Счет фактуры образец: новые правила заполнения и тонкости

Счет-фактура. Образец и бланк счет-фактуры

Счет-фактура — это налоговый документ, в котором продавец указывает стоимость реализованных товаров, выполненных работ, оказанных услуг либо переданных имущественных прав. Его обязаны составлять все организации – плательщики НДС. На основании счетов-фактур формируются книги продаж и покупок.

Оформление и заполнение счета-фактуры

Как же заполнить счет-фактуру? Начиная с 24.01.2012 г. вступила в силу новая форма счета-фактуры, утвержденная постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137. В новый счет-фактуру добавилась следующая информация: наименование и код валюты, код единицы измерения, цифровой код страны происхождения товара.

В поле (1) указываем номер и дату выписки счета-фактуры.

В строке (1а) проставляем номер и дату внесенного исправления в первоначальную версию счета-фактуры или прочерк при отсутствии исправлений.

В поле (2) пишем полное либо сокращенное наименование продавца — юридического лица либо ФИО индивидуального предпринимателя.

В строке (2а) указываем юридический адрес продавца в соответствии с учредительными документами.

В поле (2б) прописываем идентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика продавца.

В строке (3) пишем полное либо сокращенное наименование грузоотправителя — юридического лица либо ФИО индивидуального предпринимателя и его почтовый адрес. В случае если грузоотправитель является тем же лицом, что и продавец, в данной строке пишем «он же». Если счет-фактура выставляется не на товар, а на выполненные работы, оказанные услуги, имущественные права, в этой строке ставим прочерк.

В поле (4) пишем полное либо сокращенное наименование грузополучателя — юридического лица либо ФИО индивидуального предпринимателя и его почтовый адрес. Как и в случае с грузоотправителем в строке (3), если счет-фактура выставляется не на товар, а на выполненные работы, оказанные услуги, имущественные права, в этом поле ставим прочерк.

В строке (5) ставим дату и номер платежно-расчетного документа или кассового чека. В случае составления счета-фактуры при получении оплаты, предоплаты за предстоящие поставки товара, выполнение работ, оказание услуг, передачу имущественных прав с применением безденежной формы расчетов в данной строке ставим прочерк.

В поле (6) указываем полное либо сокращенное наименование покупателя — юридического лица либо ФИО индивидуального предпринимателя.

В строке (6а) указываем юридический адрес покупателя в соответствии с учредительными документами.

В поле (6б) прописываем идентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика покупателя.

В строке (7) проставляем наименование и код валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют.

Переходим к заполнению таблицы.

В графе 1 указываем наименование поставляемых товаров, выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав.

В столбцах 2 и 2а ставим код и условное обозначение единицы измерения поставляемых товаров, выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения либо прочерк при отсутствии показателей.

В графе 3 проставляем количество (объем) поставляемых товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав либо прочерк при отсутствии показателей.

В столбце 4 указываем цену (тариф) товара, выполненной работы, оказанной услуги, переданного имущественного права за единицу измерения по договору без учета НДС, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя НДС, с учетом суммы НДС либо прочерк при отсутствии показателя.

В графе 5 пишем стоимость всего количества поставляемых товаров, выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав без НДС.

В столбце 6 указываем сумму акциза по подакцизным товарам, в противном случае пишем «без акциза».

В графе 7 указываем размер налоговой ставки. По операциям, указанным в п. 5 ст. 168 Налогового кодекса РФ, пишем «без НДС».

В столбце 8 прописываем сумму НДС, исходя из применяемых налоговых ставок.

В графе 9 указываем стоимость всего количества поставляемых товаров, выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав с учетом суммы НДС, а в случае получения суммы оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав — полученная сумма оплаты, частичной оплаты.

В столбцах 10 и 10а ставим цифровой код и краткое наименование страны происхождения товара в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (если страной происхождения является Российская Федерация, данные поля не заполняются).

В графе 11 ставим номер таможенной декларации, в случае если страной происхождения товаров не является Российская Федерация.

Примечание. В счете-фактуре на аванс, выставляемом при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав, в полях (3) и (4) и графах 2 — 6, 10 — 11 таблицы проставляем прочерки.

Счет-фактуру подписывает руководитель организации либо другое уполномоченное лицо, главный бухгалтер либо иное уполномоченное лицо / индивидуальный предприниматель с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации и ставится печать организации-продавца (подрядчика).

Оформление счета-фактуры производится на листе формата А-4, распечатывают документ в двух экземплярах: один остается у продавца (подрядчика), второй отдается покупателю (заказчику).

для чего она нужна, правила и образец заполнения, ее форма и бланк

Существует целый ряд документации, которую компания должна подготавливать в процессе осуществления своей деятельности. В частности, счет-фактура является одним из обязательных документов для большинства организаций.

Если счет выставляется клиенту для того, чтобы он оплатил сделку, и может иметь свободную форму, то счет-фактура обязательно строго регламентируется. В данном документе содержится информация о сумме денежных средств, а также так называемая фактурная часть.

Содержание статьи

Что представляет собой данный документ

Этот документ необходим по той причине, что он служит как основание для акцептования определенных сумм НДС. Соответственно, все компании, которые обязаны платить налог на добавленную стоимость, обязаны его заполнять. Кроме того, на его основе формируются так называемые Книга покупок и Книга продаж.

Важно понимать, что данный документ обязательно оформляется не в одном, а в двух экземплярах. Обе копии подписываются поставщиком: одна остается у него, а вторая отдается клиенту. Если организация использует УСН или ЕНВД, то она не обязана заполнять счет-фактуру (поскольку она не платит НДС).

Виды документа

Существует 2 основных вида, которые используются в различных ситуациях. Правила их использования и заполнения регулируются различными законами.

Первый вид – это стандартный счет-фактура. Он используется в следующих ситуациях:

• При осуществлении отгрузки товаров, а также выполнении работ или услуг. То же самое касается и передачи имущественных прав. При этом документ может быть выставлен не только поставщиком, но и посредником, а также участником так называемой совместной деятельности (в частности, простого товарищества).
• При возврате НДС поставщику товаров от плательщика.

Рассматриваемый вид заполняется по стандартной форме. Важно учитывать, что покупатель, при возврате товаров становящийся продавцом, должен обязательно указать все необходимые реквизиты. Регулируется этот процесс несколькими статьями НК РФ (в частности, 169 и 172), а также постановлениями Правительства РФ.

Второй вид – это счет-фактура на аванс, который предоставляется при осуществлении предоплаты (как частичной, так и полной) в счет будущей поставки. Важно понимать, что это самый важный вид документа, поскольку в большинстве случаев поставщики обязаны его подготавливать. Он регулируется статьями 167, 169 и 172 НК РФ.

Для этого вида существует типовая форма (как для стандартного вида) с несколькими условиями:

• Отсутствие данных о грузоотправителе и грузополучателе.
• Отсутствие данных о количестве товаров, услуг, работ и т. п.
• Отсутствие информации о цене и единицах измерения.

Когда она выписывается, кто ее выставляет

Вычисление суммы налога производится в момент частичной или полной оплаты товаров. Поэтому ФНС РФ устанавливает срок выписки счета-фактуры, который должен составлять не более 5 дней (календарных, а не рабочих), считающихся со дня осуществления оплаты (как предварительной, так и поступивших по факту товаров).

Документ может выставляться несколькими лицами:

• Продавцом покупателю в случае осуществления поставки товаров.
• Подрядчиком или исполнителем при выполнении работ и услуг.
• Покупателем поставщику (в случае внесения корректировок).
• Посредником покупателю в том случае, если он действует от лица поставщика.

Более подробная информация о том, кто и когда ее выставляет, представлена на следующем видео:

Как оформить документ

Счет-фактура имеет четко установленный образец и содержит следующую информацию:

• Номер счета.
• Наименование продавца и покупателя.
• Их реквизиты.
• Адрес организаций.
• Данные о грузоотправителе и грузополучателе.
• Перечень товаров (или работ и услуг).
• Цена заказа, сумма и ставка НДС.
• ИНН или КПП покупателя и продавца.
• Валюта, в которой произведены расчеты.
• Подписи сторон с расшифровкой.

С 2012 года действуют новые правила заполнения, которые регламентируются специальным постановлением Правительства, подготовленным в декабре 2011 года. В случае неправильного оформления получение налогового вычета невозможно.

Кроме того, в 2014 году изменились правила, касающиеся выписки счетов-фактур. В частности, у ИП появилась возможность обращаться к услугам доверенного лица при подписании данного документа.

Налогоплательщик при наличии особого соглашения может не выписывать документ партнеру, с которым он работает, в случае если тот не является плательщиком НДС.

В случае заполнения электронной формы можно избежать опечаток, а также четко понять, какие графы необходимо заполнять, а какие нет. Чаще всего сайты, предоставляющие такую услугу, сопровождают форму подсказками или примером заполнения. Однако в онлайн режиме нельзя сохранить все выписанные счета. С января 2015 года это стало существенным недостатком, поскольку с этого момента законодательством разрешено вписывать дополнительную информацию.

Исправления в документе

Для того чтобы осуществить исправления в счете, можно использовать два основных способа. Первый касается случая изменения цен и количества товаров, а второй связан с ситуацией совершения ошибок.

Первый способ делается с помощью оформления отдельного счета-фактуры, который называется корректирующим. Он заполняется по особой форме (в которой указывается номер корректируемого документа и данные об изменениях) и выставляется в следующих случаях:

• Принятие решения об изменении цены (в первую очередь в случае скидок).
• Уточнение количества товаров, которые были отгружены, объема оказанных услуг и т. п. (в случае выявления недосдачи или непринятии на учет какой-либо части товаров).

Вычет осуществляется либо поставщиком (когда показатели уменьшаются), либо покупателем (в случае их увеличения). При этом корректировочный документ нельзя использовать, если нет договора или какого-либо другого соглашения, который подтверждает факт уведомления покупателя. Данный документ регулируется 171 и 172 статьями НК РФ и может подготавливаться один раз, если за один день осуществляется целый ряд повторных изменений.

