Проектная документация включает в себя: Проектная документация — что это такое, простыми словами.

оптимизация требований к составу и содержанию разделов

Проектная документация: оптимизация требований к составу и содержанию разделов

Одним из ключевых элементов в жизненном цикле строительного объекта является разработка проектной документации (проектирование). Этап проектирования – важная стадия инвестиционно-строительного процесса, в ходе которой закладывается эффективность как строительства, реконструкции, реставрации, приспособления или технического перевооружения, так и последующей эксплуатации зданий и сооружений. От требований, предъявляемых к составу и содержанию разделов проектной документации, зависят временные и экономические затраты как на проектирование, так и на реализацию объекта капитального строительства в целом.

Правила и принципы

Состав проектной документации объектов капитального строительства определен Градостроительным кодексом Российской Федерации, который предусматривает необходимость разработки не менее 14 разделов. При этом определение состава и требований к содержанию разделов проектной документации отнесено к полномочиям Правительства Российской Федерации.

В настоящий момент все требования к проектной документации собраны в «Положении о составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию», утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 16 февраля 2008 года № 87 (далее – Положение). Оно устанавливает состав и требования к содержанию разделов проектной документации применительно к различным видам объектов капитального строительства, в том числе к линейным объектам, объектам производственного и непроизводственного назначения, к отдельным этапам строительства объектов капитального строительства, а также при проведении капитального ремонта или реконструкции объектов капитального строительства, включая линейные объекты.

До принятия Положения регламентация состава и содержания проектной документации осуществлялась ведомственными актами различных министерств. Переход от ведомственного регулирования правил подготовки проектной документации, регулируемых строительными нормами и правилами (далее – СНиП), к нормативному правовому акту, принимаемому на правительственном уровне, характеризовал существенное повышение значимости проектной документации, но не решил ряд проблем в сфере проектирования.

Так, например, Положение не предусматривает стадийность проектирования и изменение требований к содержанию текстовой и графической частей разделов проектной документации применительно к конкретным видам объектов капитального строительства различного функционального назначения. В нем не приведены требования к содержанию разделов в части мероприятий по гражданской обороне и мероприятий по предупреждению чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, обеспечения промышленной безопасности, безопасной эксплуатации объекта капитального строительства. Также не приведены требования к проектной документации повторного применения. Профессиональное сообщество неоднократно поднимало вопрос необходимости внесения изменений в Положение, указывая на то, что требования, предъявленные в нем, приводят к увеличению сроков реализации инвестиционных проектов, удорожанию стоимости проектирования и строительства в целом, создают препятствия для внедрения инновационных технологий, новых строительных материалов и оборудования.

По мнению экспертного сообщества, для определения направления оптимизации требований к составу и содержанию разделов проектной документации необходима глубокая проработка данного вопроса с проведением сравнительного анализа требований к составу и содержанию проектной документации как в отечественных строительных нормах, регулировавших данный вопрос на более ранних этапах становления строительной отрасли, так и с современным альтернативным подходом к данному вопросу в технически раз- витых государствах. Нормативные технические документы Госстроя СССР, такие, например, как СН 202-62 «Инструкция по разработке проектов и смет для промышленного строительства», СН 202-69 «Инструкция по разработке проектов и смет для промышленного строительства», СН 202-76 «Инструкция по разработке проектов и смет для промышленного строительства», СН 202-81 «Инструкция о со- ставе, порядке разработки, согласования и утверждения проектов и смет на строительство предприятий, зданий и сооружений», СНиП 1.02.01-85 «Инструкция о составе, порядке разработки, согласования и утверждения проектно-сметной документации на строительство предприятий, зданий и сооружений», СНиП 11-01-95 «Инструкция о порядке разработки, согласования, утверждения и составе проектной документации на строительство пред- приятий, зданий и сооружений» последовательно сменяли друг друга на протяжении длительного времени. Их изучение позволяет провести сравнительный анализ действовавших норм. По мнению отдельных специалистов, нормативная база того времени не соответствовала современным потребностям и сдерживала развитие экономики Российской Федерации, что и стало одним из стимулов для проведения реформы технического регулирования в строительной отрасли. Тем не менее анализ СН 202-81 «Инструкции о составе, порядке разработки, согласования и утверждения проектов и смет на строительство предприятий, зданий и сооружений» наглядно показывает актуальность и соответствие этих норм современным требованиям в сфере технического регулирования.

Уникальность, предшествующих Положению строительных норм, заключалась в принципах подхода к подготовке проектной документации, которые не нашли своего места в современных требованиях к составу разделов проектной документации и их содержанию. Рассмотрим основные принципы, положенные в основу строительных норм СССР и востребованные строительным сообществом на современном этапе развития строительной отрасли.

Принцип 1

Министерства и ведомства СССР, органы государственного надзора и общественные организации в соответствии с предоставленными им правами могли разрабатывать нормативные документы по проектированию и инженерным изысканиям, отражающие специфику отдельных отраслей народного хозяйства, отраслей промышленности и видов строительства, и утверждать их по согласованию с Госстроем СССР. Допускалось строительство объектов по иностранным лицензиям на базе комплектного импортного оборудования на основе компенсационных соглашений и контрактов с компаниями других стран. Данный принцип реализуется сейчас в гармонизации и стремлении к взаимному признанию механизмов оценки и подтверждении объектов капитального строительства установленным (или декларируемым) нормам, стандартам и иным аспектам оценки в рамках Евразийского экономического союза (ЕАЭС) и Европейского союза (ЕС).

Принцип 2

Проектные и изыскательские организации при проектировании предприятий, зданий и сооружений должны обеспечивать реализацию достижений науки, техники и передового отечественного и зарубежного опыта с тем, чтобы построенные или реконструированные предприятия ко времени их ввода в действие были технически передовыми и обеспечивали выпуск продукции высокого качества в соответствии с научно обоснованными нормативами по затратам труда, сырья, материалов и топливно-энергетических ресурсов, утвержденными по отраслям народного хозяйства и отраслям промышленности. Не допускается строительство по устаревшим проектам и рабочим проектам. Основы данного принципа в настоящее время зало- жены в сфере технического регулирования и выражаются в стремлении отечественной строительной отрасли соответствовать уровню материально-технической базы и научно-технического развития европейских стран

Принцип 3

Проекты и материалы проектов, представляемые на экспертизу и утверждение, должны разрабатываться без лишней детализации, в минимальном объеме и составе, достаточном для обоснования принимаемых проектных решений и определения объема основных работ. Данный принцип реализуется сейчас посредством проведения работы, направленной на оптимизацию требований к проектной документации.

Принцип 4

При разработке проектно-сметной документации необходимо руководствоваться законами СССР, указами Президиума Верховного Совета СССР и решениями Правительства СССР, нормативными актами по капитальному строительству, государственными стандартами, документами по основным направлениям в проектировании объектов соответствующих отраслей, нормами технологического проектирования, общесоюзными строительными каталогами, в том числе территориальными и ведомственными. Решение данного принципа на современном этапе предусмотрено путем внедрения обязательности для государственных заказчиков применения экономически эффективных проектов повторного использования.

Принцип 5

Организации, осуществляющие экспертизу и утверждение проектно-сметной документации, не должны предъявлять требования, приводящие к неоправданному увеличению ее объема и излишней детализации. Данный принцип не потерял свою актуальность на современном этапе. Исключение завышенных требований при проведении экспертизы проектной документации является одним из самых обсуждаемых вопросов в проектном и экспертном сообществах.

Принцип 6

Одним из наиболее острых вопросов, регулярно поднимаемых сообществом проектировщиков, являются избыточные требования к проектной документации. Предъявляемые в настоящее время требования к проектной документации способствуют появлению административных барьеров и увеличению расходов, как временных, так и финансовых, на разработку проектной документации и проведение ее экспертизы. Документация, выполненная с обоснованными отступлениями от действующих норм, правил и инструкций, подлежит согласованию в части этих отступлений с органами государственного надзора и заинтересованными организациями, утвердившими их. Данный принцип в подавляющем большинстве случаев позволял обходиться без разработки и согласования Специальных технических условий (далее – СТУ). В выделенных выше принципах заложена необходимость применения и активного внедрения в сфере строительства современных эффективных технических решений, технологий, материалов, конструкций и оборудования, а также возможность использования при проектировании как национальных стандартов и строительных норм, так и соответствующих передовому техническому уровню европейских стандартов

Сравнительный анализ

В начале восьмидесятых годов ХХ века проектная документация состояла из пяти разделов. К 2016 году количество разделов увеличилось до семнадцати. Для получения адекватной оценки сопоставим требования к составу и содержанию проектной документации на 2017 год и к началу восьмидесятых годов ХХ века. Как уже отмечалось, строительные нормы 1981 года предусматривали в составе проектной документации пять разделов: общая пояснительная записка, технологические решения, строительные решения, организация строительства и сметная документация. К примеру, раздел «Строительные решения» должен был содержать:

● в текстовой части – краткое описание и обоснование основных архитектурно-строительных решений, мероприятий по освещенности, бытовому и санитарному обслуживанию работающих, по электро-, взрыво- и пожаробезопасности, защите строительных конструкций от коррозии. Также там должны были быть приведены основные решения по водоснабжению, канализации, отоплению, вентиляции и кондиционированию воздуха и решения по объектам гражданской обороны;
● в графической части – планы, разрезы, фасады зданий и сооружений, а также схемы трасс внешних и внутриплощадочных инженерных сетей и коммуникаций. По производственным зданиям со сложными системами отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, со сложными системами водоснабжения и канализации допускалась разработка планов и разрезов этих зданий с нанесением указанных систем

Сегодня данные сведения и решения, входящие ранее в один раздел, разнесены по нескольким обособленным разделам проектной документации. Сопоставив требования к содержанию разделов проектной документации начала восьмидесятых годов с требованиями Положения получаем объем информации, который уже сопоставим с различной степенью проработки проектных решений. По оценкам многих представителей проектно-экспертного сообщества, именно «устаревшие» строительные нормы содержат минимальные и достаточные требования к количеству разделов проектной документации в объеме, который позволяет проходить экспертизу и получать разрешение на строительство.

Большое количество разделов и подразделов проектной документации усложняет и удорожает процессы проектирования и экспертизы. Необходимость готовить такое большое количество разделов и подразделов приводит к привлечению множества субподрядных проектных организаций, что отрицательным образом сказывается на качестве проектной документации в целом, так как действия субподрядчиков нередко недостаточно скоординированы генеральной проектной организацией. В СССР проектно-сметная документация, разработанная субподрядными проектными организациями, использовалась генеральной проектной организацией при составлении общей пояснительной записки и других разделов проекта, представляемого на экспертизу и утверждение. Сегодня зачастую вместо монолитного проекта имеется набор слабо увязанных между собой разделов проектной документации, разработанных субподрядными организациями. Появлению в смежных разделах проектной документации проектных решений, не увязанных между собой, способствуют многочисленные дублирующие требования к содержанию разделов проектной документации, установленные Положением. Субподрядные организации, разрабатывая свой раздел, а зачастую отдельную инженерную систему, технологическое или конструктивное решение, не имеют представления об общей концепции развития объекта капитального строительства и о проектных решениях, разрабатываемых иными субподрядными организациями по смежным разделам. Генеральный проектировщик, не обладая достаточным количеством времени, что особенно проявляется при устранении замечаний при прохождении экспертизы, не имеет возможности обработать большое количество разделов и проектных решений, отданных на откуп субподрядным организациям. Своевременность внесения изменений в проект постановления Правительства Российской Федерации «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16 февраля 2008 г. № 87» в соответствии с пунктом 15 плана мероприятий («дорожная карта») «Оптимизация требований к составу и содержанию разделов проектной документации объектов капитального строительства», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 29 июня 2013 г. № 1336-р, обусловлена необходимостью корректировки состава разделов проектной документации. Какими могут быть иные возможности оптимизации требований к проектной документации, которые могли бы способствовать совершенствованию правового регулирования градостроительной деятельности и улучшению предпринимательского климата в сфере строительства?

Способы оптимизации

До принятия Положения регламентация осуществлялась ведомственными актами различных министерств. Министерства и ведомства СССР, органы государственного надзора и общественные организации в соответствии с предоставленными им правами разрабатывали нормативные документы по проектированию и инженерным изысканиям, отражающие специфику отдельных отраслей народного хозяйства, отраслей промышленности и видов строительства, и утверждали их по согласованию с Госстроем СССР.

Ведомственные инструкции о составе, порядке разработки, согласовании и утверждении проектной и сметной документации на строительство учитывали специфику объектов капитального строительства, включая линейные объекты, что исключало излишние требования к составу и содержанию проектной документации. Например, ведомственные строительные нормы ВСН 39-86 «Инструкция о составе, порядке разработки, согласования и утверждения проектно-сметной документации на строительство скважин на нефть и газ» регламентировали требования к составу и содержанию проектной документации на строительство скважин на нефть и газ, на суше и на море, но в отличие от СН 202-81 предъявляли требования с учетом специфики проектируемых объектов, минимизируя состав и содержание разделов проектной документации. Ведомственные строительные нормы облегчали работу проектировщика и экономили время, исключали из состава и содержания разделов излишние требования к разрабатываемой проектной документации. Для еще большей оптимизации требований к проектной документации в развитие строительных норм разрабатывались приложения, которые содержали как примерный состав рабочего проекта, например, жилого дома, общественного здания или сооружения, так и примерный состав материалов определенных мероприятий, разрабатываемых в рабочем проекте, например, по охране окружающей среды. В настоящее время Положением не предусмотрены уточняющие требования к составу и содержанию разделов проектной документации, отражающих специфику отдельных объектов капитального строительства. Проектным сообществом были бы востребованы соответствующие материалы, определяющие минимально необходимый и достаточный набор мероприятий, обосновывающих выполнение требований по гражданской обороне, предупреждению чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, обеспечению промышленной безопасности и безопасной эксплуатации объектов капитального строительства для проектной документации повторного использования, модифицированной проектной документации, а также для объектов метрополитена, автомобильных дорог, железных дорог, линий связи, магистральных трубопроводов, по добыче полезных ископаемых.

Не менее значительным является вопрос о требованиях, предъявляемых к содержанию разделов, проработке и детализации принимаемых проектных решений. Крайне важно определить, что следует разрабатывать и представлять на экспертизу в объеме проектной документации. Отсутствие однозначных требований к содержанию разделов проектной документации приводит к разногласиям между экспертами, проектировщиками на этапах проектирования и экспертизы. Градостроительным кодексом и иными законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации предусмотрено одностадийное проектирование в виде «рабочего проекта». Поэтому остро стоит проблема определения степени детализации проектных решений и соответственно глубины экспертизы. Объем и степень детализации проектных решений, представляемых сегодня на экспертизу, зачастую завышены, что приводит к необоснованному усложнению и удорожанию проектирования, препятствует внедрению инновационных технологий и современного оборудования. Для прохождения экспертизы проектировщикам приходится максимально задействовать свои ресурсы для детальной проработки проектных решений и подбора оборудования. В значительной мере время, отведенное на реализацию инвестиционного проекта, тратится на подготовку проектной документации для прохождения экспертизы и получения разрешения на строительство. С момента получения разрешения на строительство и выхода рабочих на объект до ввода объекта в эксплуатацию проходит значительный временной промежуток – от нескольких месяцев до нескольких лет в зависимости от сложности и технико-экономических показателей объекта капитального строительства. В период строительства, до ввода объекта в эксплуатацию, возможно появление новых строительных материалов, инновационных технологий и архитектурно- строительных решений. Внедрение новых строительных материалов, инновационных технологий и архитектурно-строительных решений на объекте, проектные решения которого прошли согласование в экспертизе, связано с переработкой проектной документации и, возможно, повторным прохождением экспертизы. Все это приводит к необоснованным расходам и увеличению сроков реализации инвестиционного проекта. Зачастую инвесторам и проектировщикам приходится отказываться от внедрения на объекте новых технологий, оборудования и инженерных систем в пользу устаревших из-за отсутствия времени на переработку проектной документации и согласование новых проектных решений.

Какой объем проработанной в проектной документации информации необходим для получения разрешения на строительство?

