разбить проект на этапы и задачи, а затем применить автоматическое расписание, чтобы оценить все задачи и назначить для них людей. Каждая задача получит уникальную оценку, основанную на схожих задачах, которые были выполнены в системе. Кроме того, автоматическое расписание превратит вашу иерархическую структуру работ в временную шкалу проекта, где вы сможете отслеживать прогресс проекта в будущем.

Через несколько месяцев с Forecast платформа также узнает достаточно о ваших сотрудниках и задачах, которые они обычно выполняют, и вам не нужно беспокоиться о том, что при следующем использовании Auto Schedule она назначит случайных людей для ваших задач.Чуть ниже временной шкалы вы увидите тепловую карту с вашими ресурсами и их рабочими нагрузками, чтобы увидеть, нет ли избыточного бронирования, и разумно использовать ресурсы. Чем больше вы работаете с Forecast, тем точнее становится ваша смета расходов и тем меньше административной работы у вас на столе.

В соответствии с графиком проекта есть вкладка "Бюджет", которая позволит вам отслеживать бюджет вашего проекта, и многие другие функции, обеспечивающие максимально оптимальное выполнение проектов и операций.

В конце концов, от качества сметы зависит успех вашего проекта. Так каковы признаки того, что оценки вашего проекта действительно не оправдывают ожиданий? Наш генеральный директор подготовил этот контрольный список, чтобы вы могли быстро его проверить.

Что такое оценка затрат при управлении проектами?

Проект может быть реализован только вместе со всеми необходимыми материалами и рабочей силой, а эти материалы и трудозатраты стоят денег. Составить бюджет, который сводит затраты к минимуму, а максимизировать качество и масштаб проекта может быть непросто.Вот почему важна правильная оценка стоимости.

Оценка затрат в управлении проектами - это процесс прогнозирования финансовых и других ресурсов, необходимых для завершения проекта в рамках определенного объема. Оценка стоимости учитывает каждый элемент, необходимый для проекта - от материалов до рабочей силы - и вычисляет общую сумму, которая определяет бюджет проекта. Первоначальная оценка стоимости может определить, дает ли организация зеленый свет проекту, и, если проект продвигается вперед, оценка может быть фактором при определении объема проекта.Если оценка стоимости окажется слишком высокой, организация может решить сократить проект, чтобы он соответствовал тому, что она может себе позволить (это также необходимо для обеспечения финансирования проекта). Как только проект находится в движении, смета расходов используется для управления всеми связанными с ним затратами, чтобы сохранить проект в рамках бюджета.

Элементы оценки затрат в управлении проектами

Существует два основных типа затрат, учитываемых процессом оценки затрат:

  1. Прямые затраты: Затраты, связанные с одной областью, такой как отдел или сам проект.Примеры прямых затрат включают в себя постоянную рабочую силу, материалы и оборудование.
  2. Косвенные затраты: Затраты, понесенные организацией в целом, такие как коммунальные услуги и контроль качества.

В рамках этих двух категорий вот некоторые типичные элементы, которые будут учтены при оценке затрат:

  • Трудозатраты: Стоимость членов группы, работающих над проектом, как с точки зрения заработной платы, так и времени
  • Материалы и оборудование: Стоимость ресурсов, необходимых для проекта, от физических инструментов до программного обеспечения и юридических разрешений
  • Помещения: Стоимость использования любых рабочих мест, не принадлежащих организации.

Добавить комментарий