Второй вариант – это подготовленный исправленный счет-фактура, который выдается в случае выявления существенных ошибок в изначально подготовленном документе. Все корректировки обязаны подтверждаться подписями ответственных лиц и указанием даты внесения изменений. Оформляются подобные правки отдельно.

Правила заполнения счета-фактуры

Счет-фактура относится к категории учетной документации. Целью ее оформления является обеспечение контроля в правильности начисления НДС, подлежащего уплате в регламентированные сроки в государственную казну. Документ имеет унифицированную форму, заполнение которой вменено законом поставщику. Отраженная в нем информация подтверждает свершившийся факт проведения финансовой операции по договору за оказание услуг или отгрузку товара, а также идентифицирует участников сделки соответствующими реквизитами.

Счет-фактура

На основании общих и финансовых сведений бумаги, оформляется книга покупок субъектами, получившими ее, или заполняется книга продаж представителями компаний, выдавших ее. От правильности оформления документа зависят финансовое благополучие компании, поскольку допущенные неточности или ошибки могут стать причиной отказа в вычете, а в некоторых ситуациях и в начислении штрафов и изменения налоговых ставок. Какие правила заполнения счета-фактуры, и каким нормативно-правовым актом они регламентированы?

Общая информация

Основным документом при учете налога на добавленную стоимость, является счет-фактура.

Его форма, назначение, порядок оформления, использования и учета, зафиксированы в НК РФ. Документ числится в числе проверяемой налоговой документации и используется для предъявления НДС к вычету. Его выписка производится продавцом при совершении оптовых закупок покупателем или при документально оформленном заказе.

С юридической точки зрения, счет-фактура не может служить доказательством факта передачи товара продавцу или уже оказанной услуги. Для этих целей оформляется товарная накладная или акт-передачи материальных средств. Документы актуальны только в комплексе с платежными бумагами, которыми могут быть кассовые чеки или платежное поручение. В счет-фактуре отражается информация:

• наименование продукции или услуги, и их количественная и стоимостная характеристика;
• величина начисленного НДС для перечисления в бюджет;
• величина вычета, на которую вправе претендовать покупатель, поскольку ее оплата возлагается на продавца.

Для чего оформляется счет-фактура?

Покупатель, приобретая продукцию или получая услугу, автоматически уплачивает НДС, ввиду включения его в общую стоимость покупки продавцом. Положения нормативно-правовых источников определяют возможность продавца получить вычет по налогу и сохранить в бюджете компании немаленькие суммы.

Сумма денежного возврата определяется в счет-фактуре, на основании внесенной в него финансовой информации в сфере проведения расчетов по сделке. Неправильно заполненная бумага может стать причиной проблем с Налоговой Службой, обусловленных отказом в вычете и проведения дополнительных разбирательств, последствия которые могут быть неприятны для руководителя компании.

Отстоять свое право на возврат денег при некомпетентно оформленном документе, у продавца получится только в судебном порядке. При этом делопроизводство может отнять у предпринимателя много времени, а также потребовать от него внесения судебных издержек для его обеспечения.

Несмотря на четко отраженные правила в налоговом законодательстве и наличие доступных к пониманию разъяснительных писем, неправильно заполненная счет-фактура занимает лидирующие позиции в списках судебных разбирательств в налоговой сфере.

Для минимизации рисков некомпетентного оформления важного документа, можно использовать образец заполнение счета-фактуры на услуги или на продажу товара. Использование возможностей интернета, позволяет оформлять электронную документацию по шаблону, что значительно упрощает процедуру.

В каких ситуациях не нужно оформлять счет-фактуру

Порядок оформления счет-фактуры

Не всегда необходимо оформление счет-фактуры. В некоторых случаях составление документа не актуально или обстоятельства могут требовать подтверждения сделки другими документами. Его необязательно составлять в ситуациях, когда:

• сделка не подлежит налогообложению;
• субъект предпринимательства передает товар или оказывает услугу на безвозмездной основе;
• предприниматель осуществляет деятельность, к которой применимы специальные налоговые режимы;
• товар продается в розницу за наличные средства покупателям, имеющим статус физических лиц.

Виды

В зависимости от обстоятельств сделки, при которых выписывается налоговый документ, он может быть нескольких видов. Если поставка товара или оказание услуги происходит одновременно с оплатой по выставленному исполнителем счету, то оформляется стандартный счет-фактура. Авансовый документ составляется в случае внесения заказчиком авансового платежа или предоплаты. Корректировочная бумага актуальна в ситуациях, когда в базовом документе были совершены ошибки.

Авансовая счет-фактура

Не всегда условиями сделки является оплата услуг в момент их оказания. В некоторых ситуациях продавец желает подстраховать себя внесенным покупателем авансовым платежом, являющимся гарантией принятия услуг и оплаты их в полном объеме после выполненных условий, согласно требованиям договора. После поступления денег, имеющих авансовый статус, на счет исполнителя, заполняется счет-фактура на поступившую сумму. Процедура должна быть оформлена на протяжении пяти дней со дня перечисления денежных средств. При нарушении регламентированных сроков возможны неприятности с уполномоченными органами.

Авансовый документ является основанием для принятия заявленной к вычету суммы НДС. Он оформляется в двух экземплярах для передачи покупателю и хранения в книге продаж. После выполнения исполнителем обязательств в полном объеме, заполняется еще один документ с аналогичными к нему требованиями.

Отличие от счета

Счет-фактура в 1С

Счет-фактура оформляется продавцом продукции или поставщиком услуг только в случае, если обе стороны соглашения являются плательщиками НДС. Выдача счета обязательна для всех субъектов предпринимательства, относящихся к категории поставщика или исполнителя.

Счет-фактура необходим продавцу для получения вычета и для отражения порядка проведения его расчетов в отчетной документации. Счет требуется покупателю для проведения финансовой операции по сделке за приобретенные товары или услуги.

Оба документа могут быть связаны с совершением одной и той же сделки. Возможно их одновременное оформление по одному договору сотрудничества.

Отличие от накладной

Счет-фактура и налоговая накладная применяются для одной сделки, однако они различаются по назначению и по форме заполнения. Первый документ всегда оформляется на унифицированном бланке. Он создается с целью получения вычета НДС.

Налоговая накладная может быть оформлена в произвольной или регламентированной нормативно-правовым актом форме. Ее заполнение актуально только при уже состоявшейся отгрузке товара или уже оказанных услугах. Документ подтверждает факт передачи продукции или оказания услуги заказчику. Его заполнение проводится при получении регламентированного договором результата деятельности. При невыполнении обязательств поставщиком, заказчик может предъявить претензии по налоговой накладной. Счет-фактура в данной ситуации не играет никакой роли.

Как заполнять счет-фактуру образец

Структуризация документа позволяет ориентироваться в нюансах ее оформления на интуитивном уровне, однако заполненный пример счет-фактуры дополнительно упростит проведение операции.

Документу необходимо присвоить идентифицирующий номер, соответствующий дате его составления. Все аналогичные бумаги регистрируются в специальном журнале. Для их номеров должна быть характерна возрастающая линия по отношению к предыдущим документам, однако нарушение нумерации не подлежит разбирательствам и наказанию. Дата должна соответствовать любому дню в пятидневный период после выполнения обязательств по договору.

В разделе реквизитов следует указать полное наименование субъекта хозяйствования, его юридический адрес, а также сведения из учредительной и регистрационной документации. Если предметом сделки являются материально-товарные ценности, то необходимо заполнить графы о грузоотправителе и грузополучателе. В случае если исполнитель оказывает услуги, в этих разделах нужно поставить прочерки. После указания номера и даты платежного документа необходимо заполнить графу об идентификации покупателя как субъекта предпринимательской деятельности. Первая часть документа завершается внесением данных о валюте, используемой при финансовом расчете между сторонами.

Основные показатели сделки вносятся в таблицу второй части документа. В нее необходимо включить:

• предмет сделки;
• единица измерения обязательства исполнителя и его условное обозначение;
• количество продукции или объем услуг;
• цена за единицу продукции;
• стоимость продукта с НДС и без него;
• величина налога, который может соответствовать 0, 10, 18%;
• сведения о государстве, в котором был произведен зарубежный товар, если они актуальны для конкретной ситуации.

Если предприятие не является плательщиком налогов, то в графе, определяющей процентную ставку, не стоит указывать ноль процентов. Предприниматель такого статуса не имеет права на реальную ставку, а нулевой процент к ней также относится. Недостоверности в документе в области налогового статуса могут стать причиной начисления штрафных санкций и стандартной 18-и процентной ставки налога.

Кто должен подписывать документ

Заполненный счет-фактуру подписывает руководитель субъекта предпринимательства, ответственные работники которого составили документ. Главный бухгалтер может поставить свою подпись только в случае, если это предусмотрено положениями внутренней распорядительной документации. При единоличной работе индивидуального предпринимателя, в его компетенции составлять и подписывать всю финансово-налоговую документацию. Оформленный в электронном виде счет подлежит электронной подписи, ранее оформленной руководителем или его уполномоченным лицом.

В случае отсутствия возможности подписания документа руководством компании, необходимо внутренней распорядительной документацией предоставить право подписи счет-фактур определенным работникам. В качестве альтернативного варианта можно оформить доверенность.

Порядок заполнения в 1С

Проще всего заполнять счет-фактуру в бухгалтерской программе 1С. В ней документ оформляется на этапе предварительной договоренности о поставке товаров или оказании услуг. Не считается нарушением законодательных норм, если он будет заполнен после получения руководителем завизированной покупателем налоговой накладной.

Счет-фактуру можно создать через раздел программы, в которой фиксируются покупки и продажи. Его оформление проводится в форме, отображаемой разделом «счета-фактуры выданные». В качестве альтернативного варианта можно воспользоваться опцией «выписать счет-фактуру» документа «реализация товаров и услуг».

После завершения документального оформления сделки и проведения отгрузки или оказания предусмотренных договором услуг, важно проверить сформированные проводки операции, что можно сделать по кнопке «Дт-Кт»

Формирование счет-фактуры проводится автоматически на основании ранее заполненной информации о данных контрагента и соглашения о сотрудничестве. Документ можно распечатать прямо из программы. Для этого необходимо сформировать его внешнюю печатную форму посредством нажатия кнопки с принтером. Чтобы не потерять данные документа, необходимо его отправлять на печать только после нажатия кнопки «провести и закрыть».