В настоящее время в рейтинге Doing Business Всемирного банка по показателю получения разрешения на строительство Российская Федерация находится на 115-м месте. В этой связи на совещании с членами Правительства Российской Федерации, состоявшемся 31 октября 2017 года и посвященном, в том числе вопросам улучшения делового климата, Президент России В.В. Путин особо обратил внимание на необходимость активизации соответствующей работы в сфере строительства. 2 Разрешение на строительство представляет собой документ, который подтверждает соответствие проектной документации требованиям, установленным градостроительным регламентом, проектом планировки территории и проектом межевания территории. Градостроительный регламент устанавливает вид разрешенного использования земельных участков, предельные параметры разрешенного строительства, реконструкции объектов капитального строительства. Градостроительный план земельного участка содержит информацию о разрешенном использовании земельного участка, требованиях к назначению, параметрам и размещению объекта капитального строительства на указанном участке, информацию о технических условиях подключения (технологического присоединения) объектов капитального строительства к сетям инженерно-технического обеспечения. Таким образом, на момент прохождения экспертизы и получения разрешения на строительство должны быть определены назначение и предельные параметры объектов капитального строительства, а также необходимые сведения в целях обеспечения защиты жизни и здоровья граждан и охраны окружающей среды. Полный объем информации и проектных решений (рабочий проект) об объекте капитального строительства необходим только к моменту ввода его в эксплуатацию, поскольку разрешение на ввод объекта в эксплуатацию представляет собой документ, подтверждающий:

● выполнение строительства, реконструкции объекта капитального строительства в полном объеме в соответствии с разрешением на строительство и проектной документацией;
● соответствие построенного, реконструированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов, соответствие параметров построенного, реконструированного объекта капитального строительства проектной документации, в том числе требованиям энергетической эффективности и требованиям оснащенности объекта капитального строительства приборами учета используемых энергетических ресурсов;
● соответствие построенного, реконструированного объекта капитального строительства техническим условиям.

По мнению профессионального сообщества, данное положение предоставляет возможность изыскания иных мероприятий, способствующих дальнейшей минимизации требований к составу и содержанию разделов проектной документации на строительство, реконструкцию, капитальный ремонт объектов капитального строительства, финансируемых за счет средств частных инвесторов без привлечения средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, средств юридических лиц, созданных Российской Федерацией, субъектами Российской Федерации, муниципальными образованиями, юридических лиц, доля Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в уставных капиталах которых составляет более 50%, и не являющихся уникальными и технически сложными. Содержание проектной документации на такие объекты на момент предоставления в экспертизу возможно должно ограничиваться основными архитектурно-планировочными и конструктивными решениями, основными решениями по инженерному и технологическому оборудованию, отделке зданий, обоснованием предельных параметров объектов капитального строительства, необходимыми сведениями, направленными на обеспечение защиты жизни и здоровья граждан, охраны окружающей среды. Дальнейшая детальная проработка и увязка на объекте проектных решений должна осуществляться на последующих стадиях проектирования и завершаться до момента получения разрешения на ввод объекта в эксплуатацию.

Представляется целесообразным для определения возможности внедрения стадийности процесса проектирования воспользоваться апробированными решениями нормативных технических документов Советского Союза, европейских стандартов и стандартов сопредельных стран таможенного союза ЕАЭС. Проектирование предприятий, зданий и сооружений в СССР могло осуществляться:

● в одну стадию – рабочий проект со сводным сметным расчетом стоимости – для предприятий, зданий и сооружений, строительство которых будет осуществляться по типовым и повторно применяемым проектам, а также для технически несложных объектов;
● в две стадии – проект со сводным сметным расчетом стоимости и рабочая документация со сметами – для других объектов строительства, в том числе крупных и сложных.

Определение стадийности проектирования также включено в большинство международных и национальных нормативных документов по строительству. Европейские нормативные документы предполагают более глубокую дифференциацию процесса проектирования. На анализе основных международных и ряда национальных нормативных документов европейских стран были определены наиболее типичные стадии разработки проектной документации строительного объекта.

Стадия 0.

Предпроектные материалы – проектное задание (задание на проектирование).

Стадия 1.

Технико-экономическое обоснование (Design Concept) – набор основных положений, касающихся проекта, учитываемых на всех этапах проектирования и принимающих во внимание все существующие ограничения.

Стадия 2.

 Эскизный проект (Schematic design) – начальный проект, представленный на второй стадии процесса проектирования и основанный на концепции проекта.

Стадия 3.

Проект (Detail design) – документация, разработанная в период третьего этапа процесса проектирования, основанного на утвержденной стадии принципиальных решений (схематического проектирования).

Стадия 4.

Рабочая документация (Final design) – финальный этап проектирования, выполняемый после одобрительной оценки детального проектирования.

Стадия 5. Утвержденная рабочая документация

В нормативных документах стран таможенного союза ЕАЭС, таких как Беларусь и Казахстан, также сделан акцент на многостадийность процесса проектирования объектов капитального строительства. Но европейские нормативные документы предполагают более глубокую дифференциацию процесса проектирования, чем стандарты стран таможенного союза ЕАЭС. К тому же Европейский комитет по стандартизации (CEN) не остановился на достигнутом результате и продолжает работу в части структурирования стадийности проектных работ в области капитального строительства. Из национальных стандартов Российской Федерации только ГОСТ Р 55654-2013 (ИСО 16813:2006), являющийся модифицированным по отношению к международному стандарту ISO 16813:2006 «Building environment design – Indoor environment – General principles» с учетом потребностей национальной экономики Российской Федерации и особенностей российской национальной стандартизации, предусматривает выделение четырех стадий процесса проектирования объектов капитального строительства. Положительный опыт использования в европейских стандартах многостадийного проектирования позволяет рассмотреть возможность исключения излишней детализации проектных решений и сокращения разделов проектной документации на момент прохождения экспертизы до количества, достаточного для последующего качественного проектирования и строительства зданий и сооружений с надлежащими параметрами безопасности, надежности и эффективности.

Выводы

Представленный выше анализ Положения приводит к выводу о необходимости оптимизации требований к составу и содержанию разделов проектной документации объектов капитального строительства, предоставляемой на государственную экспертизу.

В целях дальнейшего совершенствования правового регулирования градостроительной деятельности и улучшения делового климата в сфере строительства представляется целесообразным рассмотреть также возможность внедрения на законодательном уровне многостадийности процесса проектирования. При проведении оптимизации содержания разделов проектной документации особое внимание следует уделить исключению:

● возможного дублирования требований к содержанию в смежных разделах проектной документации;
● избыточного наполнения разделов информацией и решениями, не затрагивающими конструктивные и иные характеристики обеспечения безопасности объекта капитального строительства;
● требований, приводящих к излишней детализации проектных решений.

Разработка проектной документации, подготовка и оформление

Наличие в штате компании более 50 профессиональных инженеров различного профиля позволяет выполнять комплексное проектирование.

 

Проектно-строительная компания «Эверест» предоставляет услуги по разработке проектной документации на всех стадиях проекта, а именно:

• «Технико-экономическое обоснование» включает в себя вариантные предложение предпроектных решений со сравнительной оценкой инвестиционных затрат на реализацию объекта
• «Проектная документация» включает в себя разделы проекта, необходимые для получения положительного заключения органов экспертиз
• «Рабочая документация» включает в себя все разделы проектно-сметной документации, необходимые для получения разрешения на строительство, а также производства строительно-монтажных работ
• «Авторский надзор за строительством» производится в целях контроля соответствия выполняемых строительно-монтажных работ, утвержденной проектной документации

Основной приоритет отдается:

• Технологичности и эффективности принятых проектных решений
• Качеству, проектной документации
• Выполнению документации в обозначенные сроки

 

Сделайте заказ на разработку проектной документации позвонив на многоканальный телефон: +7 (343) 342-02-10
или отправьте Ваш запрос на e-mail: [email protected]

 

Подготовка и разработка разрешительной документации

 Оформление исходно разрешительной документации – очень важный этап в самом процессе строительства. Невозможно построить объект, обойдя все бюрократические процедуры, львиную долю которых составляют оформление разрешительной документации.

 

Так же важным элементом качественно построенного объекта является его проект. Если Вы решили инвестировать деньги, или же имеете грандиозные идеи в сфере строительства, которые, по Вашему мнению, способны привлечь эти инвестиции, разработка проектной документации должна быть произведена на высшем уровне.

 

К счастью, в современном мире существуют множество проектных организаций, которые предлагают эти услуги в комплексе. То есть, весь процесс строительства будет сопровождаться поддержкой сотрудников этих организаций, которым подготовка разрешительной документации и работы по подготовке проектной документации не доставят особого труда. Именно они будут заниматься всеми необходимыми процедурами для того, чтобы Ваш проект выглядел наилучшим образом и привлек внимание инвестора, а сам процесс строительства не затягивался по причине не согласования формальных деталей с органами государственной власти.

 

Почему оформление разрешительной документации на строительство и подготовка проектной документации должны проводиться специалистами?

• Во-первых, заказчикам или же застройщикам, которые хотят сэкономить на специализированной организации, нужно понимать, что невозможно быть специалистом во всем. Если Вы отлично разбираетесь в самом строительстве, то в документации и формализации процесса разбираться придется долго и нудно. Подготовка исходно разрешительной документации – это процесс, который подразумевает тщательный анализ нормативной базы, состоящей из законов, кодексов и подзаконных актов. К тому же, Вам придется неоднократно обращаться в соответствующие органы власти с целью оформления проектной документации. Специалисты, ответственные за сбор ИРД смогут сделать это намного качественнее и быстрее.
• Во-вторых, состав исходно разрешительной документации – это огромное количество документов, которые необходимо получить для начала самого процесса строительства. Для того, чтобы тот или иной орган государственной власти выразил свое согласие на Ваше строительство, необходимо отстоять немалые очереди и заполнить огромное количество бланков и формуляров. Собирая десятки документов, Вы потратите времени ровно в два, а то и в три раза больше, чем опытный представитель проектной организации.
• В-третьих, если Вы обращаетесь к специалисту за составлением проекта объекта, Вы гарантируете себе отсутствие проблем с последующим оформлением ИРД. Проектирование капитальных сооружений – это тоже довольно сложная и формализованная процедура. Проект здания должен соответствовать не только установленным нормам и стандартам, но и учитывать состав проектной документации, закрепленный нормативно. Этот состав включает в себя 12 разделов, каждый из которых должен быть тщательно выполнен и проработан.
• В-четвертых, стоимость проектной документации, оформленной специализированными агентствами, далеко не заоблачная. Проект Вашего здания – это его основа, это залог того, что оно найдет нужных инвесторов и будет введено в эксплуатацию без особых проблем. На проектировании капитального строения экономить не стоит: специалист за умеренную плату учтет все требования технологических норм и нормативных актов для того, чтобы в дальнейшем процессе строительства у заказчика и застройщика не возникало никаких проблем.

Вы должны помнить, что в состав разрешительной документации на строительство входят десятки документов, включающих в себя различные согласования, разрешения, утверждения, технические условия и так далее. Все они необходимы для законного строительства и введения капитального сооружения в эксплуатацию. Лучше заранее воспользоваться услугами проектной организации, которая осуществит сбор документов вместо Вас и избавит от неприятных бюрократических сюрпризов, которые могут возникнуть в случае не полностью собранного пакета документов.

Проектная и рабочая документация — Список статей — Главная — Департамент государственного жилищного и строительного надзора Свердловской области Официальный сайт

В соответствии с частью 5 ст. 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации при осуществлении государственного строительного надзора, застройщик или технический заказчик заблаговременно, но не позднее чем за семь рабочих дней до начала строительства, реконструкции объекта капитального строительства должен направить в уполномоченные на осуществление государственного строительного надзора федеральный орган исполнительной власти, орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации или уполномоченную организацию, осуществляющую государственное управление использованием атомной энергии и государственное управление при осуществлении деятельности, связанной с разработкой, изготовлением, утилизацией ядерного оружия и ядерных энергетических установок военного назначения, (далее также — органы государственного строительного надзора) извещение о начале таких работ, к которому прилагаются следующие документы:

1) копия разрешения на строительство;

2) проектная документация в полном объеме, а в случаях выдачи разрешения на отдельный этап строительства, реконструкции в объеме, необходимом для осуществления соответствующего этапа строительства;

3) копия документа о вынесении на местность линий отступа от красных линий;

4) общий и специальные журналы, в которых ведется учет выполнения работ;

5) положительное заключение экспертизы проектной документации в случае, если проектная документация объекта капитального строительства подлежит экспертизе в соответствии со статьей 49 настоящего Кодекса.

Рассмотрим один из видов представляемых документов объекта капитального строительства – проектную документацию.

Проектная документация (ПД) выполняется в соответствии с постановлением Правительства № 87 «Об утверждении Положения о составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию» и подлежит прохождению экспертизы проектной документации.

Проектная документация состоит из текстовой и графической частей.

Текстовая часть содержит сведения в отношении объекта капитального строительства, описание принятых технических и иных решений, пояснения, ссылки на нормативные и (или) технические документы, используемые при подготовке проектной документации и результаты расчетов, обосновывающие принятые решения.

Графическая часть отображает принятые технические и иные решения и выполняется в виде чертежей, схем, планов и других документов в графической форме. 

При этом, необходимость разработки проектной документации на объект капитального строительства применительно к отдельным этапам строительства устанавливается заказчиком и указывается в задании на проектирование.

Возможность подготовки проектной документации в отношении отдельных этапов строительства должна быть обоснована расчетами, подтверждающими технологическую возможность реализации принятых проектных решений при осуществлении строительства по этапам.

Проектная документация в отношении отдельного этапа строительства разрабатывается в объеме, необходимом для осуществления этого этапа строительства. Указанная документация должна отвечать требованиям к составу и содержанию разделов проектной документации, установленным настоящим Положением для объектов капитального строительства.

Под этапом строительства понимается строительство одного из объектов капитального строительства, строительство которого планируется осуществить на одном земельном участке, если такой объект может быть введен в эксплуатацию и эксплуатироваться автономно, то есть независимо от строительства иных объектов капитального строительства на этом земельном участке, а также строительство части объекта капитального строительства, которая может быть введена в эксплуатацию и эксплуатироваться автономно, то есть независимо от строительства иных частей этого объекта капитального строительства.

Проектная документация представляет собой совокупность документов различной тематической направленности:

Таблица 1 — Состав проектной документации

                                 

№ пункта	№ раздела	Наименование раздела	Шифры разделов по ГОСТ Р 21.1101 — 2009
10	1	Пояснительная записка	ПЗ
12	2	Схема планировочной организации земельного участка	ПЗУ
13	3	Архитектурные решения	АР
14	4	Конструктивные и объемно-планировочные решения	КР
15	5	Сведения об инженерном оборудовании, о сетях инженерно-технического обеспечения, перечень инженерно-технических мероприятий, содержание технологических решений	ИОС
	5 а)	Система электроснабжения	ИОС1
	5 б)	Система водоснабжения	ИОС2
	5 в)	Система водоотведения	ИОС3
	5 г)	Отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха, тепловые сети	ИОС4
	5 д)	Сети связи	ИОС5
	5 е)	Система газоснабжения	ИОС6
16-22	5 ж)	Технологические решени	ИОС7
23	6	Проект организации строительства	ПОС
24	7	Проект организации работ по сносу или демонтажу объекта капитального строительства	ПОД
25	8	Перечень мероприятий по охране окружающей среды	ООС
26	9	Мероприятия по обеспечению пожарной безопасности	ПБ
27	10	Мероприятия по обеспечению доступа инвалидов	ОДИ
27.1	10.1	Требования к обеспечению безопасной эксплуатации объектов капитального строительства
28-31	11	Смета на строительство объекта капитального строительства	СМ
31.1	11.1	Мероприятия по обеспечению соблюдений требований энергетической эффективности и требований оснащенности зданий, строений и сооружений приборами учета используемых энергетических ресурсов
32	12	Иная документация в случаях, предусмотренных федеральным законодательством, в том числе:  — перечень мероприятий по гражданской обороне, мероприятий по предупреждению чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;  — декларация промышленной безопасности опасных производственных объектов;  — декларация безопасности гидротехнических сооружений;  — иная документация, установленная законодательными актами Российской Федерации.	ГОЧС ДПБ ДБГ

 

 В соответствии с частью 2  ст. 54 Градостроительного кодекса РФ при осуществлении государственного строительного надзора предметом государственного строительного надзора является проверка:

1) соответствия выполнения работ и применяемых строительных материалов в процессе строительства, реконструкции объекта капитального строительства, а также результатов таких работ требованиям технических регламентов, проектной документации, в том числе требованиям энергетической эффективности и требованиям оснащенности объекта капитального строительства приборами учета используемых энергетических ресурсов;

2) наличия разрешения на строительство;

3) выполнения требований частей 2 и 3 статьи 52 настоящего Кодекса.