После принятия покупателем счета-фактуры и проведения его по своей базе, изменить внесенные в него данные можно только посредством оформления корректировочной формы документа. Возможно составление новой бумаги при условии отмены операции методом сторнирования, когда аннулирование проводится без ее предварительного удаления.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

100 бесплатных шаблонов счетов-фактур | Распечатать и отправить счета по электронной почте

Отделите себя от конкурентов с помощью одного из 100 красиво оформленных шаблонов Invoice Home. Воспользуйтесь преимуществами шаблонов счетов-фактур, персонализируя свои счета своим логотипом, отправляя счета напрямую по электронной почте и получая оплату онлайн с помощью PayPal или кредитной карты. Ознакомьтесь с различными вариантами выставления счетов и функциями ниже и никогда больше не отправляйте скучные счета.

Базовый шаблон счета-фактуры

Быстро создавайте счет с важной информацией, такой как адреса, позиции, итоговые суммы, налоги и условия.

Шаблон бесплатного счета

Экономьте время и деньги, используя один из 100 бесплатных дизайнов счетов. Создавайте и отправляйте счета легко и бесплатно.

Шаблон расширенного счета

Используйте эту форму, чтобы добавить номера заказов на закупку, цены за единицу, количества и срок оплаты, чтобы упорядочить выставление счетов.

Шаблоны счетов в формате PDF

Легко загружайте, распечатывайте и отправляйте счета по электронной почте в формате PDF.Сохраняйте и храните документы с удобством.

Защитите свои данные и повысьте уровень безопасности

Хранение всех ваших данных на жестком диске подвергает вас риску потерять важную информацию о клиентах. К счастью, с помощью Invoice Home вы можете безопасно сохранить все данные своих клиентов, информацию о продуктах и ​​отчеты в одном месте. Наше программное обеспечение сохраняет и защищает данные ваших клиентов и информацию о продуктах на облачной платформе, к которой вы можете получить доступ в любом месте с помощью Wi-Fi.Это означает, что если ваш компьютер выйдет из строя или вы потеряете устройство хранения данных, у вас останутся все данные, необходимые вашему бизнесу для продолжения работы. В вашей учетной записи даже хранятся все ваши данные, которые вы можете экспортировать в виде файла PDF или Excel. Теперь вам не нужно просматривать каждый счет один за другим, чтобы узнать, сколько вы сделали, сколько у вас бестселлеров или какие клиенты заказывают больше всего, когда вы пользовались другими услугами по выставлению счетов или писали счета от руки.

Продвигайте свой бренд с помощью бесплатного шаблона счета

Invoice Home знает, насколько важно выставлять вашим клиентам профессионально оформленный счет.С более чем 100 формами, разработанными профессиональными графическими дизайнерами, у вас есть множество вариантов для создания счета, который подходит вашему бизнесу. Работаете ли вы в строительстве или модном дизайне, любите красный цвет или хотите продемонстрировать свой патриотизм, для вас найдется бесплатный шаблон счета-фактуры. Кроме того, уникально разработанные шаблоны позволяют загружать собственный бизнес-логотип (или выбирать из галереи предварительно разработанных логотипов, которые повысят узнаваемость и легитимность вашего бренда в глазах вашего клиента.Мы никогда не добавляем логотип «Invoice Home» к вашим счетам, поэтому ваши клиенты даже подумают, что вы оплатили свои счета (даже если мы предлагаем бесплатный план).

Выберите, что лучше всего для вашего бизнеса

Может быть, вы делаете все по порядку и предпочитаете бумажные копии счетов? Мы поможем вам, поскольку наши шаблоны счетов можно легко сохранить в формате PDF, распечатать и разослать довольным клиентам. Предпочитаете жить в цифровом формате? Легко отправьте сохраненный шаблон счета своему клиенту по электронной почте.После сохранения PDF-файла вы также можете загрузить его в облачное хранилище, чтобы хранить все свои записи в одном месте. Поскольку наша система подключена к сети, вы можете сохранять свои счета в своей учетной записи, чтобы их можно было снова и снова распечатывать или отправлять по электронной почте.

Зарабатывайте деньги разными способами оплаты

В наши дни большинство клиентов предпочитают платить картой или онлайн из-за удобства, однако некоторым покупателям нравится возможность оплаты наличными или чеком. Независимо от того, что выберет ваш клиент, Invoice Home всегда за вами.Первым шагом, конечно же, является создание вашего бесплатного счета на нашем сайте и отправка его вашему клиенту по электронной или обычной почте. Для клиентов, которые предпочитают платить наличными или чеком, просто укажите в шаблоне счета условия, когда вам потребуется физическая оплата до. Для клиентов, которые выбирают оплату картой или через Интернет, мы предлагаем множество способов оплаты. Наша система поддерживает PayPal и Stripe, что упрощает для ваших клиентов оплату с помощью кредитной / дебетовой карты или через свой банк. Более того, наша онлайн-система хранит платежные записи.Если клиент говорит, что он заплатил через Интернет, но об этом нет записи, значит, у вас есть доказательства того, что счет все еще необходимо заполнить. Если вы не помните, что покупатель платил, но есть запись об оплате, значит, счет был оплачен. Это беспроигрышный вариант для всех.

Держите счета под рукой, куда бы вы ни отправились

Независимо от того, находитесь ли вы в отпуске, с клиентом или на работе, вы можете получить доступ к своим счетам через наше удобное мобильное приложение.В отличие от программ Excel шаблонов счетов и даже шаблонов счетов Google docs, вам не нужно носить с собой громоздкий ноутбук или сидеть за настольным компьютером, чтобы заботиться о выставлении счетов. Если вы со своим клиентом, и он добавляет услугу, вы можете достать свой телефон и сразу же внести необходимые изменения в счет. Счета, которые вы создаете на своем мобильном телефоне, автоматически синхронизируются с вашей учетной записью Invoice Home, сохраняя все ваши документы в одном безопасном месте. Никогда больше не теряйте бизнес из-за проблем с компьютером, плохого Wi-Fi или медленного отклика.

бесплатных шаблонов счетов в формате PDF | 100 стилей для печати и отправки по электронной почте

Никогда больше не отправляйте скучные счета, используя один из 100 плюс уникальных профессиональных шаблонов счетов. Используя программное обеспечение для онлайн-выставления счетов, вы можете безопасно хранить свои платежные данные в нашем облачном хранилище, распечатывать или отправлять счета по электронной почте и загружать свой личный логотип. Если вам нужно выставить счет, ознакомьтесь с дополнительной информацией о наших функциях ниже:

Экономьте деньги с бесплатным тарифным планом

Получите бесплатный доступ к нашей обширной галерее онлайн-счетов, облачному хранилищу и многим другим функциям.Invoice Home предлагает два разных плана в зависимости от того, сколько у вас выставлено счетов-фактур. Для малых предприятий или предприятий, которые выставляют счета на сумму менее 1000 долларов США в месяц, вы можете создавать, загружать и отправлять все необходимые счета абсолютно бесплатно. Для крупных предприятий и компаний, которые выставляют счета на сумму более 1000 долларов США, мы предлагаем наш план безлимитного выставления счетов, в котором вы можете выставить как можно большую сумму на любую необходимую сумму. Для начала ознакомьтесь с образцом счета-фактуры или образцом счета-фактуры и зарегистрируйтесь в своей учетной записи сегодня!

Повысьте уровень безопасности

Invoice Home защищает ваш бизнес и данные клиентов с помощью наших зашифрованных серверов.Храните все свои бесплатные создания счетов в одном месте с неограниченным хранилищем, к которому вы можете получить доступ на своем компьютере или мобильном телефоне. Хранить данные ваших клиентов на зашифрованном сервере намного безопаснее, чем хранить записи на физическом жестком диске, который может быть утерян, украден или поврежден. Наше программное обеспечение даже создает отчеты на основе ваших счетов, которые можно загрузить в файлы PDF или Excel, чтобы вы могли увидеть, сколько денег вы заработали одним щелчком мыши.

Впечатляйте креативным дизайном

Когда вы посмотрите на один из примеров дизайна счетов Invoice Home, вы увидите, что мы гордимся тем, что у нас есть дизайн, подходящий для любого бизнеса.От патриотических флагов до современных брызг краски и даже праздничных принтов — вы можете создать счет, который будет понятен вашим клиентам. Сначала взгляните на образцы форматов счетов на нашем веб-сайте, чтобы получить представление о том, как должен выглядеть готовый счет. Затем заполните пустые поля в нашем бесплатном шаблоне счета-фактуры, указав информацию о вашем бизнесе, ваших клиентах и ​​продаваемых вами товарах / услугах. Добавьте свой логотип в шаблон на этом этапе, чтобы еще больше настроить счет. Выберите шаблон, как только вся ваша информация будет сохранена, чтобы увидеть готовый дизайн.Наконец, нажмите «Сохранить» и тада! Вы можете отправить один онлайн-счет.

Выберите свое общение

После того, как вы создали свой персонализированный счет, пришло время выбрать, каким способом вы хотите общаться со своими клиентами: цифровым или бумажным. Если вы предпочитаете общаться со своими клиентами по электронной почте, у вас есть два варианта отправки. Во-первых, вы можете отправлять своим клиентам электронные письма прямо через наш веб-сайт. Всегда полезно сначала отправить образец счета, чтобы протестировать нашу функцию электронной почты.Или, если вы хотите общаться с помощью корпоративной электронной почты, вы можете просто загрузить готовый пустой счет в формате PDF и прикрепить его к своему собственному электронному письму. Если бумажная копия больше вашей скорости, вы можете распечатать свой счет прямо с нашего веб-сайта (или после того, как вы его загрузите), чтобы отправить его по почте. Вы даже можете распечатать несколько форм с примерами счетов, чтобы при желании можно было писать и подписывать документы от руки.