В соответствии с требованиями п.12 РД-11-04-2006 «Порядка проведения проверок при осуществлении государственного строительного надзора и выдачи заключения о соответствии построенных, реконструированных, отремонтированных объектов капитального строительства требованиям технических регламентов (норм и правил), иных нормативных правовых актов, проектной документации», утвержденного приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 26.12.2006 № 1129 должностное лицо органа государственного строительного надзора в соответствии с подпунктом «а» пункта 11 настоящего Порядка проверяет следующие документы, в том числе:

а) общий и специальный журналы, в которых ведется учет выполнения работ;

б) исполнительную документацию, в том числе акты освидетельствования работ, строительных конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения, инженерных систем и оборудования, оказывающий влияние на безопасность, контроль за выполнением которых не может быть проведен после выполнения других работ, а также без разборки или повреждения строительных конструкций и участков

Проектирование зданий и сооружений в Москве! Услуги проектирования недорого!

Как построить надежное здание или сооружение? Для начала – заказать проектную документацию у опытных специалистов! Точно так же, как и выполнение строительно-монтажных работ, эту задачу нельзя доверить неизвестно кому. Прямо сейчас мы расскажем Вам о работах, которые входят в состав проектно-сметной документации, и преимуществах сотрудничества с нашей компанией при заказе подобных услуг.

Разработка проектной документации нужна не только при строительстве здания и сооружения с нуля, но и при его реконструкции и капитальном ремонте.

Что входит в состав проектной документации?

Состав проектной документации по 87 постановлению 2016 года Правительства РФ включает в себя следующие документы.

• Пояснительная записка проектной документации. Раздел проектной документации «Пояснительная записка» включает в себя основание для проектирования – решения федеральных служб и муниципальных органов на проведение строительства или реконструкции зданий, краткую характеристику сооружения и вопросы по градостроительному проектированию, генеральный план с элементами благоустройства территории, архитектурно-строительные решения и другие немаловажные моменты.
• Схема организации земельного участка. К этому этапу относятся дополнительные разделы проектной документации: ситуационный план, схема генерального плана с включением всех зданий и сооружений, общего объема работ по благоустройству участка, решений относительно наружных инженерных сетей.
• Конструктивные и объемно-планировочные решения. На этом этапе разработки разработка проектно-сметной документации помещения располагаются в целостном комплексе – таким образом, чтобы они соответствовали всем функциональным, экономическим, архитектурно-художественным и техническим требованиям.
• Сведения о технологических решениях и об инженерном оборудовании. Проектная документация на строительство частного дома обязательно должна включать в себя информацию об электроснабжении, кондиционировании воздуха, водоснабжении, дренажных системах и канализации, газоснабжении, инженерных сетях и связях, тепловых и отопительных сетях.
• Проект организации строительных работ. Согласно основным требованиям к проектной и рабочей документации, к этому этапу относится целый пакет документов: календарный и генеральный план строительства, организационно-технологические схемы, расчет потребности транспортных средств, оборудования и кадров, необходимых для выполнения строительных работ.

• Проект демонтажа объекта. В состав проектной документации на строительство объекта этот этап входит только в том случае, если есть необходимость демонтажа существующего здания и сооружения.
• Перечень мероприятий по охранно-пожарной сигнализации. Проектная документация включает в себя и охранно-пожарную сигнализацию – это сложный комплекс технических средств и приемов, предназначенных для оперативного обнаружения очага возгорания, а также для предупреждения незаконного вторжения на охраняемую территорию.
• Перечень мероприятий по пожарной безопасности. В требования к проектной документации входит не только установка охранно-пожарной сигнализации, но и оборудование объекта приспособлениями для автоматического тушения пожара, прокладывание пожарного водопровода внутри помещения, установка наружного водоснабжения, вытяжек и многие другие факторы, снижающие риск возгорания и обеспечивающие надежную защиту в случае его возникновения.
• Перечень мероприятий по обеспечению доступа на объект инвалидам. В состав разделов проектной документации входит создание удобных условий доступа для людей с ограниченными физическими возможностями – например, установка пандусов.
• Строительная смета. Согласно ГОСТу проектной документации, к ней относятся объектные и локальные сметы и расчеты, план отдельных расходов, сводная смета, в которой отражена общая стоимость строительства, сводки затрат и другие документы, составленные с учетом объема работ.
• Прочая документация.

Мы оперативно выполним по ГОСТу оформление проектной документации и поможем организовать Вам государственную экспертизу проектной документации для строительства.

Наши специалисты не понаслышке знают, что между рабочей документацией и проектной документацией разница очевидна, поэтому подходят к решению каждой из этих задач с максимальной ответственностью и тщательностью.

Если при согласовании проектной документации понадобятся определенные коррективы, мы выполним внесение изменений в проектную документацию. Вы можете доверить нам любую из этих задач – просто закажите услуги наших специалистов, заполнив простую форму!

Заказать услуги

Проектная документация

Проектная документация составляется соответствующими компаниями и включает в себя необходимый пакет текстовых и графических материалов, на основании которых осуществляется строительство дома. В проектной документации отображены технические и конструктивные особенности постройки, составлена смета на проведение работ, а также имеются подробные чертежи поэтажной застройки.

Составление проектной документации осуществляется в соответствии с действующим законодательством, на основании нормативных документов. Перед началом проектных работ необходимо предоставить исходные данные, к которым относят техническое условие инженерного обеспечения, архитектурно-планировочное задание, а также задачи для проектирования.

Проектную документацию составляют такие документы:

• Эскиз (разработка дизайна) – этот этап позволит определить, как будет размещен объект на территории;
• Технико-экономический расчет и обоснование применяется для объектов промышленного назначения;
• Проект — позволяет составлять на его основании смету строительства, и определения архитектурных, технических и инженерных решений;
• Рабочий проект создается для точного архитектурного, инженерного и технического решения с выполнением рабочих чертежей;
• Рабочая документация составляется на базе всех предыдущих стадий создания проектной документации с наличием рабочих чертежей и детализацией с минимальными ошибками и погрешностями.

От сложности поставленной задачи зависит и сам процесс проектирования, который может проходить в несколько проектных стадий. После того как проектная документация будет готова, её необходимо будет согласовать в различных государственных органах (пожарных, экологических, санэпидемиологических, органах охраны труда и энергосбыта и т.д.).

После того как вы согласовали проектную документацию можно начинать строительство. Необходимо помнить, что строительство дома и дальнейшая его эксплуатация без проектной документации не позволит вам свободно с ним обходиться – продавать, дарить, передавать в наследство.

Создание проектной документации является ответственным этапом при подготовке к строительству здания, поэтому за все заключения и выданные разрешения структуры несут персональную ответственность.

Компании, осуществляющие оформление проектной документации, должны иметь большой опыт работы, квалифицированных специалистов и положительные отзывы. Только в этом случае вы гарантируете для себя создание качественной проектной документации в короткие сроки.

Более подробную информацию относительно сроков и стоимости наших услуг, можно получить по телефону.

ООО «Научный Проектно-Технологический Институт «ОРТЭКС» — Справка

Справка

СТАДИИ ПРОЕКТИРОВАНИЯ И СОСТАВ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Проектирование— это творческий процесс архитекторов, инженеров и техников проектных организаций. Строительное проектирование в нашей стране ведут по единым государственным нормам и государственным стандартам для всех отраслей народного хозяйства.

Проектная документация разрабатывается на следующих стадиях:

1. стадия «Эскизный проект»
2. стадия «Проект»
3. стадия «Рабочая документация»
4. стадия «Рабочий проект»

Стадия «Эскизный Проект»является стадией проектирования зданий и сооружений, не подлежащей согласованию с органами государственного надзора. Эскизный проект способствует более детальной проработке всех параметров объекта перед принятием окончательных решений по всем разделам, которые включает проектирование зданий и сооружений.

«Эскизный проект» выполняется с целью:

• градостроительного обоснования размещения объекта нового строительства;
• демонстрации внешнего вида и внутренних планировок проектируемого объекта;
• определения инвестиционной привлекательности проекта;
• возможности строительства или реконструкции объекта на данном участке с учетом градостроительных, историко-культурных, социально-экономических, санитарно-гигиенических и экологических требований.

Состав проектной документации на стадии «Эскизный проект» включает в себя:

1. Пояснительная записка
2. Ситуационный план с прилегающими территориями
3. Генеральный план
4. Транспортная схема
5. Поэтажные планы с экспликациями помещений
6. Разрезы с конструктивными «прослойками»
7. Фасады
8. Варианты цветовых и объемных решений фасадов
9. Фотомонтаж на существующем положении
10. 3D Визуализация.

Проектная документация на стадии «Эскизный проект» разрабатывается в объеме, необходимом для получения исходно-разрешительной документации.

 

Стадия «Проект»– утверждаемая стадия проектирования объектов строительства и реконструкции. Разрабатывается в соответствии с государственными нормами, правилами и стандартами.

В настоящее время состав разделов проектной документации указан во многих нормативных актах и в частности Постановлением Правительства РФ №87 от 16 февраля 2008г. «О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию».

Состав проектной документации на стадии «Проект» включает в себя:

1. Пояснительная записка
2. Схема планировочной организации земельного участка
3. Архитектурные решения
4. Конструктивные и объемно-планировочные решения
5. Система электроснабжения
6. Система водоснабжения
7. Система водоотведения
8. Система отопления
9. Система вентиляции и кондиционирования
10. Система газоснабжения
11. Сети связи (телевидение, телефонизация и радиофикация, компьютерная сеть)
12. Технологические решения
13. Проект организации строительства
14. Проект организации работ по сносу или демонтажу объектов капитального строительства
15. Мероприятия по охране окружающей среды
16. Мероприятия по обеспечению пожарной безопасности
17. Мероприятия по обеспечению доступа инвалидов
18. Мероприятия по обеспечению соблюдения требований энергетической эффективности и требований оснащенности зданий, строений и сооружений приборами учета используемых энергетических ресурсов
19. Проект автоматической пожарной сигнализации и оповещения людей о пожаре
20. Дополнительные разделы:
    • видеонаблюдение
    • контроль и управление доступом
    • автоматизация (диспетчеризация) инженерных систем
    • охранная сигнализация
    • система пожаротушения
    • вертикальный транспорт (лифт)
21. Техническое обследование состояния строительных конструкций существующего здания (при реконструктивных работах)
22. Проект внутриплощадочных инженерных сетей
23. Проект внеплощадочных инженерных сетей.

Проектная документация на стадии «Проект» является основой для разработки «Рабочей документации».

Проектная документация на стадии «Проект» необходима для согласования в государственных надзорных инстанциях.

 

Стадия «Рабочая документация»– комплект документов, необходимых для производства строительных и монтажных работ.

Состав рабочей документации на новое строительство или реконструкцию зданий и сооружений определяется соответствующими государственными стандартами и уточняется заказчиком и проектировщиком в договоре на проектирование.

Полный состав проектной документации на стадии «Проект» включает в себя:

1. Пояснительная записка
2. Схема планировочной организации земельного участка
3. Архитектурные решения
4. Конструктивные и объемно-планировочные решения
5. Система электроснабжения
6. Система водоснабжения
7. Система водоотведения
8. Система отопления
9. Система вентиляции и кондиционирования
10. Система газоснабжения
11. Сети связи (телевидение, телефонизация и радиофикация, компьютерная сеть)
12. Технологические решения
13. Проект организации строительства
14. Проект организации работ по сносу или демонтажу объектов капитального строительства
15. Проект автоматической пожарной сигнализации и оповещения людей о пожаре
16. Дополнительные разделы:
    • видеонаблюдение
    • контроль и управление доступом
    • автоматизация (диспетчеризация) инженерных систем
    • охранная сигнализация
    • система пожаротушения
    • вертикальный транспорт (лифт)
17. Техническое обследование состояния строительных конструкций существующего здания (при реконструктивных работах)
18. Проект внутриплощадочных инженерных сетей
19. Проект внеплощадочных инженерных сетей

На стадии «Рабочая документация» готовится в объеме, достаточном для производства строительно-монтажных работ.

 

Стадия «Рабочий проект»– стадия, которая совмещает в себе две предыдущие стадии, а именно «Проект» и «Рабочую документацию».

В две стадии разрабатывают проекты, когда проектируют особо сложные объекты с новыми конструктивными решениями, сложными архитектурно-строительными решениями.

Одностадийное проектирование дает возможность сократить срок разработки проекта в 1,5—2 раза и снизить стоимость проектирования на 40%. В составе Рабочего проекта разрешается в отдельных случаях при необходимости для объектов средней сложности разрабатывать проектные решения в объеме Проекта, а затем дорабатывать по ним рабочие чертежи.

Рабочая документация зданий и сооружений при двухстадийном проектировании разрабатывается после утверждения документации на стадии «Проект» в соответствии с принятыми в нем решениями.

Состав проектной документации на стадии «Рабочий проект» включает в себя:

1. Пояснительная записка
2. Схема планировочной организации земельного участка
3. Архитектурные решения
4. Конструктивные и объемно-планировочные решения
5. Система электроснабжения
6. Система водоснабжения
7. Система водоотведения
8. Система отопления
9. Система вентиляции и кондиционирования
10. Система газоснабжения
11. Сети связи (телевидение, телефонизация и радиофикация, компьютерная сеть)
12. Технологические решения
13. Проект организации строительства
14. Проект организации работ по сносу или демонтажу объектов капитального строительства
15. Мероприятия по охране окружающей среды
16. Мероприятия по обеспечению пожарной безопасности
17. Мероприятия по обеспечению доступа инвалидов
18. Мероприятия по обеспечению соблюдения требований энергетической эффективности и требований оснащенности зданий, строений и сооружений приборами учета используемых энергетических ресурсов
19. Проект автоматической пожарной сигнализации и оповещения людей о пожаре
20. Дополнительные разделы:
    • видеонаблюдение
    • контроль и управление доступом
    • автоматизация (диспетчеризация) инженерных систем
    • охранная сигнализация
    • система пожаротушения
    • вертикальный транспорт (лифт)
21. Техническое обследование состояния строительных конструкций существующего здания (при реконструктивных работах)
22. Проект внутриплощадочных инженерных сетей
23. Проект внеплощадочных инженерных сетей

Состав проектной документации может быть уменьшен или увеличен, в зависимости от Технического задания на проектирование.

Во многих случаях, заказчики не уделяют большого внимания Рабочей документации, пытаясь сделать все параллельно (строительство и рабочую документацию), что приводит к затягиванию сроков работ и дополнительным денежным затратам. Мы Вам советуем соблюдать очередность. Делая все постепенно, но качественно. Когда готов полный комплект рабочей документации, можно не опасаясь приступать к строительству.

Возможно также выполнить разработку проектной документации на стадии «Рабочий проект» с выделением утверждаемой части для прохождения необходимых согласований в надзорных государственных инстанциях.

Необходимые документы, для разработки Вашего, индивидуального, проекта определят наши специалисты, по факту тех документов, которые есть у Вас на руках.

Следует сказать, что любая проектная документация подлежит согласованию с государственными надзорными органами. Согласование проектной документации надежнее всего доверить организации-проектировщику, так как инженеры, выпустившие проект смогут без труда защитить его в инстанциях. Специалисты по согласованию проектной документации ООО «НПТИ «ОРТЭКС» будут рады помочь Вам, даже если проектная документация была выпущена не у нас. Порядок согласования проектной документации разный в зависимости от целей и объекта проектирования.

Проектная документация при затрагивании несущих конструкций здания ОБЯЗАТЕЛЬНО подлежит государственной экспертизе.

Также необходимо отметить, что проектная организация, разработавшая проектную документацию, несет полную ответственность за предлагаемые проектные решения, поэтому инженеры вправе затребовать у заказчика необходимые данные и документацию для проектирования или убедить в проведении дополнительного технического обследования.