100+ бесплатных шаблонов счетов | Загрузка, редактирование и отправка

Типы шаблонов счетов

Помимо стандартного счета-фактуры, в котором просто запрашивается оплата за определенный элемент работы, существует несколько конкретных видов счетов-фактур:

Просмотрите все наши шаблоны счетов-фактур

Шаблоны счетов различаются форматом

Шаблон счета (Word)

Шаблон счета (Excel)

Шаблон счета (PDF)

Шаблон счета
(Google Docs)

Шаблон счета
Google Таблицы)

Не знакомы с шаблонами счетов? Прочтите наше руководство ниже.

Можно утверждать, что наиболее важным аспектом ведения бизнеса является получение оплаты. Для фрилансера это означает своевременную оплату своих услуг.

Получение заработной платы обеспечивает бесперебойную работу вашего бизнеса, обеспечивает покрытие ваших расходов и возможность выплачивать себе зарплату. Ведь жить надо!

Чтобы получать деньги, ваши клиенты должны знать, какую работу вы выполнили, сколько они должны вам за эту работу и когда они должны ее заплатить.

Вот тут-то и нужно выставлять счета.А правильное выставление счетов поможет вам еще больше, особенно в отношении налогов на самозанятость.

Выставление счетов — один из наиболее важных аспектов ведения бизнеса, поэтому вы не хотите оставлять его на волю случая. Вы должны делать это правильно, делать это хорошо, делать это своевременно и при необходимости принимать меры.

Использование шаблона счета-фактуры может облегчить вашу жизнь, но есть несколько ключевых моментов, касающихся использования шаблона.

Что такое шаблон счета?

Шаблон — это документ или файл, который создает отправную точку для нового документа, который будет использоваться снова и снова.Можно создать шаблон с информацией, которая будет использоваться каждый раз, когда вам потребуется создать документ определенного типа. Примером информации может быть название вашей компании и адрес.

Шаблон счета-фактуры — это документ, в который предварительно загружена информация, которая будет включена в каждый счет-фактуру, который вы создадите. Вы просто открываете шаблон, который будет содержать многоразовую информацию, например, название вашей компании. Затем вы добавляете любую новую информацию, такую ​​как выполненная работа и сумма платежа, и сохраняете ее с уникальным идентификатором, например, номером счета-фактуры.

Зачем нужен шаблон счета?

Вот несколько веских причин:

1. Сэкономьте ваше время, создав многоразовый документ.
2. Обеспечьте единообразие счетов-фактур.
3. Создайте систему нумерации, которая позволит вам отслеживать, что было оплачено, а что нет.
4. Укажите в счете торговую марку.
5. Предоставьте клиенту ясность, сообщив о выполненной работе и оплате, причитающейся за эту работу.
   

Счет-фактура — это гораздо больше, чем просто документ, который сообщает клиенту, что вам необходимо заплатить.Это правда, что он устанавливает обязательство со стороны клиента оплачивать вам услуги. Таким образом, это проверка согласия, достигнутого вами при проведении торгов или при заключении контракта.

Он также создает так называемую дебиторскую задолженность, которая является частью бухгалтерского учета вашего бизнеса. Он устанавливает учет выполненных работ и произведенных платежей. Это важно для ведения вашего бизнеса, в том числе при уплате налогов. Если вы работаете не по найму, вы можете воспользоваться налоговыми вычетами для самозанятости, чтобы снизить налогооблагаемый доход и увеличить прибыль.

Он уведомляет клиента, что пора платить, а также уведомляет его о том, что произойдет, если он не заплатит. В конце концов, вы можете включить уведомление о пени за просрочку, который может представлять собой фиксированную ставку или процент от стоимости проекта. Если платеж не получен, в последующем счете будет включена плата за просрочку платежа как часть общей стоимости.

Невозможно предположить, что клиент заплатит вам, не отправив счет. И вы, конечно, не можете рассчитывать на получение пени за просрочку платежа, не указав четко, что за просрочку платежа будет взиматься дополнительная плата.

7 распространенных ошибок, которых следует избегать при использовании шаблонов счетов-фактур

Это правда, что использование шаблона счета-фактуры может ускорить процесс выставления счетов и обеспечить получение качественных счетов-фактур каждый раз, когда вы отправляете их клиенту.

Однако все же есть некоторые подводные камни, которых важно избегать при использовании шаблона счета-фактуры. Зная, что это такое, вы можете изменить свой шаблон, чтобы убедиться, что вы не делаете этих ошибок, и повторять их каждый раз при создании счета.

В Bonsai мы работали с более чем 150 000 фрилансеров, и большинство из них относятся к категории 1% с наибольшим доходом. Мы спросили их, в чем заключаются их основные ошибки и как они будут их избегать. Попробуйте сегодня же наш конструктор счетов.

Ошибка 1:
Ожидание отправки счета или забывают отправить его.

Важно своевременно отправлять счет по завершении работы. Если вы договорились о залоге, отправьте счет-фактуру до начала работы для клиента, а затем второй счет-фактуру, когда работа будет завершена.В любом случае не ждите, пока клиент запросит счет. А если вы используете онлайн-систему выставления счетов, должен быть способ узнать, что счет был отправлен, получил ли его клиент и был ли он оплачен.

Mistake 2:
Недостаточно подробное описание работы.

Шаблоны счетов-фактур должны обеспечивать достаточно места для добавления таких позиций, как, например, «консультация с клиентом», «редизайн веб-сайта» и «сообщение в блоге о настиле пола». Клиенты ценят знание того, какие расходы будут покрываться, особенно если лицо, производящее платеж, не является лицом, с которым вы работаете в организации.Это подводит нас к следующей ошибке.

Ошибка 3:
Неверный адрес счета.

Шаблоны счетов-фактур должны дать вам возможность адресовать счет-фактуру определенному лицу в организации. Общий адрес вроде «XYZ Construction» будет неэффективным. Вам необходимо знать лицо, которое несет ответственность за оплату счетов, и уметь добавлять его имя в счет, а также название компании.

Ошибка 4:
Отсутствие указания срока платежа.

Например, в некоторых счетах используется такой язык, как «Нетто 15», что означает 15 дней после получения счета, что не очень хорошо понимают все в бизнесе.Или в некоторых шаблонах используется «срок при получении», что несправедливо по отношению к клиенту. У них могут быть бухгалтерские процессы, в которых платежи обрабатываются раз в две недели или ежемесячно. Лучше всего поставить дату в счете и указать конкретную дату, когда должен быть произведен платеж. Это устраняет любую двусмысленность, что оценит клиент.

Ошибка 5:
Отсутствие отслеживания, если платеж не получен.

Нас всех разочаровал тот клиент, который просто не платит, но бывают случаи, когда клиент просто забывает.Быстрый телефонный звонок этому клиенту часто приводит к извинениям и своевременной оплате. Если вы слишком заняты для последующего наблюдения или предпочитаете не заниматься этим лично, вы можете выбрать автоматизированную систему, которая выполнит последующие действия за вас через установленный промежуток времени. Убедитесь, что он уведомляет вас о том, что отправлено продолжение. Система также должна сообщать вам, когда клиент произвел платеж. Нет ничего более неприятного, чем связаться с клиентом, который уже заплатил.

Ошибка 6:
Затрудняет оплату (получаем это лот ).

Любой шаблон счета должен содержать четкие инструкции о том, как вы принимаете платеж. Клиент должен максимально упростить оплату вам, а лучше всего сделать это одним щелчком мыши.

Ошибка 7:
Отправка длинных счетов-фактур.

Делайте счета короткими, не более одной страницы. Это облегчает жизнь вашим клиентам или людям в их организации, которые должны вам платить. Если у вас есть много задач или услуг, которые нужно включить в один счет, создайте сводную страницу в качестве первой страницы, а затем укажите подробности на последующих страницах.

Мы учли многие передовые методы, упомянутые в этих советах, в нашем собственном инструменте выставления счетов под названием Bonsai. Он стоит 19 долларов в месяц и используется 150 000 фрилансеров. Попробуйте 14-дневную бесплатную пробную версию.

Что должен включать в себя хороший шаблон счета?

(используете ли вы наш шаблон или нет)

Зная об этих преимуществах, есть некоторые ключевые элементы шаблона счета, которые вы должны обязательно включить.

Например, в каждом шаблоне, который вы создаете, будут такие же элементы, как:

1. Название и адрес вашей компании
2. Любой логотип или фирменный знак компании.Убедитесь, что это выглядит профессионально.
3. Условия оплаты, например принятые формы оплаты (принимаете ли вы кредитные карты?) Или обмен валюты, если применимо.
4. Принимаете ли вы частичную оплату или рассрочку.
5. В некоторых странах компании присваивается налоговый номер или бизнес-номер, который должен быть включен. Например, в Канаде GST (налог на товары и услуги) собирается и перечисляется федеральному правительству, поэтому для этой цели предприятиям присваивается номер GST.

Затем вы адаптируете и добавите информацию в каждый счет, но ваш формат останется неизменным благодаря шаблону.

Введите следующие элементы:

1. Имя и адрес клиента, включая название компании, если применимо.
2. Дата выставления счета.
3. Условия платежа, такие как дата платежа и условия любых просроченных платежей.
4. Описание работ, товаров или услуг.
5. Цена каждого товара или услуги.
6. Любые налоги или другие сборы, если применимо.
7. Любые скидки, в том числе при досрочном погашении, если вы предлагаете такую ​​возможность клиентам.
8. Любые расходы, которые вы могли понести при выполнении работы, которую заказчик согласился покрыть.
9. Общая сумма к оплате.
10. Некая методическая система нумерации, которая позволит вам вести надлежащий учет. Если вам нужно связаться с клиентом, вы можете указать этот номер для удобства.

Могут быть некоторые дополнительные элементы, специфичные для вашего бизнеса или потребностей вашего клиента.

Например, если клиент уже заплатил вам, и счет просто отправляется в качестве документа для учета для обеих сторон, в счете-фактуре должно быть четко указано ОПЛАЧЕНО.

Важно указывать правильную информацию в каждом счете, который вы создаете. Вы хотите помочь своему клиенту вести учет и ведение бухгалтерского учета, а также убедиться, что вы получаете полную и своевременную оплату.

Если вы сделаете это правильно с первого раза, это поможет вам избежать неприятностей, связанных с необходимостью связываться с клиентом по поводу неоплаченного счета или связываться с ним из-за ошибки в счете.

Когда использовать шаблон счета?

Ваши счета отражают ваш бизнес, поэтому вы хотите, чтобы они выглядели профессионально.

Шаблон счета-фактуры можно использовать в любое время, когда вы выполняете работу для клиента.

Однако, хотя вы можете подумать, что вам нужно выставлять счета клиентам только после завершения работы, бывают случаи, когда вы выставляете счет до завершения проекта.

Клиент может установить контрольные точки с условиями оплаты, привязанными к каждой контрольной точке.Затем вы выставляете счет по завершении каждого этапа.

Или вы можете заключить соглашение с некоторыми клиентами о работе на основе гонорара. В этом случае вы захотите настроить регулярные платежи, но вы все равно можете рассмотреть возможность выставления счетов как средства ведения хорошей документации. Если договор о предоплате рассчитан на ежемесячную работу, вы можете выставлять счет на ежемесячной основе.

Таким образом, шаблон счета-фактуры можно использовать в любом случае, когда вам нужно получить деньги от клиента за проделанную вами работу.

Примечание на бумаге по сравнению с шаблонами онлайн / электронных счетов

Многие малые предприятия все еще используют бумажные счета и шаблоны счетов.Используя этот формат, вы создаете счет, распечатываете его и отправляете клиенту по почте.

Онлайн-система выставления счетов означает, что клиент получает счет в электронном виде, что дает ряд преимуществ для вас и клиента:
‍

• Счет-фактура не может быть потеряна по почте, если у вас нет неправильного адреса электронной почты. .
• Счет немедленно поступает к клиенту.
• Стоимость для вас намного меньше, поскольку вам не нужно покупать бумагу и конверты, покрывать расходы на принтеры и оплачивать почтовые расходы.
• Бумажные счета-фактуры имеют больше шансов потеряться или попасть не на тот стол в крупной организации.
• Счета, представленные в электронном виде, имеют больше шансов на более быструю оплату, поскольку они принимаются быстрее, чем бумажные. Их не нужно открывать, сортировать, отправлять на утверждение и затем оплачивать. Электронные счета могут даже включать функцию «оплатить сейчас», которая позволяет производить немедленную электронную оплату.
• Для окружающей среды лучше отказаться от бумаги.

По всем этим причинам мы рекомендуем электронную или онлайн-систему выставления счетов.

Преимущества шаблонов счетов

Есть несколько действительно веских причин использовать шаблоны счетов.

Например:

1. Они обеспечивают согласованность. Используя шаблон, вы можете быстро выставить несколько счетов и выставить их для нескольких клиентов. Ваши клиенты узнают ваш бренд и будут знать, чего ожидать от ваших счетов.
2. Что дает еще большее преимущество — быстрее получать деньги.Шаблон позволит вам быстро отправлять счета, что поможет вам быстро получить оплату.
3. Они освобождают ваше время для всех других задач, которые у вас есть при управлении вашим внештатным бизнесом. Наличие повторяемого процесса делает его быстрым и легким.
4. Вам не нужно изобретать велосипед для каждого проекта или каждого клиента. Ваш бренд может отображаться последовательно каждый раз, без необходимости создавать счет каждый раз, когда вам нужно выставлять счет за выполненную работу.
5. Качественный счет-фактура положительно скажется на вашем бизнесе.Это не только понятно и легко, но и профессионально.
6. Высококачественный счет в сочетании с качественной системой выставления счетов может повысить удовлетворенность клиентов, что приведет к увеличению объема работы!
7. Превосходный счет-фактура и первоклассный процесс выставления счетов — это возможность отправить положительное сообщение о вашей компании и бренде.
   

Недостатки шаблонов счетов-фактур

Однако у использования шаблона счета-фактуры есть некоторые недостатки.

Например, если вы выберете плохой шаблон, это может означать, что вы будете повторять одни и те же ошибки снова и снова.

В следующих случаях счета-фактуры могут быть неправильно истолкованы, оспорены или проигнорированы, и ваш платеж может быть задержан или вы не получите платеж вообще.

Если вы продолжите использовать плохой шаблон, у вас могут возникнуть проблемы с несколькими клиентами. Плохо управляемые процессы выставления счетов могут привести к тому, что клиенты будут недовольны, и это может привести к уменьшению объема работы для вас и вашего бизнеса.

Таким образом, важно выбрать четкий и качественный шаблон счета-фактуры и иметь эффективные процессы управления счетами.

«Мне нравится приложение« Бонсай »! Оно стало зарядным устройством для моего бизнеса по веб-консалтингу. С того момента, как я начал его использовать, меня зацепило, потому что все просто в использовании и имеет смысл, и мне нравится, что счета-фактуры легко автоматизируется одним нажатием кнопки. Настоятельно рекомендую! 10 из 10! »

Siska Hines

Веб-консультант и владелец Good Lime Studio

Почему автоматически генерируемые счета Bonsai лучше?

Когда вы освоитесь с выставлением счетов, вы можете перейти к онлайн-системе, которая может выполнять большую часть работы за вас, например нумерацию, подсчет общих затрат, отправку напоминаний и многое другое.

Если вы ищете универсальный инструмент для фрилансеров для профессионально оформленных счетов, которые включают электронные письма с напоминаниями, отправляемые клиенту, Bonsai предлагает бесплатную пробную версию своих услуг.

Вот образец шаблона счета-фактуры :

В этом шаблоне счета-фактуры есть несколько ключевых элементов:

1. Логотип компании, который свидетельствует о профессионализме и бренде компании.
2. Номер счета-фактуры для удобства работы компании и клиента.
3. Название счета-фактуры, в котором четко указано, для чего он предназначен («Январский проект»).
4. Название и адрес компании, а также имя и адрес клиента.
5. Дата выставления счета-фактуры и срок ее оплаты — доведение до сведения клиента.
6. Полужирным шрифтом выделены разбивка по каждому элементу, его ставка, добавленный налог, примененная скидка и сумма к оплате.
   

Это четкий счет, легко читаемый клиентом и, следовательно, его легко оплатить.Вы можете создавать такие красивые счета-фактуры (и другие документы) за считанные минуты, так почему бы не подписаться на бесплатную пробную версию и не начать изучать возможности Bonsai?

Как создавать профессиональные счета с помощью бонсай?

Легко-легко.

Bonsai упрощает создание, сохранение и отправку счетов. Вот как.

Создайте учетную запись

Сначала создайте учетную запись бонсай. Единственная информация, которую вам нужно ввести, — это ваше имя и адрес электронной почты.
‍
После регистрации вы попадете на следующий экран:

Нажмите «отправить счет»

Просто нажмите «отправить счет» в левой части экрана, и вы будете готовы создать счет-фактуру, нажав кнопку «создать счет-фактуру».

Вставьте информацию о клиенте

Первым шагом будет вставить информацию о клиенте, название проекта и тип счета, который вы создаете — в этом примере мы делаем одноразовый счет:

Создайте свой счет-фактура

Откроется шаблон счета-фактуры, и вы сможете создать свой счет-фактуру. Вы можете добавить логотип и баннер, чтобы продемонстрировать свой бренд клиенту. Затем вы вставляете название позиции, количество единиц и вашу ставку.

Расходы

Вы также можете указать расходы:

Налоги и скидки

Помимо описания услуги и расходов, вы также можете указать налоги, и есть место для скидки:

Поздние сборы и налоги ID

Вы можете установить штраф за просрочку платежа в размере любого выбранного вами процента.Также есть поле для идентификационного номера налогоплательщика, если необходимо, любое примечание, которое вы хотите предоставить клиенту, и возможность прикрепить файл при необходимости.

Способ оплаты

Вы также добавляете способ оплаты.
‍
Существует также раскрывающееся меню с дополнительными параметрами, такими как дублирование счета или отметка его как оплаченного:

Отправить счет

Когда счет будет готов, появится страница подтверждения, на которой вы добавите сообщение клиент, нажмите «Отправить» или запланируйте его автоматическую отправку:

Отслеживание статуса платежа

После отправки вы увидите информацию в верхней части панели управления счетом, в том числе о том, был ли он оплачен:

Использование бонсай чрезвычайно прост и интуитивно понятен: позвольте нам облегчить вашу жизнь, а вы сосредоточитесь на любимой работе.

Бонсай по сравнению с обычными шаблонами счетов

Хотя загрузка шаблона онлайн-счета в предпочитаемом вами формате для его настройки и отправки может быть бесплатной (и отнимающей много времени), вы действительно окупитесь, используя бонсай для обработки счетов (и все другие задачи бэк-офиса).

За время работы мы поговорили с более чем 150 000 фрилансеров, и все они согласны в одном: вы будете тратить время зря и получать деньги с опозданием при использовании общих шаблонов счетов.Вам следует перейти к выставлению счетов на новый уровень, если вы серьезно относитесь к своему консалтинговому или внештатному бизнесу.

Вот что вы получаете, потратив 19 долларов в месяц на бонсай:

Функции

Шаблоны

Быстрый автоматизированный рабочий процесс
Создавайте, настраивайте и отправляйте профессиональные счета за считанные минуты.

Уведомления
Получайте уведомления, когда клиенты просматривают или оплачивают ваши счета.

Автоматические напоминания
Оптимизируйте автоматические напоминания, выбирая подходящее время для отправки электронной почты каждому клиенту.

Предпочитаемый способ оплаты
Используйте любую платежную систему и получайте безопасные платежи: Bonsai поддерживает кредитные карты, банковский перевод, PayPal и многое другое.

Частичные выплаты
Получайте оплату за ту часть работы, которую вы только что выполнили. Разделите счета по мере необходимости для любого проекта.

Автоматическая плата за просрочку платежа
Настройте плату за просрочку платежа в своих счетах, чтобы автоматически взимать с клиентов плату за просроченные счета.

Шаблоны

Время, затраченное на создание и отправку профессиональных счетов-фактур.

Время, затраченное на отслеживание просроченных платежей.

Время, затрачиваемое клиентами на оплату ваших счетов.

Время, затраченное на создание счетов за просрочку платежа.

В Bonsai мы рекомендуем ВСЕМ фрилансерам беречь свое время, как будто это самое важное в мире. В противном случае он поглотит вас.