Стоимость проектирования рассчитывается индивидуально, в зависимости от:

1. площади проектирования
2. сроков проектирования
3. состава проектной документации
4. сложности проектирования. 

Проектирование на заказ, допуски СРО, разработка проектной документации

О проектной группе

Группа компаний ACO в лице ООО «ЭКОЛАЙН» осуществляет все виды работ, связанные с разработкой проектно-сметной документации для строительства новых и реконструкции существующих сооружений по очистке поверхностных, бытовых и производственных сточных вод, станций водоподготовки, а также канализационных насосных станции, инженерных сетей водоснабжения, водоотведения.

Проектный отдел компании использует для своей работы современное программное обеспечение для подготовки проектно-сметной документации. Разработка каждого проекта ведется в строгом соответствии с действующими нормами, правилами, инструкциями, государственными и отраслевыми стандартами и техническими регламентами.

В состав проектной группы входят специалисты по водоснабжению и водоотведению, электроснабжению и автоматизации, отоплению, вентиляции и кондиционированию, архитектурно-строительным и конструктивным решениям, генеральным планам, проектам организации строительства, мероприятиям по обеспечению пожарной безопасности, мероприятиям в области охраны окружающей среды, сметной документации.

До начала проектных работ специалисты проектного отдела «ЭКОЛАЙН» осуществляют комплекс инженерных изысканий с целью получения информации об условиях на площадке предстоящего строительства.
Инженерные изыскания разрабатываются по следующим направлениям в зависимости от вида и назначения проектируемого объекта, его конструктивных особенностей, технической сложности, стадии архитектурно-строительного проектирования и задания Заказчика:

• инженерно-топографические

• инженерно-геологические

• инженерно-экологические

• инженерно-гидрометеорологические

Не для кого не секрет, что все решения по будущему объекту, которые разработал проектный отдел необходимо согласовывать в различных надзорных органах, при этом в зависимости от типа объекта, количество данных надзорных органов может изменяться. Именно поэтому, такой важный этап, как согласование проекта, зачастую очень длительный процесс, который требует резолюций большого количества людей. Кроме того, в последнее время ужесточились требования к проектной документации, поэтому очень важно, чтобы проектное бюро отвечало за вес спектр задач по проекту, отслеживали изменения в законодательстве и смогли корректно оформить весь пакет проектной документации.

Мы полностью берем на себя всю бумажную работу и избавим вас от визитов в различные учреждения. Мы подготовим и согласуем всю проектную документацию и получим разрешение на строительство. Избавим вас от хлопот и гарантируем прохождение экспертизы.

проектных документов | Профессионал управления проектами (PMP)

Проектная документация

Документы проекта

включают устав проекта, техническое задание, контракты, документацию о требованиях, реестр заинтересованных сторон, реестр контроля изменений, список действий, показатели качества, реестр рисков, журнал проблем и другие подобные документы. Они не могут быть включены в план управления проектом, однако являются его неотъемлемой частью. За некоторыми исключениями, такими как устав, контракты и техническое задание (SOW), остальные документы используются менеджером проекта для собственных нужд.Их можно или нельзя показывать спонсору проекта. Спонсор увидит и утвердит план управления проектом.

Для экзамена важно знать, что проектная документация регулярно обновляется различными процессами управления проектами.

Утверждение плана управления проектом

Формальное утверждение — это процесс, при котором руководство, спонсор, команда проекта и другие ключевые заинтересованные стороны подписывают план управления проектом.План управления проектом — это формальный документ, который определяет, как проект будет управляться, выполняться и контролироваться. Он включает дату завершения проекта, этапы, затраты и т. Д. Процесс утверждения становится менее сложным, если менеджер проекта определил все заинтересованные стороны, их требования и цели проекта, включил итоговый проект и объем продукта в план и выявил конфликтующие приоритеты и постарались заранее их смягчить.

Стартовое совещание

Цель стартового собрания — официально объявить о начале проекта и убедиться, что все знакомы с его деталями, с используемыми ресурсами, масштабом и людьми, работающими над ним.Встреча проводится для проверки понимания и ожиданий всех результатов проекта. Стартовое собрание должно быть проведено до завершения разработки плана управления проектом и до начала выполнения проекта. Обзор проекта может включать в себя вехи, риски, план управления коммуникациями, расписание встреч и многое другое.

Руководство и управление проектной работой

Интеграция всей исполнительной работы для выполнения плана управления проектом и получения результатов — два важнейших вида деятельности Дирекции и Управления Проектной Работой.Запрос изменений и завершение работы, необходимой для утвержденных запросов на изменение, участвуют в непосредственной работе над проектом и управлении ею.

Управление рабочим процессом проекта и управление им, а также процесс мониторинга и управления проектом требуют значительных усилий во время проекта. Процесс руководства и управления работой проекта включает:

• Управление участниками проекта / заинтересованными сторонами / другими

• Выполнение задач

• Улучшения процесса

• Управление изменениями

• Помогаем команде завершить работу

• Обеспечение калибровки, целенаправленности и информированности команды

Руководство и управление работой проекта может не говорить о полном выполнении плана управления проектом, это может быть просто ссылка на интеграцию выполнения проекта.

В процессе «Руководить и управлять работой проекта» роль менеджера проекта включает:

Для задач, выполняемых менеджером проекта, предполагается, что во время выполнения проекта достаточно времени тратится на управление графиком, бюджетом, качеством, рисками и всеми областями знаний. Большинство менеджеров проектов не привыкли к такому подходу к управлению проектами. Они стремятся управлять проектом в целом, а не уделять внимание отдельной области знаний. Это также указывает на то, что не дается достаточно времени, чтобы понять влияние одной области знаний на другую (например,грамм. вопросы управления качеством могут повлиять на управление рисками и график проекта). Со временем руководители проектов также упускают возможность подумать о некоторых областях знаний. Это делает область знаний по управлению интеграцией одной из наиболее важных областей, которая требует от руководителей проектов постоянно помнить обо всех областях знаний.

9 основных проектных документов (с шаблонами) • Руководство для девочек по управлению проектами

Не так давно я взял проект у кого-то еще и три месяца руководил им, прежде чем понял, что устава проекта не существует.

Было много других документов, которые все частично совпадали с уставом, но не действительным уставом. Это означало, что некоторые ключевые вещи отсутствовали в документации по проекту, и самое важное — это , которые собирались заплатить за это .

Ой.

Разобраться с этим было немного головной болью.

Управление проектами может потребовать много бумажной работы, и это не всегда то, что вам нужно или нужно. В этой статье мы определим, что вам действительно нужно и как это использовать.

Итак, о какой документации мы на самом деле говорим? Давайте определимся.

Документы по управлению проектом: определение

Мы можем определить проектные документы как:

Документация, созданная менеджером проекта для адекватного управления, контроля и реализации проекта.

Какие проектные документы вам нужны?

Если вы посмотрите стандарты и методы управления проектами , вы найдете множество упомянутой документации, но действительно ли она вам нужна? Честно говоря, для большинства проектов нет.

Если вы строите огромный олимпийский парк или военный линкор, то существуют более высокие стандарты документации, но для большинства проектов, выполняемых в офисной среде малыми, средними и даже крупными фирмами, ваше время будет лучше потрачено на получение правильных основ.

Итак, давайте поговорим о самом главном.

Вот девять документов, без которых не должен обходиться ни один уважающий себя проект при попытке управлять проектом. Я организовал документы по управлению проектами по этапам, чтобы вы могли видеть порядок, в котором они обычно создаются.

Получите копии всех этих шаблонов документов проекта в одном удобном пакете с примечаниями и инструкциями. Этот набор шаблонов документов проекта, созданный менеджерами проектов для руководителей проектов, поможет вам успешно управлять своими проектами.

1. Бизнес-пример

На этапе «Концепция» или «Идея» кому-то приходит в голову яркая идея. Это записывается в официальное проектное предложение или бизнес-модель.

Бизнес-модель проекта — это документ, с которого начинается весь проект.Он написан, чтобы объяснить, почему проект должен быть реализован, и резюмирует проблему, которую проект собирается решить.

Но вот где мое определение проектной документации терпит неудачу: бизнес-модель обычно пишется кем-то, кроме менеджера проекта.

Итак, кто пишет экономическое обоснование?

По моему опыту, бизнес-кейсы собирает владелец бизнеса, который хочет изменений — человек, который в конечном итоге становится спонсором проекта.

Однако гораздо проще управлять проектом, если вы принимали участие на стадии бизнес-обоснования, потому что вы лучше понимаете движущие силы и цели.

Экономическое обоснование должно быть исчерпывающим и убедительным с достаточной детализацией, чтобы оправдать инвестиции, необходимые для проекта.

Сказав это, экономическое обоснование может быть таким же простым, как электронное письмо руководителю с просьбой разрешить продвигать свою инициативу. Если бы вы строили олимпийский стадион, такого уровня неформальности было бы недостаточно.

Будьте разумны и прагматичны — на этом этапе нет смысла создавать избыточную документацию. Это просто заставит людей опасаться, какой админ придет.

После утверждения бизнес-модели вы можете перейти к фазе инициации проекта.

2. Устав проекта

Самым важным документом на этапе инициирования проекта является устав проекта.

Вам это нужно: это дает вам право действовать в качестве менеджера проекта.Ваш мандат — запустить проект, и это документ, который превращает проект из идеи в реальную программу работы с назначенными владельцами (и соглашением о финансировании).

Без устава проекта ваш проект не существует формально!

Наш выбор

Шаблоны электронных писем для начала проекта Шаблоны

, которые помогут вам установить ожидания, получить информацию, запросить обновления и решить проблемы.Предназначен для бизнес-аналитиков, но легко настраивается для всех ролей в проекте.

Учить больше Учить больше

Мы получаем комиссию, если вы переходите по этой ссылке и совершаете покупку без каких-либо дополнительных затрат с вашей стороны #ad

Устав проекта может быть кратким или содержательным. Я предпочитаю использовать полностью законченную версию, которую в нашей терминологии мы называем «Документом инициации проекта ». Включает в себя все, что вам нужно знать о том, с чего вы начинаете.

Как только вы получите ясность в отношении того, что будет делать проект, и контекста, в котором он будет работать, пора переходить к этапу планирования.

3. План управления проектом

На этапе планирования создаются два документа планирования проекта. Первый — это план управления проектом.

Это огромный документ. Фактически, это, вероятно, не один документ (хотя я собрал его вместе в шаблоне плана управления проектом, который вы можете найти здесь).

Раньше я всегда обрабатывал его как отдельные документы, но вместе они составляют «План».

Совсем недавно мои проекты работали в рамках формальной структуры PMO, и большая часть того, что входит в план управления проектом, в основном повторяет формальные процессы.

Примечание: создавайте плановый документ, только если он вам нужен

Нет смысла создавать документ с планом просто для того, чтобы сказать: «Мы делаем это так, как требует PMO, как и любой другой проект в этой компании.«В этом случае у меня есть один всеобъемлющий документ с планом управления проектом, в котором содержатся ссылки на корпоративные стандарты.

План охватывает все, что вам нужно знать и делать для управления проектом, включая такие вещи, как управление допусками проекта, отклонениями, подходом к управлению изменениями, способами оценки качества и т. Д.

4. График проекта

Второй документ планирования проекта, который важен на этапе планирования, — это график проекта.

Откровенно говоря, большинство людей говорят «план проекта», когда имеют в виду «график проекта».

В расписании проекта указаны все задачи, кто их будет выполнять и когда они будут выполнены. Он также отслеживает зависимости между задачами.

Вы можете использовать программное обеспечение, чтобы организовать график проекта за вас. Существуют сотни различных инструментов для планирования проектов — у большинства организаций что-то есть. Проблема в том, что он может не подходить для того, для чего вы хотите его использовать.

Я создаю расписания проектов в Microsoft Project, Teamwork и Excel, потому что использую их для разных целей.

Для передачи вех верхнего уровня я создаю версию расписания в Microsoft PowerPoint с помощью подключаемого модуля Office Timeline.

Как бы вы ни выбрали документирование графика проекта, важно поддерживать его в актуальном состоянии.

5. Журнал Project RAID

Сейчас мы переходим к четвертой фазе проекта, фазе выполнения. На данный момент у вас есть ряд важных проектных документов. Первое, что мы рассмотрим на этом этапе, — это журнал RAID.

RAID означает:

• Риски
• Действия (и / или предположения)
• Проблемы
• Зависимости (и / или решения).

Я использую термин «журнал RAID» для обозначения всех различных журналов, относящихся к проекту. Это включает в себя все элементы в списке выше, а также изменения. А вот RAAIDDC сказать сложнее.

Имеется реестр всех этих предметов. Журнал RAID вашего проекта — важный документ, который позволяет вам отслеживать все.

Читать далее: все, что вам нужно знать о RAID в управлении проектами.

Создать проще, чем вы ожидаете, поскольку вам действительно нужно всего несколько важных полей:

• Идентификатор предмета, чтобы вы знали, о какой строке вы говорите, когда обсуждаете контент со своей командой.
• Название предмета
• Описание предмета
• Требуется действие
• Владелец: не забывайте об этом, иначе никто не возьмет на себя ответственность для того, чтобы что-то сделать с этим
• Дата последнего обновления.

Вы можете в значительной степени использовать этот формат для всех различных листов и трекеров в вашем журнале RAID.

Журнал RAID может быть частью вашего программного обеспечения для управления проектами, или вы можете делать то, что я делаю, и вести электронную таблицу рабочей книги проекта, которая включает RAID и многое другое.

6. Отчеты о статусе проекта

Отчеты о статусе проекта — еще один важный документ на этапе выполнения. Вы заняты работой, поэтому вам нужно рассказать людям, что вы делаете.Они также помогают отслеживать, что происходит.

Отчеты о состоянии проекта охватывают ряд различных сценариев. У вас:

• Официальные отчеты совета проекта
• Еженедельные обновления информационных групп
• Официальные отчеты PMO
• Специальные отчеты всякий раз, когда заинтересованная сторона о чем-то просит.

И так далее. Руководители проектов тратят много времени на отчеты.

Хорошо, это набор документов, а не один документ.Но они действительно важны, потому что это механизм, который вы используете для регулярного предоставления информации заинтересованным сторонам.

Это официальный письменный отчет о проделанной работе. И если они хороши, ваши заинтересованные стороны должны принять меры, прочитав их.

Если вам нужна помощь в создании более качественных отчетов о состоянии проекта, получите мою электронную книгу и курс по отчетности по проектам здесь.

7. Счетчик бюджета проекта

Наконец, для этапа «Выполнение» у вас есть средство отслеживания бюджета проекта, еще один важный документ для планирования и контроля проекта.

Бюджет вашего проекта — это другой документ — он включает меньше текста и намного больше цифр.

Тем не менее, полезно иметь текстовый документ для расчетов, в котором содержится информация о контрактах, закупках и финансовых процессах, которым вы должны следовать. Вы можете включить это в свой план управления проектом.

Счетчик бюджета должен показать вам, что вы прогнозируете потратить, то есть «бюджет», и то, что вы фактически потратили.Затем вы можете заставить электронную таблицу сделать тяжелую работу и вычислить отклонение.

Разница — это разница между тем, что вы прогнозировали, и вашими фактическими расходами.

Если вы перерасходовали, вы можете определить позиции, по которым это произошло. Если вы соответствуете своему прогнозу, у вас может быть некоторая гибкость, чтобы добавить больше элементов в область действия.

Или вам придется вернуть деньги — разные финансовые отделы и спонсоры проектов будут иметь разные приоритеты!

8.Обзор извлеченных уроков

По мере того, как мы продолжаем анализ документов по управлению проектом по этапам, мы подходим к заключительной фазе вашего проекта: закрытие. На данном этапе важны два документа о закрытии проекта; первая — это документация по извлеченным урокам.

Документы об извлеченных уроках могут на самом деле не быть документами. Вы можете сохранить полученные уроки в базе данных, такой как CornerThought или wiki, или в каком-либо другом доступном для поиска формате.

Читать далее: Все, что вам нужно знать об уроках, извлеченных из управления проектами.

Тем не менее, я все еще составляю официальные документы об извлеченных уроках по окончании проекта, а затем копирую ключевые уроки в любую другую систему, которая требует их.

Документы об извлеченных уроках являются частью работы по закрытию вашего проекта. Он станет полезным справочником только в том случае, если вы поделитесь им с людьми в этой команде, чтобы они получили что-то, что систематизирует уроки, которые они извлекли во время работы с вами.

Точно так же его следует передать другим менеджерам проектов, иначе они не получат выгоды от того, что сработало, а что не сработало.

9. Документ о закрытии проекта

Наконец, на этапе закрытия вы должны подготовить официальный документ закрытия проекта.

В этом документе резюмируется:

• Что принес проект
• Каким образом проект выполнялся с учетом сроков, затрат, качества и объема, т.е. были ли вы опаздываете, превышали бюджет или пытались получить качественный результат?
• Любые неурегулированные риски, проблемы и действия на момент закрытия.
• Расположение файлов проекта.
• Все остальное, что необходимо знать лицу, принимающему передачу.

Из всех документов это самый важный, который нужно официально подписать и утвердить. Без согласия спонсора проекта на закрытие проект не закрывается.

В конечном итоге вам придется месяцами заниматься разовой работой и поддержкой. (Не спрашивайте, откуда я знаю.)

Выберите документы, которые подходят для вашего проекта

Самое важное, что нужно помнить, это то, что это руководство. Адаптируйте необходимую проектную документацию, чтобы вы могли наилучшим образом управлять своим проектом.

Вам нужен подробный план закупок? Сделай один. Вам не нужен счетчик бюджета, так как нет внешних расходов? Не создавайте его и оставляйте пустым; это пустая трата времени.

Не зацикливайтесь на том, что вам нужно — просто используйте приведенное выше как руководство к тому, что есть в большинстве проектов, ориентированных на большие, маленькие, но не гигантские.

Меньше времени администратора, затрачиваемого на создание документов, которые не добавляют ценности, означает, что вы можете высвободить больше времени для руководства своей командой. Более важно, чтобы вы выполняли работу над проектом.Обременительная бумажная работа никому не доставляет удовольствия.

Возьмите шаблоны документов для этих девяти проектных документов, и вы сможете управлять своим проектом без излишней бюрократии.

PIN-код для последующего чтения:

Важность проектной документации в управлении проектами [Обновлено]

Руководителям управления проектами часто задают общий вопрос: какова важность проектной документации и как я могу убедиться, что выполняю свои функции правильно.Нет сомнений в том, что проектная документация является важной частью обучения управлению проектами. Это подтверждают две основные функции документации: убедиться, что требования проекта выполнены, и установить отслеживаемость того, что было сделано, кто это сделал и когда это было сделано.

Документация должна заложить основу качества, прослеживаемости и истории как для отдельного документа, так и для всей проектной документации. Также важно, чтобы документация была хорошо организована, удобна для чтения и адекватна.

Сертификационный учебный курс PMP

Для вашей следующей роли менеджера проекта Посмотреть курс В проектной документации

используется

Опытные менеджеры проектов отлично умеют создавать стандартные шаблоны для своих проектных документов и следовать им. Они повторно используют успешные планы проектов, бизнес-кейсы, листы требований и отчеты о состоянии проектов, чтобы помочь им сосредоточиться на своей основной компетенции по управлению проектом, а не на балансировании неуправляемой документации.

Управление проектом обычно следует за основными этапами: инициирование, планирование, контроль и закрытие.

Детали этапов проектной документации

ТЭО

Целью технико-экономического обоснования является исследование и демонстрация требований к задаче, а также определение целесообразности и осуществимости проекта. Осуществимость подтверждается пятью основными факторами — технологией и системой, экономическим, юридическим, эксплуатационным и графиком. Вторичные факторы осуществимости включают рыночные, ресурсные, культурные и финансовые факторы.

Устав проекта

Устав проекта иногда также называют обзором проекта.Устав проекта включает компоненты высокоуровневого планирования проекта, закладывающие основу проекта. Он действует как якорь, удерживая вас на пути к целям проекта и направляя вас как навигатора по вехам. Это официальное утверждение проекта.

Технические условия

Документ со спецификацией требований — это полное описание разрабатываемой системы. Он содержит все взаимодействия пользователей с системой, а также нефункциональные требования.

Проектный документ

Проектный документ демонстрирует компоненты проекта верхнего или нижнего уровня системы. Проектный документ, используемый для высокоуровневого проектирования, постепенно развивается, чтобы включать детали низкоуровневого проектирования. В этом документе описываются архитектурные стратегии системы.

Рабочий план / смета

План работы определяет фазы, действия и задачи, необходимые для реализации проекта. Сроки, необходимые для реализации проекта, а также ресурсы и этапы, также показаны в плане работы.На рабочий план постоянно ссылаются на протяжении всего проекта. Фактический прогресс ежедневно проверяется на соответствие заявленному плану и, следовательно, является наиболее важным документом для успешной реализации проектов.

Матрица прослеживаемости

Матрица прослеживаемости — это таблица, в которой прослеживается требование к тестам, которые необходимы для проверки выполнения требования. Полезная матрица прослеживаемости обеспечит прямую и обратную прослеживаемость: требование можно проследить до теста, а от теста — до требования.

Отслеживание проблем

Средство отслеживания проблем управляет списком проблем и поддерживает его. Он помогает добавлять проблемы, назначать их людям и отслеживать статус и текущие обязанности. Это также помогает создать базу знаний, содержащую информацию о решениях общих проблем.

Вот 200+ шаблонов и документов для управления проектами.

Документ об управлении изменениями

Документ управления изменениями используется для отслеживания прогресса и записи всех изменений, внесенных в систему.Это помогает связать непредвиденные неблагоприятные последствия изменения.

Тестовый документ

Тестовый документ включает план тестирования и тестовые примеры. Тестовый пример — это подробная процедура, которая тщательно тестирует функцию или аспект функции. В то время как план тестирования описывает, что тестировать, тестовый пример описывает, как выполнить конкретный тест.

Заинтересованы ли вы в прохождении сертификационного тренинга по профессиональному управлению проектами? Ознакомьтесь с нашим предварительным обзором сертификационного курса PMP®.

Технический документ

Технический документ включает определение и спецификацию продукта, дизайн, производство / разработку, обеспечение качества, ответственность за продукт / систему, презентацию продукта, описание функций, функций и интерфейсов, безопасное и правильное использование, обслуживание и ремонт технического продукта. как его безопасное удаление.

Функциональный документ

Функциональные спецификации определяют внутреннее устройство предлагаемой системы.Они не включают описание того, как будут реализованы системные функции. Вместо этого в этой проектной документации основное внимание уделяется тому, что различные другие агенты (например, люди или компьютер) могут наблюдать при взаимодействии с системой.

Руководство пользователя

Руководство пользователя

— это стандартная рабочая процедура для системы.

План перехода / развертывания

План развертывания включает подробные инструкции по внедрению системы в организации. Он состоит из схематического планирования этапов и этапов развертывания.Он также описывает план обучения для системы.

БЕСПЛАТНЫЙ курс

: Введение в CAPM®

Станьте CAPM® с этим курсом для FREEEnrol Now

Передаточный документ

Передаточный документ представляет собой краткое изложение системы со списком всех результатов работы системы.

Закрытие контракта

Закрытие контракта относится к процессу выполнения всех задач и условий, которые упоминаются как ожидаемые и невыполненные при первоначальном составлении контракта.Это применимо только в случае проектов, переданных на аутсорсинг.

Извлеченные уроки

Уроки, извлеченные из проектной документации, используются в середине проекта и по завершении проекта для каталогизации значительных новых знаний, которые были получены в результате проекта. Они используются для создания базы знаний для организации и создания истории лучших и худших практик в реализации проектов и отношениях с клиентами.

Надлежащая проектная документация, несомненно, является обязательным элементом в управлении проектами, но она также чрезвычайно полезна для обеспечения быстрого продвижения проектов, обеспечения максимальной информированности всех заинтересованных сторон и помощи организации в улучшении будущих проектов.Мы надеемся, что эта информация была для вас полезной, и желаем удачи в вашем сертификационном пути к PMP.

Вы хотите добиться успеха в области управления проектами? Если да, зарегистрируйтесь в Фундаментальной программе управления проектами сейчас и станьте на шаг ближе к своей карьерной цели!

PMP® и PMI® являются зарегистрированными товарными знаками Project Management Institute, Inc.

The Ultimate Guide about How to Manage Project Documentation

Если создание проектов и управление ими является фундаментальной частью деятельности вашей компании, вы уже знаете, насколько важно установить надежный процесс, который поможет вам повторить успехи и сведет к минимуму неудачи.

Надежный процесс проектной документации — краеугольный камень успешных новых проектов. Он способствует более организованному и систематическому образу мышления и предлагает бумажную пробную версию для отслеживания прогресса ваших проектов.

Что такое проектная документация?

Проектная документация — это реализация оптимизированного, эффективного и единообразного процесса для подготовки ключевых документов, необходимых для успешной реализации нового проекта. Например, эти документы могут включать бизнес-кейсы, отчеты о состоянии проекта и листы требований к проекту.

Кроме того, процесс проектной документации описывает четкий подход к организации этих важных проектных документов. Такой единый продуманный подход означает, что эти ключевые документы будет легко использовать (и найти!) Для всей вашей команды, что гарантирует беспроблемность создания вашего нового проекта.

Придерживаясь этих рекомендаций, вы сможете обеспечить полную отслеживаемость документов в своем рабочем процессе. Помимо этого, процесс проектной документации также включает в себя определение четкого и доступного макета, формата и уровня письменного содержания.

Обычно стандартизированный процесс проектной документации внедряется менеджером проекта (для эффективного управления документацией по их конкретному проекту) или руководителем группы (чтобы охватить любую документацию, которая создается для выполнения задачи).

В целом проектная документация — это жизненно важный стандартизированный организационный метод, который должна практиковать вся ваша команда. Это также важный инструмент для обеспечения того, чтобы ваш бизнес постоянно создавал успешные проекты.

Почему проектная документация важна для управления вашим маркетинговым проектом?

Звучит как хорошая организационная практика для рассмотрения, не так ли? Но вам может быть интересно, как проектная документация на самом деле приносит пользу вашему проекту, помимо создания хорошо управляемого рабочего процесса.

Мы здесь, чтобы пролить свет на ответ и дать вам представление обо всех ключевых плюсах, которые делают проектную документацию важным инструментом управления проектами.

Внедрение процесса проектной документации для ваших маркетинговых проектов будет:

Сделайте больше заметности

Этот процесс дает вам полную прослеживаемость всего вашего рабочего процесса, что означает, что вы можете сразу увидеть, какие задачи должны быть выполнены, когда и кем.

Обеспечить выполнение требований проекта

Документация по проекту позволяет вам сразу же оценить прогресс вашего проекта. Вы можете легко отследить, идет ли ваш проект в правильном направлении, поскольку документация поможет вам определить (и придерживаться) его требований при работе над проектом.

Оцените проект после его завершения

После завершения проекта завершающая часть процесса проектной документации направляет менеджеров проекта через оценку того, как группа подошла к этому конкретному проекту. Это также дает участникам возможность поделиться своими отзывами.

Эти элементы документации побуждают вас тщательно обдумать то, что вы узнали из задания. Это подчеркнет ваши сильные и слабые стороны, так что вы сможете развить свой творческий процесс и подготовиться к следующему проекту.

Если вы хотите улучшить управление своей командой, вы можете узнать больше о надежных шаблонах управления проектами в нашем специальном сообщении в блоге.

Каковы преимущества проектной документации?

Для тех, кто более придирчив и трудно угодить менеджерам, которых еще предстоит уговорить, у нас есть еще больше преимуществ по проектной документации, о которых мы можем вам рассказать. Ниже мы определили наиболее важные преимущества, которые дает коллективная команда при внедрении надежного процесса документирования проекта.

Устанавливает и определяет цели вашего проекта

Документация по проекту

направляет вас к постановке и определению четких целей, гарантируя, что все участники (руководитель проекта и заинтересованные стороны) имеют одинаковые ожидания от проекта. Этот процесс требует, чтобы вы подвергали сомнению действительность каждого создаваемого документа.

На этапе инициации проекта вы создаете бизнес-обоснование проекта и документ Устава проекта, которые позволяют вам определить как цели вашего проекта, так и ресурсы, необходимые для его реализации.

Создание этих частей документации с самого начала означает, что у вас будет ясность в отношении основных целей и задач проекта. Это, в свою очередь, означает, что на каждом вашем шаге ваша команда будет уверена, что они активно работают над достижением этих целей проекта, не превышая выделенных для проекта ресурсов.

Поддерживает стадию планирования проекта

Каждый документ имеет четкую функцию и свою роль в проектной документации. Руководители проектов используют их для создания очень подробных структур декомпозиции работ, которые, в свою очередь, позволяют им составлять реалистичные и достижимые графики.

Каждый документ, создаваемый менеджером проекта, поддерживает процесс планирования, что ускоряет и оптимизирует выполнение проекта в целом.

Если на этом этапе вам требуется дополнительная помощь, вы можете прочитать о других отличных шаблонах планов проекта в нашем блоге.

Дает четкое представление о проекте

Поскольку все эти документы постоянно обновляются, все заинтересованные стороны, участвующие в процессе создания, всегда осведомлены о текущем статусе проекта.

Этот метод особенно полезен для руководителей проектов, которые работают с удаленными командами. Умение управлять и организовывать команду — лишь один из ключевых навыков, которыми должен обладать менеджер маркетингового проекта. Документация по проекту дает этим менеджерам простой, но эффективный способ получить быстрое обновление статуса проекта, в котором участвует несколько членов команды.

Управляет рисками и проблемами

Менеджер проекта создаст документ RAID как часть процесса проектной документации.. Это подготовит их к любым возможным рискам или проблемам, и поэтому они будут хорошо оснащены, чтобы справиться с ними, если они возникнут.

Например, эффективный процесс проектной документации требует создания технико-экономического обоснования. Это подчеркивает преимущества проекта и его вероятность успеха; таким образом позволяя руководителю проекта снизить любые потенциальные риски, например, в отношении финансового успеха проекта.

Обеспечивает отслеживаемость проекта

Как мы упоминали ранее, процесс проектной документации дает вам исчерпывающее и полное представление о ролях и сроках, определяющих рабочую нагрузку каждого члена команды.Эта способность составляет ключевую часть реестра извлеченных уроков, делая проект полностью отслеживаемым и прозрачным. В конце проекта менеджер проекта может оценить, что сработало хорошо, а какие аспекты нуждаются в улучшении.

Ключевые проектные документы с примерами проектной документации

Теперь мы переходим к самому мелкому. В этом разделе мы покажем вам, какие документы необходимо создать на каждом этапе процесса проекта.

Эти документы охватывают множество различных тем, которые обеспечивают стабильное развитие проекта на каждом этапе.

Ниже вы найдете список документов по управлению проектами, в котором перечислены все ключевые проектные документы, необходимые для тщательного управления проектом. Таким образом, вы сможете гарантировать, что документация вашей команды всегда актуальна.

1. Начало проекта

Этот этап происходит на организационном уровне, где он отвечает потребностям всей компании. Проект предлагается, намечается, утверждается и получает необходимое финансирование.

Бизнес-пример проекта

Источник: Pingboard

На этом шаге от менеджеров проекта требуется создать серию предварительно заданных документов, которые проведут их через процесс проекта в пошаговой последовательности, от начала до конца.Обычно это начинается с документа бизнес-обоснования проекта, который является ключевой частью этапа инициирования проекта.

В бизнес-обосновании должно быть указано, сколько капитала требуется для завершения проекта, и должна быть представлена ​​подробная разбивка того, как он будет потрачен. Это также должно убедительно показать, почему эта идея является сильным проектом, в который стоит инвестировать капитал.

Устав проекта

Источник: Everhour

Еще одним ключевым элементом документации на начальном этапе процесса является устав проекта.Переходя к финансовой стороне этого нового проекта, этот документ должен содержать информацию, которая включает краткое описание предлагаемого проекта, а также ключевые роли и обязанности вовлеченных лиц.

По сути, это документ, в котором полностью описаны все аспекты проекта. Это гарантирует, что вся команда имеет полную ясность в отношении целей, требований, элементов, целей и задач проекта.

2. Планирование проекта

Теперь, когда этап инициации завершен, мы можем перейти к планированию проекта.На этом этапе менеджер проекта создаст подробный план наилучшего способа реализации проекта.