Почему мы рекомендуем добавлять к счетам штрафы за просрочку платежа?

Наличие в шаблонах раздела для штрафов за просрочку платежа может быть болезненной темой для некоторых фрилансеров.В конце концов, взимать плату с клиентов, которые не платят вовремя, кажется немного «деспотичным». Вы, вероятно, захотите снова поработать с этими клиентами, поэтому вы можете задаться вопросом, не отпугнет ли клиента просрочка платежа?

На самом деле вы тоже занимаетесь бизнесом, поэтому любой ценный клиент должен понимать и ценить просроченные условия оплаты. Они должны понимать, что вам тоже нужен денежный поток, поэтому эти условия должны побуждать их к своевременной оплате.

Как говорит блогер-фрилансер, автор и оратор Линси Кнерл:

«Когда вы фрилансер, время — деньги, поэтому важно осознавать влияние просрочки платежа на ваш бизнес.Нет никакой пользы в предположении, что дела всегда пойдут по-вашему. На самом деле, лучше противостоять этой возможности прямо «.

Но есть и другие причины для добавления пени к счетам. Это делает вас профессионалом, ведущим бизнес. Фактически он предоставляет вам компенсацию, если клиент опаздывает, поскольку на ваш денежный поток влияет неуплата. Фактически, велика вероятность, что ваш клиент использует штрафы за просрочку платежа.

Кроме того, в случае просрочки платежа прекращаются переговоры.Вам не нужно следить и пытаться вычислить сумму, которую нужно снять с клиента. С самого начала в каждом счете четко указано, что у вас установлен штраф за просрочку платежа.

Но есть несколько важных моментов при добавлении штрафов за просрочку платежа в счет.

Прежде всего, убедитесь, что это четко указано в том же формате, что и все остальные позиции и условия оплаты в вашем счете. Не скрывайте штрафы за просрочку платежа мелким шрифтом.

Фактически, это помогает включить штрафы за просрочку платежа в условия первоначального контракта.Это устраняет любые сюрпризы, когда клиент получает ваш счет. Например, контракты и счета-фактуры бонсай уже включают этот тип языка.

Во-вторых, убедитесь, что вы действительно выполнили работу к удовлетворению клиента. Если вы отправите счет за незавершенную работу или за работу, которую клиент все еще хочет обсудить с вами, оплата за просрочку может только ухудшить отношения.

И помните, вы всегда можете отказаться от платы, если есть смягчающие обстоятельства, например, клиент, который был в отпуске, когда счет был отправлен.

Все же лучше заявить об условиях и отказаться от них, чем пытаться добавить комиссию, не ожидая этого от клиента.

Следующее решение, которое вы должны принять, — это то, сколько взимать и когда вводить штраф за просрочку платежа.

При определении суммы не указывайте ее необоснованной. В вашей юрисдикции могут быть законы относительно суммы, которую вы можете взимать, но в любом случае вы хотите, чтобы штраф за просрочку платежа был стимулом, а не наказанием.

Справедливая сумма составляет 5% от общей суммы счета.Если у вас есть платеж в размере 1000 долларов США, вы должны добавить 50 долларов в следующий счет, если вы не получили платеж. Этот процент должен быть четко указан в исходном счете.

Ваше платежное окно также должно быть справедливым. Не ожидайте взимания пени за просрочку платежа, например, если клиент просрочил платеж только на одну неделю. Справедливый срок составляет 15 дней, после чего вы должны повторно отправить счет с оплатой за просрочку платежа, включенной в общую сумму. Затем клиенту может быть отправлено дружеское электронное письмо с напоминанием со счетом.

Вот как обрабатываются штрафы за просрочку платежа с продуктами бонсай. Во-первых, в шаблоне первоначального контракта четко указаны условия выставления счета, включая штрафы за просрочку платежа:

Затем в шаблоне счета-фактуры плата за просрочку платежа представляет собой строку с понятным языком, объясняющим условия. Вы можете установить желаемый процент, но убедитесь, что он соответствует исходному контракту.

И, наконец, не отказывайтесь от просроченных платежей и не обговаривайте меньшую сумму только для гарантии оплаты.Вы имеете право рассчитывать на своевременную и полную оплату, а также на принятие ваших просроченных сроков, если клиент задерживает свой платеж.

К сожалению, бывают случаи, когда вам, возможно, придется прекратить отношения с клиентом из-за хронической задержки платежа или неуплаты. Хотя это может показаться трудным, особенно когда вы только начинаете свой бизнес, в долгосрочной перспективе это будет лучше для вас.

Все, что вам нужно для ведения вашего внештатного бизнеса.

Сосредоточьтесь на своем увлечении, а не на бумажной работе.

Начните бесплатно

или узнайте больше о выставлении счетов на бонсай

Для ведения бизнеса на фрилансе нужно носить много разных шляп, а все это требует времени. В частности, административные задачи отвлекают время от творческой работы. Но стоит потратить время на то, чтобы выставление счетов было оформлено должным образом, чтобы получать выплаты вовремя.

Оптимизация процесса или системы выставления счетов может высвободить ваше время для другой работы, а также обеспечить получение денег. Это также свидетельствует о профессионализме в ваших интересах и уважении к вашим клиентам.

Теперь вы знаете, как насчет выставления счетов и их шаблонов, которые помогут сделать задачу простой, удобной и эффективной. Вы также можете рассмотреть вариант интегрированных инструментов, доступных вам как часть набора для фрилансеров Bonsai, подписавшись на бесплатную пробную версию сейчас.

Бесплатные шаблоны счетов | Интернет-счета

Выберите шаблон для создания счета-фактуры

Создайте

Пустой шаблон счета-фактуры

Создайте

Шаблон счета-фактуры по австралийскому GST

Создайте

Шаблон счета-фактуры

Создайте

Шаблон австралийского счета-фактуры № GST

Создайте

Шаблон онлайн-предложения

Создайте

Форма счета-фактуры для Великобритании без НДС

Создайте

Шаблон счета-фактуры Расчетные часы

Создайте

Счет-фактура индивидуального предпринимателя

Создайте

NZ Шаблон счета-фактуры с GST

Создайте

Шаблон счета за фото

Создайте

Шаблон счета консультанта

Создайте

Форма счета-фактуры для Великобритании с НДС

Создайте

Форма счета-фактуры для индивидуальных предпринимателей

Создайте

Шаблон счета-фактуры для тренажерного зала и фитнеса

Создайте

Форма счета-фактуры для ЮАР с НДС

Создайте

Шаблон счета-фактуры внештатного сотрудника {Страна.code}

Создайте

Шаблон коммерческого счета

Создайте

Шаблон счета-фактуры на ремонт авто

Создайте

Канадский шаблон счета-фактуры с HST

Создайте

Счет-фактура за услуги переводчика

Создайте

Малайзия шаблон счета-фактуры

Создайте

Шаблон счета-фактуры на путешествия и туризм

Создайте

Шаблон счета-фактуры с банковскими реквизитами

Создайте

Базовый шаблон счета-фактуры

Создайте

Простой шаблон счета

Создайте

Шаблон счета за услуги

Создайте

Форма счета-фактуры

Создайте

Шаблон счета-фактуры для Индии

Создайте

Счет-фактура субподрядчика

Создайте

Бланк счета подрядчика

Создайте

Шаблон счета в евро

Создайте

Шаблон счета за обучение

Создайте

Счет-фактура за клининговые услуги

Создайте

Шаблон счета-фактуры ресторана

Создайте

Шаблон счета-фактуры на продажу автомобиля

Создайте

Китайский шаблон счета-фактуры «Fapiao»

Создайте

Шаблон счета на мойку автомобилей

Создайте

Шаблон счета-фактуры на производство видео

Создайте

Шаблон счета-фактуры на строительство

Создайте

Немецкий шаблон счета-фактуры

Создайте

Шаблон медицинского счета

Создайте

Шаблон счета в Гонконге

Создайте

Шаблон бизнес-счета

Создайте

Сингапурский шаблон счета-фактуры с GST

Создайте

Шаблон счета-фактуры ОАЭ

Создайте

Шаблон счета-фактуры визажиста

Создайте

Шаблон личного счета

Создайте

Шаблон счета-фактуры на техническое обслуживание автомобиля

Создайте

Шаблон расценки на переводческие услуги

Создайте

Шаблон счета-фактуры для Филиппин

• Предыдущий
• 1
• 2
• 3
• 4
• следующий

бесплатных шаблонов счетов-фактур | Бесплатный генератор счетов-фактур

Хотя шаблоны счетов-фактур могут быть полезны для компании, которая только начинает работать, в конечном итоге они становятся слишком громоздкими для использования, когда дело доходит до управления большими объемами счетов-фактур.По мере того, как ваш бизнес растет и вы начинаете обрабатывать все больше и больше счетов, возможно, пришло время перейти на программное обеспечение для бухгалтерского учета.

Избавьтесь от ручного ввода данных, ведите более точные записи

По мере роста вашего списка клиентов и поставщиков и увеличения объема ваших транзакций управление им в документах Word или PDF может стать настоящей проблемой. Возьмем, к примеру, отчетность, которая требует, чтобы вы придумывали формулы электронной таблицы для получения необходимой информации. Этот процесс может занять очень много времени (не говоря уже о утомительном), когда вы работаете с большим количеством бизнес-данных.

Программное обеспечение для выставления счетов и бухгалтерского учета, с другой стороны, разработано с учетом масштабирования вашего растущего бизнеса. Поскольку эти программы могут получать данные из вашего финансового учреждения в реальном времени, вы сэкономите много времени только на вводе данных. Кроме того, вы будете вести более точный учет. С помощью программного обеспечения для выставления счетов и бухгалтерского учета вы можете легко выставлять счета своим клиентам, отслеживать свои счета и отслеживать платежи с помощью простой в управлении системы, которая делает большую часть работы за вас.

Интеллектуальное и удобное выставление счетов

QuickBooks позволяет автоматически вводить счета и оценки, устраняя риск двойной записи, что обеспечивает более плавное и точное управление расходами.Вы, кстати, ускорите выплаты. Лучшая часть? QuickBooks автоматически сопоставляет платеж со счетом в ваших книгах за вас, экономя вам еще больше времени и обеспечивая точность ваших книг.