Иерархическая структура работ

Чтобы гарантировать, что проект начинается так, как он означает, этап планирования должен быть организован, ясен и тщательно детализирован.

Документ с декомпозиционной структурой работ будет содержать информацию, которая жизненно важна для того, чтобы члены группы могли понять, что включает в себя проект, в понятной, доступной и управляемой форме.По сути, он разбивает рабочую нагрузку проекта на составные компоненты и этапы.

Технические условия

Следующий документ, спецификация требований, является ключевым на стадии планирования процесса проекта. Это отличается от структурной декомпозиции работ, поскольку в ней основное внимание уделяется выделению отдельного элемента проекта, но в равной степени необходимого для его успеха.

Этот документ требует, чтобы вы методически детализировали, каким требованиям должен соответствовать проект для успешного достижения поставленных целей.В конце концов, эти цели являются причиной того, что в этот проект вкладывается капитал, поэтому очень важно знать, как вы планируете их достичь.

Журнал рисков и проблем

Журнал рисков и проблем (RAID = риски, действия, проблемы, решения) — это следующий важный шаг, который требуется на этапе планирования проектной документации.

Используйте содержание этого документа, чтобы рассмотреть потенциальные риски, связанные с проектом, и записать лучшие способы их снижения в рамках команды.Внедряя эти меры по управлению рисками на этом раннем этапе, вы убедитесь, что ваша команда перенимает передовой опыт. Вы также гарантируете, что их время потрачено не зря, и избегаете любых (потенциально дорогостоящих) ошибок на протяжении всего процесса.

Документ управления запросами на изменение

Источник: pmtips

Последний документ, который вам понадобится на этапе планирования процесса, — это документ управления запросами на изменение. Вы будете использовать этот документ для записи конкретных деталей любых изменений проекта, которые запрашивает ваша команда, чтобы их можно было легко обработать.

Напишите все подробности изменения в этом документе, включая то, что именно должно быть изменено, как это может изменить любые ранее существовавшие планы для вашего проекта (например, его бюджет или его график) и как вы планируете смягчить последствия этого нарушения. изменение может повлиять на процесс создания проекта.

3. Реализация проекта

На этапе выполнения команда, которой было поручено создание проекта, может приступить к выполнению этих требований.

Коммуникационный план проекта

Теперь мы действительно входим в самую гущу. На стадии выполнения (а также на протяжении всего проекта) жизненно важно, чтобы ваша команда продолжала эффективно общаться. Здесь на помощь приходит план коммуникации по проекту.

Этот документ устанавливает четкие правила взаимодействия между заинтересованными сторонами проекта. Это будет охватывать множество факторов, например, что, когда и как информация должна быть передана в вашей команде.В нем также будет подробно указано, кому следует предоставлять информацию, и указано, кто несет ответственность за передачу этой информации.

Хронология проекта

Источник: Asana

На следующем этапе этапа реализации проекта вам потребуется создать четкую и подробную временную шкалу, которая охватывает все важные контрольные точки и этапы этого проекта. График также должен четко указывать, какой член команды отвечает за какую задачу и крайний срок, когда их работа должна быть представлена.

Документ временной шкалы проекта также позволяет менеджеру проекта следить за рабочим процессом, чтобы гарантировать, что ни один человек не задерживает процесс из-за того, что не отстает от своего крайнего срока.

Этот документ гарантирует, что сроки установлены для различных компонентов проекта; тем самым обеспечивая стабильное развитие проекта. Излагая эти ключевые результаты в высокоорганизованной манере, вы мотивируете свою команду выполнить эти элементы, соблюдая при этом все ваши сроки.

4. Мониторинг и контроль проекта

На этапе мониторинга и контроля менеджер проекта наблюдает за процессом создания проекта. Они будут использовать документацию, такую ​​как план коммуникации и график проекта, чтобы гарантировать, что работа проекта выполняется в соответствии с планом.

5. Закрытие проекта

На этом заключительном этапе проекта стороны, получившие инвестиции, официально закроют проект. Этот этап включает в себя все шаги, которые необходимо предпринять, прежде чем проект можно будет официально считать завершенным.

Лист закрытия проекта

Источник: Project Manager

После того, как проект был завершен, но до начала празднования, вам необходимо формально завершить работу, перейдя к завершающей фазе процесса проектной документации. Этот шаг требует создания листа закрытия проекта.

Этот документ используется в качестве письменного подтверждения того, что все заинтересованные стороны (особенно если, например, вы работаете с внешними компаниями, такими как маркетинговые агентства) одобрили завершенный проект.Фактически они соглашаются с тем, что проект идет по плану и что ожидания всех его заинтересованных сторон оправдались.

Реестр извлеченных уроков

Источник: tacticalprojectmanager.com

Чтобы завершить процесс проекта, вам необходимо создать реестр извлеченных уроков. В этом документе излагается, чему вы научились в ходе проекта как команда. Это дает каждому возможность выдвинуть официальные предложения о том, что вы можете сделать по-другому в следующий раз.

Это ключевая часть процесса документирования, поскольку она гарантирует, что ваша команда использует этот опыт в своих интересах (и положительно отзывается о любых ошибках, которые могли быть сделаны), чтобы обеспечить их непрерывный рост и успех в будущих проектах.

Шаблоны проектной документации

На первый взгляд создание всего этого банка документации с нуля может показаться довольно сложной задачей.

Прежде чем вы нажмете кнопку «Новый документ», мы собрали коллекцию ссылок на шаблоны онлайн-документации по проектам. Они предоставят вам надежные шаблоны для всех ключевых проектных документов, которые вам нужно будет создать. Они помогут вам наладить и запустить процесс документирования нового проекта максимально быстро и беспрепятственно.

Шаблон бизнес-модели проекта

Этот бесплатный шаблон бизнес-кейса для проекта от Filestage гарантирует, что вы охватили все ключевые моменты и что они четко изложены в полном объеме.

Шаблон устава проекта

Filestage также предлагает бесплатный онлайн-шаблон для шаблона устава проекта. Этот документ можно использовать в процессе создания проекта в качестве ориентира и ориентира, на который регулярно ссылается вся ваша команда.Итак, очень важно, чтобы вы поняли это правильно.

Шаблон документа по декомпозиции работ

Smartsheet создал шаблон документа с разбивкой по работам, который дает вам надежную и удобную отправную точку, из которой вы можете создать документ, который точно соответствует всем уникальным требованиям вашего проекта.

Шаблон спецификации требований

Онлайн-шаблон документа со спецификацией требований

Smartsheet избавит вас от бессонной ночи, так как вы можете быть уверены, что все ключевые требования вашего проекта были соблюдены.

Шаблон журнала рисков и проблем

Project Smart создал шаблон журнала рисков и проблем, который гарантирует, что вы не только охватили все детали, необходимые для любых рисков и проблем, связанных с вашим проектом, но и четко и эффективно изложили их.

Шаблон для документа управления запросами

Filestage предлагает бесплатно загружаемую форму запроса на изменение, а также подробное руководство о том, как эффективно обрабатывать запросы на изменение проекта.Если вам нужна дополнительная информация об этом конкретном документе, вам обязательно стоит прочитать эту статью в блоге.

Шаблон коммуникационного плана

Держите коммуникацию своей команды в нужном русле с помощью этого полезного шаблона коммуникационного плана от Filestage.

Шаблон временной шкалы проекта

Filestage создал бесплатный онлайн-шаблон временной шкалы проекта. В этом шаблоне таблицы Google для руководителей проектов указаны все основные сроки выполнения вашего проекта, а также важная информация в организованном, эффективном и удобном для пользователя формате.

Шаблон листа закрытия проекта

Этот онлайн-лист одобрения проекта, созданный Filestage, доступен для бесплатной загрузки. Он имеет отличный формат проектной документации, который гарантирует, что все ваши ключевые моменты подтверждения включены.

Шаблон регистра усвоенных уроков

На веб-сайте «Квалификация управления проектами» представлен онлайн-шаблон реестра извлеченных уроков. Он действует как удобное руководство по тому, что вы должны включить в этот документ, и как лучший способ отобразить эту информацию.

Как управлять процессом документации проекта

Когда у вас есть все необходимые инструменты, чтобы начать этот процесс и обеспечить его постоянный успех, вам нужно будет управлять внедрением этих документов, чтобы вы могли гарантировать их использование. правильно и последовательно всей вашей командой.

В этом разделе мы более подробно рассмотрим процесс в виде четырех полезных советов, которые помогут вам эффективно управлять каждым этапом процесса документирования проекта.

1. Заранее создайте документы

Следите за документацией на протяжении всего процесса создания проекта. Вы должны внимательно следить за тем, где находится ваш проект в процессе, и заранее позаботиться о том, чтобы соответствующие документы были готовы.

Эти документы могут быть написаны с использованием множества различных инструментов, например Word, Excel, документы или таблицы Google, PowerPoint и т. Д. Выберите тип документа, который лучше всего подходит для конкретного процесса. Например, журнал рисков и проблем лучше всего оформить в виде таблицы, поэтому лучше всего подойдет Excel.

Подготовив эти документы заранее, вам не придется торопить процесс. На то, чтобы быть организованным здесь, стоит потратить свое время. Оставьте достаточно места для создания документов, чтобы убедиться, что они надежны, полны и соответствуют высоким стандартам.

2. Сделайте ведение документации постоянным процессом

Вести и обновлять документы на протяжении всего проекта. Вы убедитесь, что это происходит последовательно, установив регулярные напоминания об обновлении документов, над которыми вы сейчас работаете.

В противном случае, если вы и ваша команда согласитесь с фундаментальным изменением в проекте, убедитесь, что вся документация, как в прошлом, так и в настоящем и в будущем, обновлена ​​соответствующим образом.

3. Поделиться, просмотреть и утвердить документы

Используйте шаблоны документов, которые вы создали, как гибкие документы, разработанные для удовлетворения конкретных требований этого конкретного проекта. Один из способов сделать это — предоставить общий доступ к документам, просмотреть и утвердить их вместе со своей командой во время и после закрытия проекта.

Убедитесь, что вы учитываете меняющиеся потребности, соглашения и требования вашего развивающегося проекта, и соответствующим образом адаптируйте документацию, чтобы она лучше всего подходила вашей команде и текущему проекту.

Filestage — фантастический инструмент, который поможет вам добиться надежного процесса проверки и утверждения документов. Он обеспечивает эффективную платформу для совместной работы, которую вся ваша команда может использовать для просмотра и обмена отзывами об этих частях документации.

4.Сохраните и заархивируйте документы

После завершения проекта сохраните документы и заархивируйте их, чтобы вы могли использовать их в качестве подробных формальных ориентиров для этого конкретного проекта, если они вам когда-либо понадобятся. Кроме того, вы будете готовы, когда придет ваш следующий проект. Вы можете вернуться и просмотреть документ из этой задачи и, при необходимости, воспроизвести формулировку или макет, которые вы успешно использовали ранее.

Пять инструментов для вашего проекта Документация

Итак, теперь, когда вы все настроены и готовы приступить к работе с документацией по проекту, самое время ознакомиться с широким спектром доступных онлайн-инструментов.Мы хорошо разбираемся в лучших доступных инструментах управления проектами, поэтому вы можете быть уверены, что мы порекомендуем инструмент, который позволит выполнить работу быстро и эффективно по всем направлениям.

Независимо от того, какой инструмент вы ищете, мы также можем порекомендовать широкий спектр интеллектуальных программных решений для управления творческими проектами.

Этап файла

Filestage — это программное обеспечение, специализирующееся на эффективном централизованном сотрудничестве. Эта простая в использовании универсальная платформа для просмотра и утверждения позволяет пользователям загружать и обмениваться файлами различных типов, такими как документы Word, презентации, листы Excel или изображения и видео.

Вы можете пригласить различных участников проекта высказать свое мнение о новых или обновленных документах. Такие функции, как сроки выполнения, означают, что вы можете убедиться, что утверждения завершены вовремя и что вы придерживаетесь общего срока выполнения проекта.

Этот инструмент можно использовать в процессе документирования вашего проекта для просмотра и утверждения всех ваших ключевых документов и результатов проекта в одном месте.

Рабочая зона

Workzone — это упростить управление проектами.Это онлайн-программное решение для проектной документации представляет собой сложный, но удобный для пользователя вариант, который разработан с учетом требований большинства команд среднего размера.

В дополнение к функциям хранения и совместного использования документов, Workzone позволяет пользователям управлять притоком различных документов, поступающих от разных отдельных участников в команде, позволяя вам легко отслеживать ход этого рабочего процесса в соответствии с установленными вами крайними сроками. .

TeamGantt

TeamGantt — это программное решение для создания проектной документации, которое прекрасно визуально управляется.Этот инструмент разработан, чтобы помочь процессам планирования и управления проектами с помощью интуитивно понятной системы на основе диаграмм.

TeamGantt предоставляет надежную форму поддержки для создания множества важных документов, таких как временные рамки для вашего рабочего плана, и хранит эти важные файлы в одном легко доступном централизованном месте.

Smartsheet

Smartsheet предлагает пользователям хорошее динамическое программное решение, которое действует как надежная форма поддержки на протяжении всего процесса документирования вашего проекта.В нем подробно описаны усилия всей вашей команды.

Программное обеспечение также интегрируется с множеством различных корпоративных инструментов и приложений, обеспечивая полную гибкость вашей команды и предоставляя идеальный вариант для беспрепятственного перехода на платформу.

ActiveCollab

Программное обеспечение, предоставляемое ActiveCollab, создает рабочее пространство, которое держит пользователей в курсе основных сроков, требований и незавершенных задач для проекта, над которым они работают.Он отдает приоритет ясности и простоте использования, гарантируя, что каждый, кто участвует в проекте, точно знает, что будет дальше в повестке дня.

Эти возможности делают ActiveCollab идеальным программным обеспечением для создания контрольных точек и этапов. Таким образом, вы можете обеспечить соблюдение сроков и ключевых показателей прогресса, а также успешно мотивировать команду — сплотить людей для сплоченных командных усилий, сохраняя при этом все вовремя.

Заключение

Итак, если вы стремитесь достичь уровня организации своих маркетинговых проектов, которому будут позавидовать команды вашей компании, мы надеемся, что показали вам, насколько много вы можете получить, установив четкий процесс документации проекта.

Эта изящная система упрощенной, отслеживаемой и эффективной документации обеспечит бесперебойное управление каждым из ваших проектов. Отметьте все флажки, соблюдайте все сроки, следите за усилиями своей команды и создавайте неизменно первоклассный контент — все это в организации.

Мюриэль любит создавать любой контент и является большим поклонником графики, которая визуально привлекает внимание и представляет ценность для читателя.

Типы документации в управлении проектами — видео и стенограмма урока

Инструменты документации

Многие организации устанавливают шаблоны проектов и программное обеспечение для проектов, чтобы помочь менеджерам проектов в выполнении их административных задач.PMI предлагает более 1000 шаблонов проектных документов в качестве преимущества членства. По общему признанию, выбор из 1000 шаблонов может быть ошеломляющим; однако цель состоит в том, чтобы предоставить ОУП большую коллекцию шаблонов документов проекта, чтобы выбрать лучшие шаблоны, подходящие для их организаций.

Как правило, у PMO есть централизованные репозитории документов проекта, где вы можете выбирать и извлекать шаблоны документов проекта. Репозитории проектных документов обычно хранятся централизованно на веб-сайтах, в интрасетях и каталогах.Руководители проектов несут ответственность за рассмотрение руководящих принципов ваших PMO, чтобы определить тип документов, подходящих для вашего проекта.

Например, PMO Восточного банка планирует реализовать два крупных проекта. Ожидается, что первый проект будет завершен в течение шести месяцев, и из-за небольшого размера проекта один менеджер проекта выбрал для использования семь из вышеупомянутых проектных документов. С другой стороны, менеджер по второму проекту решил использовать каждый из вышеупомянутых проектных документов.ОУП предоставят необходимые проектные документы вместо дополнительных документов. Используемые проектные документы обычно определяются размером и сложностью проекта.

Резюме урока

Ваши офисы управления проектами (PMO) передадут проектную документацию и направят вас в свой репозиторий проектной документации, который можно найти в централизованном месте, которое может быть расположено на веб-сайте PMO, в файловых каталогах или в интранете. . Десять наиболее распространенных проектных документов включают график проекта, управление рисками, журнал проблем, бюджет проекта, план коммуникации, отчет о статусе проекта, устав проекта, повестку дня и протоколы встреч, план тестирования обеспечения качества (QA), и план управления проектом.

Однако вам необходимо выбрать типы проектной документации для использования в вашем проекте, как указано вашими PMO. Если вы не понимаете, как использовать некоторые из ваших проектных документов, обратитесь к своему PMO для обучения. Цель различных типов проектной документации — помочь вам успешно реализовать ваши проекты.

Документация по проекту: примеры и шаблоны

Документация по проекту является важной частью управления проектом. Это также наименее любимая задача каждого менеджера проекта.

«У нас сейчас нет на это времени».

«Мы делаем Agile».

«Никто это не читает».

Это может показаться утомительным, но исчерпывающая документация — это то, что может определить разницу между успехом и провалом вашего проекта. Давайте углубимся в то, что на самом деле представляет собой проектная документация и почему она стоит вашего времени.

Что такое проектная документация?

Проектная документация — это процесс записи основных деталей проекта и подготовки документов, необходимых для его успешной реализации.Проще говоря, это общий термин, который включает в себя все документы, созданные в ходе проекта.

Проектная документация бывает разных форм — от проектных предложений и бизнес-кейсов до планов проектов и отчетов о статусе проектов.

Примеры проектной документации

Трудно четко определить, что следует документировать в ходе проекта, поскольку это сильно зависит от типа проекта, которым вы управляете. Крупный проект на большом предприятии обычно требует гораздо больше документов, чем небольшой проект на ранней стадии стартапа.

Но в большинстве случаев нужны базовые документы. Вот пять примеров проектных документов, которые, вероятно, потребуются вашему проекту.

Проектное предложение

Проектное предложение написано для запуска проекта — это первый шаг в процессе управления проектом. Цель этого документа — убедить лиц, принимающих решения, и заинтересованных сторон в том, что идея, лежащая в основе проекта, заслуживает внимания. В предложении по проекту должно быть указано основное ценностное предложение проекта, что часто делается в форме бизнес-кейса.

Устав проекта

Устав проекта — еще один ключевой пример проектной документации. Этот документ закладывает основу проекта, охватывая высокоуровневое планирование проекта. Он должен описать, как будут достигнуты бизнес-цели проекта, объяснив ключевые требования, бюджет, задачи, роли и обязанности проекта. Это первый документ, который вы пишете после официального утверждения вашего проектного предложения.

План проекта

После завершения высокоуровневого планирования менеджер проекта создает более подробный план проекта.Он служит дорожной картой для проекта, определяя ключевые этапы проекта и помещая их на временную шкалу. Этот документ развивается вместе с проектом, фиксируя все изменения и решения и облегчая общение между заинтересованными сторонами проекта.

Отчет о статусе проекта

В зависимости от масштаба вашего проекта и размера нашей команды держать всех в курсе событий может быть сложно. Отчеты о состоянии проекта составляются для того, чтобы все заинтересованные стороны проекта — как внутренние, так и внешние — находились на одной странице.Эти документы обычно содержат обзор достигнутого вами прогресса и следующих шагов, которые вы планируете предпринять.

Ретроспектива проекта

Каждый проект — это возможность обучения. Что прошло хорошо? Что можно улучшить в следующий раз? После завершения проекта сядьте вместе со своей командой и проведите ретроспективу проекта. Задокументируйте извлеченные уроки в отдельном документе и используйте его в качестве справочника для своего следующего проекта.

Примеры других проектных документов

Это далеко не полный список.Некоторые крупномасштабные проекты требуют сотни отдельных документов и форм, в то время как более мелкие проекты, как правило, упрощают и объединяют их.

В зависимости от типа проекта, который вы планируете предпринять, вы можете дополнительно создать некоторые из следующих проектных документов:

Ценность проектной документации

Первая и, возможно, самая важная причина, по которой вам следует задокументировать свой проект просто — запись заставляет вас обдумать свою идею и проверить, действительно ли она имеет смысл.Это также значительно упрощает управление вашим проектом, помогая вашей команде:

• Разъяснить ожидания и цели проекта

• Разбить работу на управляемые блоки

• Планировать и назначать ресурсы

• Убедитесь, что все заинтересованные стороны информируются о ходе работы

Но это также может принести долгосрочные выгоды для вашей организации даже после завершения проекта:

• Более быстрый прием новых сотрудников .Хорошая проектная документация дает новым членам команды доступ ко всем знаниям, которые были собраны в ходе ваших проектов, как прошлых, так и текущих. Новые члены команды могут сразу понимать решения, принятые в прошлом, и находить нужную информацию, не задавая вопросов другим членам команды в течение многих недель.

• Лучшее согласование между командами . Тщательная документация вносит ясность и прозрачность в то, над чем все работают. В результате решения и обсуждения не распределяются по чату и электронной почте, меньше времени тратится на собрания и меньше вероятность дублирования работы.

• Более эффективное управление знаниями . Идеи и уроки, извлеченные из одного проекта, могут быть перенесены в новые проекты. Получение этих знаний и обмен ими могут помочь вам разработать новые передовые методы, предотвратить повторяющиеся ошибки и постоянно улучшать общую производительность вашей команды.

Но для достижения этих целей ваша документация должна быть хорошо написанной, точной и актуальной. В этом руководстве мы расскажем об инструментах и ​​передовых методах, которые вы можете использовать для улучшения качества проектной документации.

Выбор подходящего программного обеспечения для документации

Существует множество различных инструментов, которые вы можете использовать для документирования проекта — Google Docs, Confluence (и различные альтернативы Confluence), различные типы внутренних вики-сайтов и баз знаний и многое другое.

В зависимости от размера вашей команды и вашего подхода к управлению проектами ваши требования могут отличаться. Некоторым командам нужны комплексные решения с расширенными функциями, такими как встроенные рабочие процессы утверждения и автоматизированные задачи, в то время как другие предпочитают более простые и легкие инструменты, не требующие обучения.Какой бы инструмент вы ни выбрали, убедитесь, что все участники проекта знают, как им пользоваться.

В любом случае идеальный инструмент проектной документации должен:

• Быть легко редактируемым даже нетехническими пользователями, в идеале в реальном времени .

• Обеспечивает мгновенный и надежный поиск .

• Иметь интуитивно понятную навигацию .

• Упростите организацию содержимого .

• Интегрируйте с другими инструментами , чтобы синхронизировать все активы вашего проекта.

Одним из таких инструментов документирования является Nuclino — создайте учетную запись и попробуйте:

Как задокументировать проект

Часть того, что делает проектную документацию такой разочаровывающей — и даже бесполезной, — это то, что готовые документы часто никем не читается. Документация создается только потому, что это то, что вы должны делать, а затем сразу же забывается и отбрасывается.

Есть несколько способов гарантировать, что время, которое вы вкладываете в документирование своего проекта, не будет потрачено зря:

Организуйте всю проектную документацию в одном месте

Связанное с проектом общение имеет тенденцию разбрасываться по собраниям, чату, электронной почте и общим дискам , оставив вашу команду без единого источника правды. Вместо этого соберите все связанные с проектом документы в одном месте и не тратьте время на поиски устаревших страниц Confluence или устаревших электронных писем.

Упростите доступ и поиск

Чем проще вы сделаете людям поиск нужной информации, тем с большей вероятностью они будут читать документацию.Убедитесь, что ваш инструмент документации оснащен надежной и быстрой функцией поиска.

Сделайте его легким

Несмотря на то, что документация по проекту должна быть тщательной, она также должна быть краткой. Никто не будет утруждать себя чтением страниц и страниц текста — записывайте то, что вам нужно, и только то, что вам нужно, имея в виду четкую цель и аудиторию. Соблюдайте правила Agile-документации.

Поддерживайте его вместе

Не торопитесь ламинировать документы проекта.По мере развития и развития вашего проекта многие ключевые детали могут изменяться, и ваша документация должна не отставать. Создавайте живую документацию и дайте заинтересованным сторонам доступ для обмена отзывами, вопросов и обновлений по мере необходимости.

Шаблон проектной документации

Каждый проект индивидуален, и не существует универсальной проектной документации. Но этот простой одностраничный шаблон документации по проекту может стать хорошей отправной точкой.

По мере того, как ваш проект развивается и ваша документация становится более подробной, вы можете разделить ее на отдельные документы, чтобы упорядочить вещи.

Знаете ли вы 7 ключей к правильной работе?

Когда я обучаю менеджеров проектов, я слышу, что больше всего беспокоит проектная документация. Чувство бюрократии никому не нравится. Но мы знаем, что необходим некоторый учет.

Итак, вот тема, которая заставит сердце каждого менеджера проекта биться быстрее… Проектная документация. Вы знаете, что вам это нужно, но вряд ли это любимый!

Опасность, конечно же, заключается в том, что вашей проектной документации не уделяется должного внимания.Но подготовка необходимых документов жизненно важна. Итак, вам нужно сделать это одним из своих главных приоритетов.

Вот почему в этой статье мы рассмотрим все, о чем вам нужно подумать. И каждому большому документу нужно оглавление…

Содержание: 7 ключей к хорошей проектной документации

1. Поймите, почему проектная документация важна
2. Признайте роль проектной документации в управлении проектом
3. Знайте, какую проектную документацию использовать
4. Примените основы для правильного составления проектной документации
5. Хорошо отформатируйте проектную документацию
6. Управляйте строгим контролем версий
7. План хорошего управления документами

Итак, приступим!

Приблизительное время прочтения: 24 минуты

1.Понять, почему проектная документация важна

Поскольку это никому не нравится, первый вопрос, который нам нужно решить, — это

.

«Почему следует отдавать приоритет проектной документации?»

И простой ответ таков:

Документация по проекту важна, потому что она помогает вам управлять своим проектом и делать это подотчетно. Нажмите, чтобы твитнуть

Итак, давайте разберемся немного и перечислим причины, по которым хорошая проектная документация имеет значение. И поэтому, почему вам нужно расставить приоритеты по времени, необходимому для их правильного создания и поддержки.

1. Все об управлении

Многие из наших проектных документов будут подсказывать или направлять ваши действия по проекту. Примеры подсказок к действию:

• контрольные списки
• реестры рисков
• тестовые документы

Примеры руководств к действию:

2. Надлежащее управление требует тщательного аудита

Часть роли вашей проектной документации состоит в том, чтобы фиксировать то, что вы делаете, и причины ваших решений.Это позволяет объективным экспертам оценить соответствие и извлечь уроки из ваших решений и опыта.

3. Общение — это хорошо

Ценная роль некоторых из ваших документов будет заключаться в том, чтобы информировать членов команды, заинтересованные стороны и уровни управления вашим проектом о том, что вы делаете.

Каждая из этих групп будет ценить информацию по разным причинам. Но никто не может принимать осознанные решения или действовать эффективно, если у них нет доступа к важным знаниям.

4. Подготовка проектной документации стимулирует творческое мышление

Иногда лучший способ продумать проблему или решение новаторски — это научить себя создавать документ. Структура, которую этот процесс может придать вашему мышлению, часто открывает новые идеи.

5. Хороший документ помогает структурировать аргумент

Точно так же структурирование хорошего документа заставляет вас тщательно продумать дело, которое вам нужно представить. Адвокация — это часть вашей роли.Иногда вам нужно будет убедить заинтересованные стороны, группы управления проектом и даже членов команды. Созданный вами документ может оказаться ценным подспорьем. Но часто настоящая ценность заключается в его приготовлении.

Вы менеджер проекта или обезьяна проекта?

Все это правда и ценно. Но это не отменяет того мучительного сомнения, что слишком много проектов становятся бюрократическими. Кажется, что они могут легко превратиться в постоянный цикл заполнения форм и написания отчетов.

Итак, у меня есть простое руководство, которое напомнит вам о том, что нужно быть менеджером проекта, и поможет избежать риска стать Project Monkey.

Project Monkey
«Обезьяна видит: обезьяна делает» — это идиома, которая предполагает, что обезьяны не думают, прежде чем действовать.

Обезьяна проекта увидит шаблон и завершит его. Менеджер проекта спросит, помогут ли документы:

• эффективно выполнить проект в соответствии со спецификациями, бюджетом и графиком, или
• сделать это прозрачно и подотчетно

Если этого не произойдет, менеджер проекта передаст документы и займется чем-то полезным .

Не будь Проектной Обезьяной

2. Признать роль проектной документации в управлении проектом

Единственное, чего жаждет руководитель проекта, — это контроль. Нажмите, чтобы твитнуть

Как менеджер проекта, вы знаете ценность планов проектов и средств управления проектами.

• Планы проектов расскажите нам, как мы собираемся что-то делать
• Средства управления проектами расскажите нам, как мы будем придерживаться плана, вернемся к плану, если мы сдвинемся, и поддержим подотчетность

Управление документами и контроль версий — это два основных элемента управления проектом.

Вкладывайте время в свой проект на раннем этапе

Как и все средства управления проектом, это хорошее вложение, позволяющее выделить время и ресурсы, необходимые для подготовки хорошей проектной документации. Большая часть этой работы должна выполняться на ранних этапах вашего проекта:

• Некоторые из них начнутся на этапе определения , но
• Большую часть документации вы создадите на этапе планирования .

Создание многоразового набора хорошо продуманной проектной документации

Если хорошая документация — это разумное вложение, почему бы не подумать о супер-калибровке?

Не просто создавайте нужные документы, а проектируйте их так, чтобы вы могли использовать их в следующий раз.

Многие документы, которые вы будете использовать в проекте, будут полезны в будущих проектах после небольшой адаптации. Поэтому я рекомендую вам приложить незначительные дополнительные усилия к подготовке документов, которые можно будет легко адаптировать в будущем.

Получите собственную библиотеку шаблонов управления проектами

Если у вас нет PMO, и у вас нет времени создавать шаблоны для всей документации по управлению проектами, которая вам понадобится, взгляните на наш.

Роль PMO

Одна из ролей PMO (Project, Programme or Portfolio Management Office) — создавать и поддерживать набор базовой документации по управлению проектами, которую менеджеры проектов могут использовать.Действительно, многие PMO рассматривают проектную документацию как основную часть своей деятельности. Они будут:

• Создание и поддержка библиотеки шаблонов и стандартов документации
• Сыграйте роль в проверке и авторизации проектных документов
• Поддерживайте файловую структуру и архив документов
• Установите процедуры для таких вещей, как контроль версий, архивирование, удаление

Не знаете, что такое PMO?

Посмотрите это короткое видео…

3.Знайте, какую проектную документацию использовать

Никому не нравится ощущение нагруженности бюрократии. Но все мы знаем, что важно вести записи. Итак, какой объем проектной документации нужен? И в чем секрет избавления от лишних отчетов и заполнения форм?

Я предлагаю:

1. Пять жизненно важных форм документации проекта
2. И пять наиболее ценных, из другой документации вы могли бы рассмотреть

Видео или текст?

Если вы читаете эту статью, вы, вероятно, предпочитаете читать, но я также снял видео, в котором обсуждаются «Ключевые результаты управления проектами» …

Правильная подготовка проектной документации — это все дело баланса

Прежде чем мы рассмотрим мои предложения, давайте подумаем, как я их разработал.Баланс, который вам нужно достичь, составляет:

• С одной стороны…
  Надлежащее управление, прозрачность, подотчетность и контрольный журнал
• И, с другой стороны…
  Скорость выполнения, сокращение усилий, сосредоточенность на действиях и эффективность

У меня есть простой подход, который был бы хорошим дополнением к моему списку правил управления проектами.

Добавляйте документацию только в том случае, если она поддерживает хорошее управление или облегчает вашу работу в качестве менеджера проекта.

Это основной. Как руководитель проекта, вы несете одну основную ответственность:

.

Реализуйте свой проект в соответствии с правилами, установленными вашей организацией.

Значит, ваша документация по проекту должна это поддерживать. Если это не помогает, значит, это просто мешает вам!

В конце концов, ваша работа проста: реализовать свой проект. Следовательно, вы захотите сделать все, что поможет вам улучшить результаты управления проектами.

Большой вопрос:

Каков абсолютный минимум документации по проекту, с которым можно обойтись?