Несколько заключительных мыслей

Даже если вы выполнили всю подготовительную работу и без проблем перешли на программное обеспечение для выставления счетов и бухгалтерского учета, просто помните, что это нормально, если вы наткнетесь на несколько лежачих полицейских. Важно дать себе достаточно времени, чтобы привыкнуть к новому рабочему процессу.Интеграция выставления счетов в рабочий процесс бухгалтерского учета — отличный способ сэкономить время и оптимизировать ваши процессы, чтобы вы могли быстрее получать оплату. Возможно, это не произойдет в одночасье, но прежде чем вы это узнаете, вы станете профессионалом!

Информация может быть сокращена и, следовательно, неполна. Этот документ / информация не является и не может рассматриваться как замена юридической или финансовой консультации. Каждая финансовая ситуация индивидуальна, рекомендации носят общий характер.Пожалуйста, свяжитесь с вашим финансовым или юридическим консультантом для получения информации, относящейся к вашей ситуации.

Примеры шаблонов электронной почты для счетов, которые помогут вам быстрее получать оплату [5+ примеров]

Оглавление

1. Что включать в шаблон электронного счета-фактуры
   1. Строка темы
   2. Приветствие
   3. Тело сообщения электронной почты
   4. Подпись
2. Как отправить электронное письмо со счетом
3. Отправка счета-фактуры в виде вложения Как
4. для создания профессионального счета-фактуры
5. Как создавать шаблоны электронных писем для счетов-фактур в Gmail и Outlook
   1. Шаблоны электронной почты для счетов-фактур Gmail
   2. Шаблоны электронных писем для счетов-фактур Outlook
6. Отправка счетов-фактур по электронной почте с использованием программных платформ
7. Триггерные шаблоны электронной почты для счетов-фактур
8. В заключение

---

Первое сообщение электронной почты было отправлено в 1971 году, и эта электронная почта является ровесницей таких устаревших технологий, как дискеты и кассеты VHS.В отличие от своих современников электронная почта превратилась в мощный и полезный инструмент, который уже несколько десятилетий занимает лидирующие позиции в сфере делового общения. Быстрый рост командных чатов заставил многих экспертов заявить о смерти электронной почты, но недавняя статья Forbes ясно показывает, что электронная почта никуда не денется.

Основная причина в том, что компании используют электронную почту для различных целей, которые выходят далеко за рамки командного общения. В частности:

• для поиска по электронной почте

• для приветствия и привлечения новых клиентов и сотрудников

• для автоматизации маркетинга

• для сбора отзывов

• для поддержки

все были в курсе последних новостей

• , чтобы выставлять счета клиентам и управлять платежами.

Наличие профессионального шаблона электронной почты для каждого из этих случаев экономит много времени и позволяет использовать лучшие практики для более эффективного делового общения. Запрос на оплату кажется одним из самых важных и деликатных этапов в этом общении. В самом деле, деньги — это кровь любого бизнеса, поэтому для жизненно важно найти идеальный баланс между напористостью, которая может навредить долгосрочным деловым отношениям, и оплатой счетов в период .

Несвоевременная оплата счетов — не редкость. По данным Xero, 52% выставленных счетов оплачиваются с опозданием. Это обычная ситуация для малых предприятий во всем мире, которые несут большие убытки из-за просроченных запросов на оплату из года в год. Таким образом, любой бизнес должен иметь хорошо продуманный шаблон электронной почты для счета-фактуры , который он будет использовать для запроса платежа, а также для напоминания об этом в вежливой форме.

Что включать в шаблон электронного счета-фактуры

Как и любое электронное письмо, шаблон электронного письма-фактуры должен включать несколько неотъемлемых частей:

1. Хорошая тема

2. Приветствие

3. Основное body

4. Замечательная подпись

Строка темы

При создании шаблона электронного письма со счетом подумайте о типовой строке темы электронного письма, которую вы будете использовать.Лучше всего представлять всю основную информацию о счете непосредственно в строке темы. Например, «Счет-фактура № [Номер] для [Продукт / Услуга], срок оплаты [Дата]» . Такая тема сразу позволит получателям узнать основные детали. Более того, письмо будет труднее пропустить во входящих. Фактически, простая проверка почтового ящика сразу напомнит получателю о сроке оплаты, увеличивая ваши шансы на своевременную оплату.

Вот примеры строк темы для последующих электронных писем с счетами:

• Вскоре до срока оплаты : Ваш платеж за [Продукт / услугу] должен быть произведен через X дней.

• В срок : Ваш платеж за [Продукт / услугу] должен быть произведен сегодня.

• После установленной даты : у вас есть непогашенный остаток, который нужно выплатить / ваш платеж просрочен на X дней.

Приветствие

Постарайтесь найти имя получателя и использовать его в наиболее распространенном профессиональном приветствии: «Уважаемый [Имя]» . Вы можете найти название на сайте компании или уточнить его на стойке регистрации.Вы также можете использовать инструмент поиска Anyleads и за несколько минут дополнить информацию о сотрудниках компании до 40 точек данных. Если вам по-прежнему не удается найти имя, используйте «Уважаемый клиент», «Уважаемый [должность]» или «Привет [название компании]» .

Текст сообщения электронной почты

Текст сообщения электронной почты должен быть написан профессиональным и дружелюбным тоном. Обязательно укажите общую сумму задолженности, срок платежа и любые применимые условия, например, политику просрочки платежа.Укажите способ оплаты; если возможно, вставьте ссылку, по которой нужно перейти, чтобы завершить платеж. Наконец, в вашем шаблоне электронной почты должно быть письмо с благодарностью за компанию и контакты человека / отдела, с которыми можно связаться для получения подробной информации.

Вот примеры того, как изменить текст сообщения для последующих электронных писем с счетами:

• До срока оплаты : Это всего лишь небольшое примечание, чтобы напомнить вам, что [Всего] в отношении наших счет № [Номер] подлежит оплате [Дата].Будем очень благодарны, если вы подтвердите, что все идет в срок.

• В срок : у вас есть непогашенный остаток [Всего], подлежащий оплате сегодня. Мы были бы очень благодарны, если бы Вы сообщили нам, когда мы можем ожидать получения платежа.

• После установленной даты : у вас есть баланс в размере [Итого] по нашему счету № [Номер] для [Продукт / услуга], который подлежал оплате [Дата]. Счет не просрочен на X дней и становится для нас действительно проблематичным.Сообщите нам, когда сможете в срочном порядке завершить платеж.

Подпись

Завершите профессиональной электронной подписью . Не делайте подпись длиннее трех-четырех строк. Этого достаточно, чтобы упомянуть ключевую информацию, такую ​​как ваше имя, должность и компания. Вместо предоставления URL-адресов и @handles для корпоративного веб-сайта и профилей в социальных сетях используйте значки ссылок. Обратитесь к другой статье нашего блога, чтобы узнать о некоторых отличных шаблонах подписи для электронной почты.

Вот пример шаблона электронного письма со счетом, которым вы можете закончить:

(Источник: выставлен счет)

Как отправить электронное письмо со счетом

Существует три способа создать электронное письмо со счетом:

1. Прикрепите счет в формате PDF к стандартному письму;

2. Используйте платформу для выставления счетов;

3. Создавайте брендированные электронные письма со счетами на основе триггеров как часть стратегии электронного маркетинга .

Рассмотрим особенности каждого варианта.

Отправка счета-фактуры как вложения

Отправка счета-фактуры как вложения остается распространенной формой выставления счетов . В большинстве случаев эта форма предпочтительна, когда клиент знаком с компанией, а цена и детали оплаты обсуждаются с представителем компании. Например, компания может получить электронное письмо со счетом-фактурой после того, как руководство согласится с предложением реставрационной бригады или когда реставрация будет фактически завершена.Даже если клиент и поставщик услуг встречаются, обеим сторонам удобнее отправлять счет-фактуру по электронной почте, поскольку онлайн-версию счета-фактуры легче оплачивать и хранить в системах бухгалтерского учета и бухгалтерского учета.

Поскольку многие детали обсуждаются лично или в чате, некоторые компании и фрилансеры мало обращают внимания на сообщение, к которому прилагается счет. Например, мы сталкивались с шаблонами электронных счетов-фактур, в которых было всего несколько строк, похожих на код, с указанием номера заказа и срока оплаты.Другие ограничивались одним предложением в теле сообщения с просьбой найти прикрепленный счет.

Это серьезная ошибка, из-за которой электронные письма со счетами и компании, отправляющие их, выглядят непрофессионально. Вскоре стороны забывают о разговоре по поводу платежа, и, возможно, потребуется обратиться к электронной почте для получения соответствующих деталей. Их отсутствие может вызвать путаницу, повторные контакты и запросы на поддержку. Кроме того, такие письма не привлекают получателя и не вызывают у него желания завершить платеж в срок.Таким образом, сопроводительные электронные письма должны соответствовать шаблону электронного письма профессионального счета-фактуры, даже если приложенный счет-фактура предоставляет всю необходимую информацию .

Этот способ отправки счетов имеет ряд недостатков:

1. Трудно отслеживать . Ответственный сотрудник должен будет проверить статус платежа и, если он не завершен, связаться с клиентом или отправить последующие сообщения в назначенные даты с просьбой действовать по счету.Все это требует много времени и сил.

2. Сложнее внедрить строгую политику просроченных платежей . Клиенты могут получать комиссию за просрочку платежа, созданную системой, с меньшим недовольством. В то же время вы можете использовать стратегию «хороший полицейский / плохой полицейский», говоря, что вы не можете идти против автоматизации программного обеспечения. Когда у клиентов есть реальное лицо, отправляющее счет и запрашивающее оплату плюс комиссию, они могут надеяться согласовать штраф.

3. Вам нужно будет сохранить и загрузить счет-фактуру .Каждый раз вам нужно будет создать, скачать / сохранить, а затем загрузить счет-фактуру с соответствующими данными. Даже если вы используете шаблон счета, эти действия сделают процесс отправки счета по электронной почте дольше, чем в других вариантах.

Как создать профессиональный счет-фактуру

Поскольку вам нужно будет приложить собственный счет-фактуру, позвольте нам напомнить вам о том, как его создать. Счета могут быть созданы с помощью Microsoft Word и сохранения файлов в формате PDF или с помощью программного обеспечения для выставления счетов по электронной почте, где вы сможете заполнить шаблон и загрузить его в виде файла PDF.Формат PDF выбран неслучайно, так как он не позволяет вносить изменения в документ. Точно так же вы можете создать счет-фактуру в Google Таблицах или Google Docs, таким образом поделившись ссылкой, а не вложением, в своем электронном счете-фактуре. В этом случае важно убедиться, что общие документы закрыты для редактирования.

Профессиональный счет-фактура состоит из следующих элементов :

1. Ваш логотип вверху страницы

2. Номер счета-фактуры

3. Полное имя и контактные данные клиента

4. Название вашей компании (юридическое название для фрилансеров) и контактные данные

5. Дата выставления счета

6. Срок оплаты

7. Остаток к оплате

8. Детализированный список услуг / продуктов с разбивкой по ставкам и ценам

9. Примечания (если есть)

10. Применимые условия (например, штрафы за просрочку платежа, способы оплаты или график доставки)

Обратите внимание, что для важно создать уникальные номера для каждого счета.Конечно, это может быть просто порядковый номер, но вы также можете сократить тип проекта и добавить дату, чтобы легко различать счета.

Еще одна вещь, о которой следует помнить, — сохранять файлы счетов-фактур с соответствующим именем файла. Название файла «новый счет87» будет выглядеть непрофессионально и может даже привести к тому, что к электронному письму будет прикреплен неверный счет.

Как создавать шаблоны электронных писем для счетов-фактур в Gmail и Outlook

Важно сохранить шаблон электронного письма-фактуры в вашей системе электронной почты.Таким образом, в следующий раз, когда вы захотите отправить электронное письмо со счетом, вы просто вставите свой шаблон в тело сообщения, замените соответствующие данные заполнителями и приложите соответствующий счет. Давайте рассмотрим два самых популярных почтовых клиента:

1. Gmail

2. Outlook

Шаблоны электронной почты для счетов-фактур Gmail

Чтобы создать шаблон электронной почты для счетов-фактур в Gmail, сначала необходимо убедиться, что функция шаблонов ответов включена. включенный.Выберите Settings (значок шестеренки) и выберите Advanced из параметров, приведенных в верхней части страницы настроек. В списке дополнительных функций найдите Шаблоны ответов (шаблоны) , включите функцию и сохраните изменения.

Когда функция «Шаблоны ответов» включена, нажмите «Новое сообщение» и составьте шаблон электронного счета, следуя приведенным выше рекомендациям. Щелкните три точки в правом нижнем углу поля, что означает Дополнительные параметры.Выберите шаблонные ответы, а затем — Новый шаблонный ответ. Назовите свой шаблон явно, например «Шаблон электронного письма со счетом», «электронное письмо до установленного срока», «электронное письмо после установленного срока» и т. Д.

В следующий раз, когда вы хотите отправить электронное письмо со счетом, вы начинаете с нового пустое сообщение, нажмите «Дополнительные параметры», а затем «Шаблоны ответов». Выберите шаблон электронной почты для счета-фактуры, который вы хотите использовать, и вставьте его в свое сообщение. Это оно. Только не забудьте перед отправкой сообщения поменять заполнители и прикрепить счет-фактуру.

Шаблоны электронной почты для счетов-фактур Outlook

Чтобы создать шаблон электронной почты в Outlook, создайте новое почтовое сообщение , затем щелкните Параметры и выберите вариант Обычный текст . Составьте свой шаблон, следуя рекомендациям, данным выше. Обратите внимание, что вы можете сохранить сообщение как шаблон как со строкой темы, так и без нее. Таким образом, перейдите в меню «Файл» и выберите «Сохранить как». Дайте своему шаблону имя, которое вы легко узнаете, выберите Сохранить как тип и выберите Шаблон Outlook среди других вариантов в раскрывающемся списке.

Чтобы составить новое электронное письмо со счетом, используя ваш шаблон, нажмите «Главная», затем «Другие элементы» и выберите форму («Инструменты», затем «Формы» и «Выбрать форму для Outlook 2007»). В появившемся диалоговом окне выберите «Искать в стрелке раскрывающегося списка» и выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе». Когда вы открываете шаблон, он вставляется в ваше сообщение, чтобы вы могли внести необходимые изменения, прикрепить счет и отправить его своим клиентам или подрядчикам.

Отправка счетов по электронной почте с использованием программных платформ

Программное обеспечение для выставления счетов значительно упрощает создание, отправку и отслеживание счетов.Для создания счета вам достаточно будет заполнить готовый шаблон с необходимой информацией и вашим логотипом. Уникальный номер счета будет создан автоматически. Когда вы решите отправить счет-фактуру, система обычно направит вас к собственному шаблону электронного счета-фактуры, но вы можете изменить сообщение, если хотите. Обратите внимание, что система автоматически выберет строку темы и адрес получателя из вашего счета и прикрепит их к отправляемому электронному письму.

Большим преимуществом использования программного обеспечения является возможность автоматизировать последующие сообщения и отслеживание платежей.В частности, большинство приложений для выставления счетов предоставляют исчерпывающие отчеты о полученных и просроченных платежах. Нет необходимости проверять статус платежа перед отправкой электронного счета-фактуры. Это позволяет легко и эффективно управлять денежным потоком. Интеграция программного обеспечения с вашим CRM-решением и внутренней системой бухгалтерского учета может еще больше упростить процесс получения оплаты.

Наши любимые готовые шаблоны счетов от Freshbooks. Freshbooks позволяет вам полностью настраивать шаблоны счетов, чтобы они отражали все, что вам нужно в них.Платформа позволяет загружать шаблоны в виде файлов Word, Excel или PDF или создавать их как файлы Google Docs или Google Sheets. Вы можете настроить автоматические напоминания, отслеживание расходов и времени, а также регулярные счета.

Вот особенности четырех популярных платформ выставления счетов.

1

1

6 ✔ 0856 ✔

Платформы
	Freshbooks	Счет-фактура	8	8 Xero
Мультивалютность	✔	✔	✔	✔	9118 ✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔
Таймер для почасовой оплаты	✔	03	№	✔	Limited
Создание повторяющихся транзакций	✔	✔
Шаблоны счетов-фактур	✔	1 шаблон, ограниченная настройка	✔	✔	✔
✔
платеж			платеж ✔	✔	✔	✔
Отчеты о движении денежных средств	✔	✔		✔	✔

Недостатки этого способа выставления счетов: :

1. Вероятность попадания счета в папку для спама. Имейте в виду, что когда вы используете платформу выставления счетов для отправки счетов и последующих сообщений по электронной почте, они будут отправляться с адреса платформы, а не с вашего корпоративного адреса электронной почты. Иногда службы электронной почты помечают счета как спам, и лицо, которому выставлен счет, вообще не видит электронные письма со счетами.

2. Плата за обслуживание. Многие платформы имеют базовые бесплатные планы, но настройка шаблонов и других расширенных функций, конечно же, будет осуществляться за дополнительную плату.

Шаблоны электронных писем для выставления счетов на основе триггера

Если ваша компания продает товары и услуги по фиксированной цене, отправку электронных писем со счетами можно полностью автоматизировать.Все, что вам нужно сделать, это создать собственный сценарий автоматизации электронной почты , в котором электронное письмо со счетом будет отправлено пользователям, которые перейдут на страницу «спасибо» или «успех» после того, как сделали заказ, зарегистрировались на курс или купили определенный продукт. Электронное письмо также может быть вызвано условием времени; например, вы можете отправлять счета-фактуры с просьбой к участникам продлевать подписку каждые 6 или 12 месяцев.

(Источник: Customer.io)

Это электронное письмо должно сочетать в себе функции фактического счета и электронного сообщения.В большинстве случаев такие электронные письма будут содержать кнопку оплаты или ссылку на личный кабинет, где пользователи могут управлять своими платежами. Основное преимущество этого способа выставления счетов — полная автоматизация процесса и возможность отправлять визуально привлекательные электронные письма.

Вот несколько советов о том, как создавать шаблоны электронных писем для счетов:

• Пусть макет имитирует фактический счет . Люди быстро узнают счета и легко понимают, чего хотят от них отправители.Соответствуйте ожиданиям, следуя общему формату счетов-фактур.

• Достаточно свободного пространства . Убедитесь, что письмо легкое и привлекательное, сгруппировав контент и оставив достаточно свободного пространства между разделами.

• Выделить с помощью размера и цвета шрифта. Эффективно используйте размер и цвет шрифта, чтобы привлечь внимание читателей к тому, что вы хотите, чтобы они увидели в первую очередь. Вы можете использовать корпоративные цвета, чтобы усилить узнаваемость вашего бренда и заставить клиента сразу же узнать счет, выставленный вашей компанией.

• Используйте адаптивный дизайн для мобильных устройств. Более половины клиентов используют мобильные устройства для просмотра почты. Убедитесь, что мобильный вид вашего электронного письма со счетом понятен и визуально привлекателен.

• Включите полезные ресурсы. Вы можете предоставить ссылку на чат или миссию вашей компании. Хорошая идея — также попросить клиента обновить данные своего профиля, чтобы у вас была точная информация в вашей системе.

Недостатки полностью автоматизированной электронной рассылки счетов:

1. Не всегда подходит. Этот вариант возможен, только если вы имеете дело с онлайн-заказами и фиксированными ценами. В остальных случаях использовать этот вариант будет сложно.

2. Вероятность попадания счета в папку для спама. Есть вероятность, что ваш счет попадет в папку для спама. Хорошая практика — использовать страницу с благодарностью, чтобы тщательно проинструктировать клиентов, что они должны ожидать счет и искать его в папке со спамом, если они не видят его в своем почтовом ящике.

185 85 электронная почта185

	Плюсы	Cons
Отправка счета-фактуры 96
Отправка счета-фактуры 96 9118 Индивидуальный подход	Большой объем работы Нет автоматических аналитических данных
Использование приложений для выставления счетов	Автоматизация

В заключение

Электронные письма со счетами могут быть созданы и сохранены в различных папках.