Вкратце, это вопрос, на который вы хотите получить ответ. Так что позвольте мне ответить…

Предполагая, что вы выполняете проект для кого-то другого (вашей организации или клиента), я думаю, вы должны предоставить эти пять документов, в том или ином виде:

1. Определение проекта
2. Бюджет или бизнес-модель
3. План
4. Реестр рисков
5. Документ передачи / утверждения

Они довольно равномерно распределены по восьми важным этапам управления проектом.

Обратите внимание на предписывающий термин

«некоторая форма…»

Это то, что позволяет вам масштабировать и настраивать ваши документы в соответствии с потребностями вашего проекта. Я очень стараюсь не диктовать, какая форма проектной документации вам понадобится, потому что каждый проект индивидуален.

Итак, что я подразумеваю под «некоторая форма…» для каждого из этих проектных документов. И как мне оправдать свою позицию? Давайте рассмотрим каждый по очереди.

Определение проекта / Устав

Первый документ, который вы создаете, должен описать, чем является ваш проект, а чем нет.Также необходимо установить широкую причину, по которой нужно делать проект.

Без этого документа у спонсора нет оснований сказать да или нет для дальнейшего подробного исследования. И после запуска это документ, который сообщает вам, вашей команде и вашим заинтересованным сторонам, что вы собираетесь делать, а не делать.

Подробнее об определении / хартии проекта

Бизнес-модель / бюджет

Если ваша организация или ваш клиент собираются инвестировать свои деньги, время и свою репутацию, они должны быть уверены, что это принесет достаточное вознаграждение.Бизнес-модель устанавливает баланс затрат и рисков по сравнению с выгодами и стоимостью.

Никто не должен принимать решения, сопряженные с каким-либо риском, без анализа затрат и потенциальной прибыли. Это может быть что угодно, от набросков бюджета плюс прогнозируемая окупаемость до сложной оценки инвестиций. Многие организации устанавливают для этого стандарты. Если у вас нет, то поработайте со своим спонсором, чтобы добиться нужного уровня детализации и формы презентации.

Подробнее о бизнес-модели / бюджете

План / программа проекта

Для некоторых план проекта — это проектная документация.Старая поговорка о том, что «Неспособность планировать — значит планирование провалиться», часто бывает верной. Итак, если у вас есть план, почему бы не задокументировать его?

В то время как в крупных проектах могут использоваться сложные инструменты планирования, для простых проектов может потребоваться только таблица ключевых этапов. Ваш план покажет вашей команде и заинтересованным сторонам, чего они могут ожидать. Он действует как руководство к действию, а также как основа для мониторинга.

Подробнее о планировании проекта

Реестр рисков

Вы тратите чужие деньги.И вы ставите под угрозу их репутацию. Следовательно, вам необходимо продемонстрировать, что вы управляете соответствующими рисками.

Ваш реестр рисков, вероятно, является вашим самым важным проектным документом. Он действует как документ и, прежде всего, как инструмент управления. В простейшем случае это может быть список в записной книжке, но для большинства проектов вы, вероятно, выберете электронную таблицу.

Подробнее о реестре рисков

Передача / выход

Наконец, как только ваш проект будет завершен, вам необходимо передать его продукты их новым владельцам или менеджерам.Итак, вам понадобится простая проектная документация, которая фиксирует и формализует это. Это будет вашим доказательством того, что вы выполнили основную часть своей работы (до закрытия проекта) должным образом.

Подробнее о передаче проекта

Если это минимум, что еще важно?

Наши различные курсы поставляются с широким спектром шаблонов проектной документации, чтобы помочь нашим студентам быстро приступить к работе.

Пока что я перечислил проектную документацию, которая наиболее актуальна для всех проектов.В дополнение к этому у вас есть обширное меню других инструментов, которые могут помочь вам как в реализации вашего проекта, так и в полной ответственности.

Какими будут мои следующие приоритеты, когда у меня будут первые пять пунктов? Почти наверняка это будут эти пятеро…

План взаимодействия с заинтересованными сторонами

Простой документ, в котором указывается, кто мои заинтересованные стороны и как я планирую взаимодействовать с ними в позитивном ключе.

Подробнее о взаимодействии с заинтересованными сторонами

План обеспечения ресурсов

Это будет больше, чем просто план развертывания.В нем будет описано, какие ресурсы вам нужны, их необходимые качества (или характеристики) и то, как вы планируете их приобретать.

Подробнее о плане обеспечения ресурсов

Список результатов

Лично для меня это, наверное, моя любимая часть проектной документации. Список результатов позволяет мне отмечать каждый из них по мере его создания командой. Вы также можете использовать это, чтобы связать стандарты качества, спецификации, сроки доставки, ответственных людей, владельцев и еще десяток вещей.Список результатов может стать основой вашего плана проекта, приведенного выше.

Подробнее о результатах проекта

Отчеты о состоянии

Когда ваш проект уже запущен, люди должны знать, как у вас дела. Это важно для хорошего управления — надзора и принятия решений. Это также ключевая часть обеспечения прозрачности и контрольного следа.

И, наконец, это средство общения с членами команды и заинтересованными сторонами.

Подробнее об отчетах о статусе

Обзор извлеченных уроков

Как менеджер проекта, вы несете ответственность перед членами своей команды.И одна часть этого — помочь им учиться и развиваться как профессионалы.

Следовательно, найдите время, чтобы проанализировать, чему команда научилась вместе, и задокументировать это. Это идет не столько на пользу организации, сколько для самих членов команды. Часто это будет последняя часть проектной документации, которую вы создадите для конкретного проекта.

Но, конечно, если вы сможете сделать документ об извлеченных уроках ценным для вашей организации… Тем лучше!

Что вы думаете?

Какие формы проектной документации вы считаете наиболее важными? Дайте нам знать в комментариях ниже.

4. Основные принципы подготовки проектной документации

Остальная часть этой статьи содержит важные детали. Но если вы нетерпеливый читатель, которому просто нужны абсолютные основы, вот они, в три этапа.

Шаг 1. Проектные документы — это промежуточные результаты

Проектная документация — это промежуточные результаты. А результаты, говоря прямо, — это то, за что вам платят. Итак, вам необходимо:

• указать,
• график и
• план их производства

Это означает выделение времени и ресурсов, которые вам понадобятся.А это означает, что вам нужно будет договориться о том времени и этих ресурсах, когда вы оцениваете объем своего проекта.

Убедитесь, что вы поместили задачи по созданию проектной документации в исходное описание объема работ. Затем встроите его в структуру декомпозиции работы позже.

Также поможет, если учесть, какие проектные документы будут:

• Предварительно
  Вы будете продолжать анализировать и развивать их на протяжении всего проекта (например, планы заинтересованных сторон)
• Фиксированные
  Или в основном фиксированные.Вы разработаете их один раз и доработаете, если события сделают их более неадекватными (например, процедура контроля изменений).

Шаг 2. Используйте документы вашего проекта

Это должно быть очевидно. Но я видел несколько грубых грехов против приоритета полезности.

Менеджеры проектов

иногда говорят о себе, создавая все необходимые документы для своих проектов. Но потом они забывают о них и работают над проектом «Инстинкт кишки» . Или, точнее говоря, они придумывают (снова) по мере продвижения.

Это не только серьезная угроза надлежащему управлению, но и подрывает уверенность команды и заинтересованных сторон в том, что происходит.

Но хуже того, это просто неэффективно. Это создает бесполезные усилия и ошибки.

Шаг 3. Сделайте вашу документацию доступной

Если ваша команда собирается использовать документацию, которую она создает, она должна иметь к ней доступ. И добиться этого легко и быстро.

Итак, убедитесь, что все ваши документы полностью доступны для членов проектной группы.Но в то же время вы также должны убедиться, что они в безопасности, охраняя:

• конфиденциальность
• защита данных
• несанкционированное редактирование.

5. Хорошо отформатируйте проектную документацию

Возможно, самая важная характеристика хорошей проектной документации — последовательность.

Да, это приятно (даже очень желательно), чтобы документы имели единообразный внешний вид. Но здесь важно то, как последовательность может ускорить поиск информации людьми, поскольку они знают и распознают формат.

Это в равной степени относится к макету документов — где можно найти важную информацию — и к форматам файлов, которые вы используете для электронных версий.

Читаемость очень важна

Мы пишем документы для общения с другими людьми. Так что никогда не недооценивайте ценность четкого письма.

Мои главные советы (из моего живого курса: «Убедительные, убедительные и мощные отчеты», ) заключаются в том, чтобы создавать ваши документы:

1. Принуждение к чтению
   Сделайте это, создав простую структуру и предлагая вашим читателям частые указатели, чтобы они могли легко следовать вашей логике.
2. Легко читать , используя простой, прямой язык.
   Если вам необходимо использовать жаргон или аббревиатуры, всегда объясняйте их, если вы не уверены на 100 процентов, что каждый читатель поймет, что они означают. Даже тогда, когда вы впервые используете аббревиатуры, пишите акронимы полностью
3. Приятно читать
   Используйте аккуратное форматирование и много пустого пространства
4. Как можно проще для понимания
   Вы можете добиться этого с помощью иллюстраций, диаграммы, графики и таблицы, чтобы дополнить ваш текст
5. Убедительно
   Сделайте это, отделив факты от мнений и признав необходимость установления доверия и достоверности перед
6. Запоминающийся
   Сделайте ключевую информацию легко запоминающейся, подчеркивая ключевые сообщения несколько раз и по-разному
7. Мощный
   Дайте вашим документам возможность побуждать к действиям, четко указав решения или действия, которые должен предпринять ваш читатель

Презентация также важна

Подумайте о макете и форматировании ваших документов.Хорошей отправной точкой является руководство по корпоративному стилю, если оно у вас есть. В противном случае ищите самые лучшие и четкие внутренние документы и адаптируйте стиль, который они используют.

Первая страница или титульный лист — важная часть каждого проектного документа. На нем должно быть:

• Название проекта
• Имена менеджера проекта и спонсора
• Название документа
• Версия и дата
• Автор документа

Отличный способ убедиться, что люди каждый раз понимают это правильно, — это создать единый набор шаблонов для людей использовать.

Получите собственную библиотеку шаблонов управления проектами

Если у вас нет PMO, и у вас нет времени создавать шаблоны для всей документации по управлению проектами, которая вам понадобится, взгляните на наш.

6. Управление строгим контролем версий

Проекты постоянно меняются. Иногда так поступают и люди. Несмотря на весь ваш контроль, они могут быть заняты, спешат и временами даже хаотичны. И, конечно, ваши документы тоже будут меняться — иногда часто.

Поэтому важно, чтобы люди знали, что они работают, исходя из правильных документов.

Если член команды проекта обновит документ, не сообщая об этом людям, могут возникнуть катастрофы. Два человека могут работать с разными версиями одного и того же документа и выполнять разную и непоследовательную работу. В лучшем случае — неэффективность и потраченные впустую усилия. В худшем случае, как в случае с Mars Climate Orbiter НАСА, это фатальная ошибка, которая приведет к полному провалу проекта.

Что такое Контроль версий

Контроль версий — это дисциплина, которая обеспечивает три вещи:

1. Существует центральный реестр, который позволяет любому пользователю узнать статус любого документа.Важно отметить, что пользователи могут установить, какая версия является текущей и что они, следовательно, могут полагаться на
2. Каждый документ содержит недвусмысленную информацию, которая позволяет пользователям узнать его статус
3. Пользователи могут отслеживать изменения от одной версии к другой и так быстро понимать различия что новая версия представляет

Как заставить работать контроль версий

Степень и строгость вашего контроля версий будут зависеть от:

1. Культура вашей организации
2. Масштаб, риск и чувствительность вашего проекта

Но существенными элементами являются:

• Уникальные номера версий
  В каждом документе четко указаны дата и номер версии (или редакции).Я предпочитаю, чтобы это отображалось на каждой странице — обычно в нижнем колонтитуле или верхнем колонтитуле
• Простая система нумерации версий
  Система нумерации версий должна быть простой, но понятной
  В случае сомнений используйте упрощенную форму управления версиями программного обеспечения:

• В каждом документе должна быть таблица управления версиями
  В ней будут записываться записи версий, основные изменения, вносимые каждым из них, и дата авторизации.
  В идеале, в нем также будут регистрироваться авторы и авторизаторы обновлений.
• Проверка версий и Авторизация
  Разработайте процедуру проверки и авторизации новых версий.Вы адаптируете процедуры подписания к потребностям вашего корпоративного управления.
• Центральный реестр документов и версий
  Это позволяет пользователям легко проверять, какая версия того или иного документа является последней.
• Автоматизировано, если возможно
  Существует программное обеспечение, которое может автоматизировать хранение, запись и маркировку версий документов. Но, как минимум, вы должны заложить основы в свои шаблоны документов.

7. План хорошего управления документами

Ваша проектная документация очень ценна.Итак, вы должны относиться к своим документам как к активам, о которых вам нужно позаботиться. Мы посмотрим на это с двух сторон:

1. Хранение… а не
2. Надежное хранение

1. Доступность, хранение, архивирование, удаление

Первое, что нужно сделать — это хранить документы, чтобы пользователи могли легко их находить и получать к ним доступ, когда им нужно. Как только документы устареют и пользователям не потребуется к ним доступ, вам нужно подумать об их архивировании.Наконец, каждому документу нужна дата уничтожения, чтобы избежать неконтролируемых затрат на хранение.

Примечание: Исключением являются некоторые государственные проекты в некоторых юрисдикциях. Там в публичном архиве хранятся некоторые записи бессрочно. Это также может относиться к другим учреждениям, поэтому уточняйте процедуры у сотрудников вашей организации, например, у секретаря компании.

Вам нужен контроллер документов?

Это просто мысль. Если у вас есть администратор проекта, это поможет вам добиться успеха.Если вы этого не сделаете, подумайте о том, чтобы передать роль контролера документов одному из членов вашей команды.

Доступное хранилище

Доступное хранилище — это не только то, что люди могут получить доступ к документам. Им также необходимо иметь возможность быстро найти те, которые им нужны, когда они им нужны. Это означает, что необходимо обратить внимание на хорошую структуру вашей файловой системы и удобную структуру именования.

Для наименования я предлагаю имя документа, состоящее из трех частей:

09-Testing — Протоколы приемочных испытаний пользователей — v01.03

Разрозненные документы

Все мы знакомы с принципами работы крупных корпораций и государственных органов. Вы узнаете это:

• Контракты хранятся в Legal
• Соглашения об уровне обслуживания подрядчиков и тендерная документация хранятся в Закупках
• Утверждения бюджета хранятся в Финансах
• Сетевые диаграммы хранятся в IT
• … и так далее.

Есть некоторые организации, которые, я не думаю, скоро решат эту проблему!

Как менеджеру проекта, вам необходим реестр связанных с проектом документов, которые хранятся вне прямого контроля вашей проектной группы.В идеале для каждого из них должно быть указано название сообщения и текущий постодержатель, чтобы пользователи могли получить документы как можно быстрее.

Что архивировать

При архивировании документов следует рассмотреть один вопрос: архивировать ли все версии, все основные версии или просто окончательную версию. Я не могу вам предложить универсального правильного ответа. Считайте:

• Характер и продолжительность вашего проекта
• Политика вашей организации
• Характер документов, которые вы рассматриваете

Когда архивировать

Кому потребуется доступ к проектной документации после завершения вашего проекта? И как долго? Подумайте, будут ли продолжаться процессы управления — возможно, в форме обзоров реализации долгосрочных выгод.А как насчет будущих менеджеров проектов, которым, возможно, потребуется поучиться на вашем проекте?

Когда выбрасывать вещи

Я уже упоминал об этом выше. Начните со стандартной политики вашей организации. Затем оцените, есть ли основания для другой запланированной даты уничтожения любого из ваших документов.

2. Безопасность документов

Последний набор соображений относится к безопасности документов и данных.

У вас может быть конфиденциальная информация, касающаяся:

• сотрудников и их производительность
• подрядчики и консультанты и их коммерческие условия
• поставщики и их цены
• стратегические планы вашей организации

Итак, вам нужно задать четыре важных вопроса и ответить на них:

1. Что вы будете делать, чтобы обеспечить целостность версии?
2. Как вы обеспечите физическую безопасность документов?
3. Каковы ваши процедуры защиты данных?
4. Как вы ограничите доступ к конфиденциальной документации?

Подробнее об управлении проектной документацией…

Взгляните на нашу статью «Управление документами проекта: как организовать и управлять информацией о проекте» .